Wat verandert er dit jaar in het gesprek met uw softwareleverancier?
Dit jaar verandert er nog geen wettelijke verplichting: de gedelegeerde handeling die de technische details van het digitaal productpaspoort voor ijzer en staal vastlegt, is nog niet gepubliceerd. Wat wel verandert, is de fase waarin het gesprek met uw softwareleverancier zich bevindt. Waar dat gesprek eerder ging over wat een productpaspoort eigenlijk is, gaat het dit jaar steeds vaker over iets concreters: welke gegevensvelden er straks nodig zijn, hoe die aansluiten op uw huidige systeem, en welke planning daarbij hoort.
Voor wie dat uitmaakt: vooral voor bedrijven die dit jaar toch al bezig zijn met een update van hun ERP-systeem, hun voorraadbeheer of hun documentbeheer. Als uw leverancier dit jaar met een nieuwe versie komt, is het zinvol om te vragen hoe die versie zich verhoudt tot het productpaspoort, ook als u zelf nog niet weet of en wanneer u eraan moet voldoen.
Van kennismaking naar planning
Het gesprek met een softwareleverancier verloopt meestal in stappen. Eerst is er de vraag wat het digitaal productpaspoort inhoudt en of het uw bedrijf raakt. Dat gesprek is bij veel bedrijven al gevoerd. De stap die dit jaar bij meer bedrijven volgt, is de planningsvraag: wanneer moet welk onderdeel van het systeem klaar zijn, en wie is daarvoor verantwoordelijk. Softwareleveranciers die actief zijn in de staalsector volgen het werkplan van de Europese Commissie en passen hun eigen ontwikkelroutes daarop aan. Dat maakt het een goed moment om te vragen hoe uw leverancier die ontwikkeling volgt en wat dat voor uw contract betekent.
Wat er dit jaar concreet ter tafel komt
In de praktijk gaat het gesprek dit jaar vaker over de herkomst van gegevens dan over het paspoort zelf. Een softwareleverancier wil weten welke gegevens u nu al vastlegt over een partij staal, in welk systeem dat gebeurt, en of die gegevens op productniveau of op orderniveau zijn opgeslagen. Dat onderscheid bepaalt namelijk hoeveel werk een koppeling met een toekomstig paspoort straks kost. Ook komt vaker de vraag naar boven wie binnen uw bedrijf straks verantwoordelijk is voor het actueel houden van die gegevens, en of dat een taak is die bij de huidige software hoort of bij een apart systeem. Wie zich hierop wil voorbereiden, vindt in de kennisbank met onderwerpen per situatie een overzicht van welke begrippen daarbij horen en wat ze in de praktijk betekenen.
Wat nog niet vaststaat
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen wat een leverancier u dit jaar vertelt over eigen plannen, en wat de verordening zelf al voorschrijft. De eerste gedelegeerde handeling voor ijzer en staal is nog niet gepubliceerd; de datum waarop de verplichtingen ingaan, staat dus nog niet vast. Een softwareleverancier kan wel al functionaliteit aanbieden die vooruitloopt op het paspoort, maar dat is een commerciële keuze van die leverancier, geen wettelijke verplichting. Voor de officiële stand van zaken en de tekst van de verordening blijft de gepubliceerde tekst zelf de vindplaats, niet de aankondiging van een softwareleverancier.
Wat u nu al kunt voorbereiden
Zonder vooruit te lopen op verplichtingen die nog niet vaststaan, is het wel zinvol om dit jaar te inventariseren welke gegevens over uw staalproducten al ergens vastliggen, en in welke systemen. Dat is werk dat sowieso nuttig is, ook als de uiteindelijke verplichting er anders uitziet dan nu wordt verwacht. Met een paar vragen kunt u zelf zien waar uw bedrijf ongeveer staat, zonder dat daar een verplichting aan vastzit. Wie wil weten hoe zo'n paspoort straks tot stand komt en welke rol een platform als ferropas.eu daarin speelt, leest dat op de pagina waar de informatie voor het paspoort vandaan komt.
Blijft dit het hele jaar hetzelfde onderwerp?
Omdat de gedelegeerde handeling nog niet is gepubliceerd, kan de inhoud van het gesprek met uw softwareleverancier gedurende het jaar verschuiven. Zodra er een concreet tijdschema bekend wordt, verandert het gesprek opnieuw: van voorbereiden naar plannen met een vaste datum. Voor de eigen situatie, en voor de vraag welke afspraken in een contract met een softwareleverancier verstandig zijn, blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u dit jaar zelf een goed gesprek voeren met uw softwareleverancier, zonder dat u meteen juridisch onderlegd hoeft te zijn? Doe de gratis quick-scan of blader door de meestgestelde vragen over het digitaal productpaspoort om te zien welke onderwerpen voor uw bedrijf relevant zijn.