Er is geen vast tarief voor het aanpassen van contracten aan het digitaal productpaspoort. Het bedrag is opgebouwd uit een aantal losse posten: juridisch werk aan bestaande contracten en algemene voorwaarden, operationeel overleg met leveranciers en afnemers over wie welke gegevens levert, en eventueel begeleiding om dat proces te structureren. Bij de meeste bedrijven vormt het juridische werk de grootste post, niet omdat de tekst ingewikkeld is, maar omdat het aantal contracten dat bekeken moet worden vaak groter is dan gedacht.
Wat de prijs vooral bepaalt, is niet de omvang van uw bedrijf maar de omvang van uw keten: hoeveel leveranciers en afnemers heeft u, hoeveel van die relaties lopen al via een standaardcontract, en hoeveel maatwerkafspraken zitten daar tussen. Een bedrijf met drie vaste staalleveranciers en één inkoopmodel heeft een kleinere klus dan een bedrijf dat met wisselende partijen werkt en per opdracht opnieuw onderhandelt.
Waar het bedrag vandaan komt
De kosten vallen grofweg in drie categorieën. De eerste is juridisch: een jurist of contractmanager beoordeelt bestaande inkoop- en verkoopcontracten en bepaalt welke bepalingen moeten worden toegevoegd of aangepast, bijvoorbeeld over wie verantwoordelijk is voor het aanleveren van gegevens voor het paspoort en binnen welke termijn dat moet gebeuren. De tweede categorie is operationeel: overleg met leveranciers over welke gegevens zij kunnen en willen delen, en in welk formaat. De derde categorie is projectmatig: iemand binnen het bedrijf moet dit proces trekken, plannen en bewaken. Bij kleinere bedrijven is dat vaak dezelfde persoon die ook de inkoop doet; bij grotere bedrijven is het een aparte rol.
Deze drie posten samen bepalen het bedrag, en de verdeling verschilt sterk per bedrijf. Een bedrijf dat al werkt met heldere, gestandaardiseerde contracten heeft relatief weinig juridisch werk nodig. Een bedrijf dat met veel losse afspraken werkt, zal meer tijd besteden aan het in kaart brengen van wat er eigenlijk is afgesproken, voordat er iets kan worden aangepast.
Wat de prijs in de praktijk beïnvloedt
Drie factoren spelen vaak de grootste rol. Ten eerste het aantal contracttypes: een handelsonderneming met tien varianten aan leveringsvoorwaarden heeft meer werk dan een verwerker die met één standaardcontract werkt. Ten tweede de mate waarin leveranciers al gewend zijn om gegevens digitaal en gestructureerd aan te leveren; als dat nog niet het geval is, komt er behalve een contractwijziging ook een gesprek over werkwijze bij. Ten derde de vraag of er al een sjabloon of standaardclausule bestaat die als basis kan dienen, of dat alles vanaf nul moet worden opgesteld.
Deze factoren zijn ook de reden waarom een schatting voor het ene bedrijf weinig zegt over het andere. Een vaste prijs per contract of per bedrijfsgrootte bestaat niet, en iedere aanbieder die dat wel claimt, doet een uitspraak die niet op uw situatie is gebaseerd.
Wat u zelf kunt doen om de kosten te beperken
De kosten lopen meestal op wanneer contractaanpassingen ad hoc gebeuren: per leverancier apart, zonder gemeenschappelijk uitgangspunt. Het helpt om eerst te bepalen welke gegevens voor het paspoort nodig zijn en pas daarna te kijken welke contractbepaling dat het beste dekt, in plaats van andersom. Zo ontstaat één standaardformulering die u bij meerdere contracten kunt gebruiken, in plaats van telkens een nieuwe tekst. de kennisbank met uitleg per onderwerp geeft een overzicht van welke gegevens in de verordening worden genoemd, zodat u dat gesprek met uw juridisch adviseur gerichter kunt voeren.
Ook is het zinvol om vooraf te weten waar uw bedrijf ongeveer staat: heeft u veel of weinig contractvarianten, en hoeveel daarvan raken aan de levering van staal of ijzer. Met een paar vragen die meteen een indicatie geven krijgt u daar een eerste beeld van, zonder dat dit iets kost.
Wanneer dit voor u concreet wordt
De verplichtingen uit de verordening worden pas concreet zodra de eerste gedelegeerde handeling voor ijzer en staal is gepubliceerd; dat wordt binnen het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 verwacht, met een overgangstermijn daarna. Zolang die handeling niet is vastgesteld, staat niet vast welke gegevens precies verplicht worden en welke partij ze moet aanleveren. Dat is ook de reden dat contracten nu al aanpassen voorbarig kan zijn, maar het wél verkennen van uw eigen contractenlandschap niet: dat werk hoeft u niet over te doen zodra de tekst er is.
Voor de precieze formulering van clausules en de vraag wat in uw situatie verstandig is, is een jurist of contractadviseur de aangewezen partij; deze uitleg is bedoeld om het gesprek voor te bereiden, niet om het te vervangen. Meer achtergrond over hoe wij aan onze informatie komen, staat op de pagina over hoe de informatie tot stand komt.
Wilt u eerst een beeld krijgen van hoeveel contracten en leveranciers in uw geval raken aan het digitaal productpaspoort, voordat u een adviseur inschakelt? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de veelgestelde vragen om te zien welke situatie het dichtst bij de uwe komt.