Ja, u kunt een deel van het digitaal productpaspoort zelf samenstellen: de gegevens die u als fabrikant, importeur of distributeur al in huis heeft, zoals certificaten, testresultaten en herkomstinformatie, kunt u zelf aanleveren en ordenen. Waar het lastiger wordt, is bij het omzetten van die gegevens naar het vaste technische formaat dat de verordening straks voorschrijft, het genereren van de unieke identificatiecode en het tien jaar lang toegankelijk houden van het paspoort via een QR-code. Dat is het deel waarvoor de meeste bedrijven een gespecialiseerde partij inschakelen.
De grens tussen zelf doen en uitbesteden ligt dus niet bij de inhoud van uw gegevens, maar bij de techniek eromheen. U bent en blijft verantwoordelijk voor de juistheid van wat er in het paspoort staat; een softwareleverancier of platform zorgt voor de vorm waarin dat gebeurt en voor de beschikbaarheid op lange termijn.
Wat u zelf kunt voorbereiden
De gegevens die in een productpaspoort voor ijzer en staal terechtkomen, heeft u in veel gevallen al ergens liggen: chemische samenstelling, mechanische eigenschappen, herkomst van de grondstof, eventuele recyclagepercentages en bestaande certificaten volgens normen die u nu al gebruikt. Het verzamelen en ordenen van die documentatie is werk dat u prima zelf kunt doen, en waar u ook het meeste zicht op heeft. Wie dit alvast op orde brengt, hoeft later niet in paniek documenten bij elkaar te zoeken zodra een verplichting concreet wordt.
Wat meestal niet zelf gebeurt
Het lastigere deel zit in drie punten. Ten eerste het technische formaat: de verordening werkt met gedelegeerde handelingen die per productgroep vastleggen welke gegevens verplicht zijn en in welke vorm ze moeten worden aangeleverd. Zelf een systeem bouwen dat daaraan blijft voldoen, vraagt doorlopend onderhoud, ook als de regels na verloop van tijd worden aangevuld. Ten tweede de unieke identificatiecode en de koppeling daarvan aan een QR-code die tien jaar lang werkt, ook als uw bedrijf van systeem wisselt of een product van eigenaar verandert. Ten derde de hosting zelf: het paspoort moet gedurende de hele bewaartermijn bereikbaar blijven, ook wanneer een leverancier stopt of een server wordt vervangen. Dat vraagt een andere inrichting dan een gewone bedrijfswebsite.
Zelf bouwen: waar rekening mee
Bedrijven die overwegen dit intern te bouwen, lopen vooral tegen de duur van het onderhoud aan. Zodra de eerste gedelegeerde handeling is gepubliceerd, kan de technische invulling wijzigen, en die wijziging moet dan in uw eigen systeem worden doorgevoerd. Dat is geen eenmalig project maar een terugkerende verplichting. Voor bedrijven waarvoor het productpaspoort een klein deel van de bedrijfsvoering is, weegt dat onderhoud vaak niet op tegen het uitbesteden van precies dat technische stuk.
Wat een platform als ferropas.eu daarin doet
Ferropas.eu stelt het paspoort samen uit de gegevens die u als fabrikant of importeur aanlevert, host het gedurende de wettelijke termijn van tien jaar en levert de QR-datadrager die naar dat paspoort verwijst. Uw eigen rol blijft daarbij het aanleveren en actueel houden van de juiste gegevens; het platform zorgt voor de technische verwerking en de langdurige beschikbaarheid. Op hoe wij de gegevens verwerken tot een paspoort ziet u precies waar de informatie in het paspoort vandaan komt en wie waarvoor verantwoordelijk blijft.
Of zelf bouwen voor uw situatie haalbaar is, hangt af van hoeveel productgroepen u voert, hoe vaak uw assortiment wijzigt en hoeveel capaciteit u structureel wilt vrijmaken voor onderhoud van een technisch systeem. Dat is een afweging die per bedrijf verschilt, en waarover de verordening zelf geen uitspraak doet: zij stelt eisen aan het resultaat, niet aan de manier waarop u dat organiseert.
Eerst een indicatie, dan een keuze
Voordat u kiest tussen zelf bouwen en uitbesteden, is het nuttig om eerst helder te hebben welke gegevens u al heeft en welke nog ontbreken. In de kennisbank met uitgewerkte onderwerpen per situatie vindt u een overzicht per rol in de keten, van fabrikant tot distributeur. Wilt u sneller weten waar uw bedrijf ongeveer staat, dan geeft de quick-scan met een paar korte vragen een eerste indicatie, geheel gratis en zonder dat u daarvoor een account nodig heeft.
Heeft u na het lezen nog een concrete vraag over uw eigen situatie, dan is een jurist of de bevoegde toezichthouder de aangewezen partij om dat te beoordelen; dit artikel beschrijft de verordening in algemene zin en doet geen uitspraak over individuele gevallen. Voor de meest gestelde vragen over kosten, termijnen en wat wel en niet onder het paspoort valt, kunt u ook terecht op de pagina met antwoorden op veelgestelde vragen.