Het korte antwoord
Als u staal van buiten de EU importeert, heeft u voor het toekomstige digitale productpaspoort in de kern dezelfde documenten nodig als een fabrikant binnen de EU: technische gegevens over samenstelling en eigenschappen, herkomstgegevens, en gegevens over wie waarvoor verantwoordelijk is. Het verschil zit in één detail dat bij import het vaakst misgaat: de fabrikant zit buiten de Unie, en toch moet het paspoort tot hem herleidbaar zijn. Dat betekent dat u als importeur documenten moet verzamelen die normaal door de fabrikant zelf worden aangeleverd, en dat u ze moet controleren op volledigheid vóórdat de partij verder de keten in gaat.
De verordening onderscheidt rollen in de keten, en wie een product van buiten de EU op de markt brengt, kan daarbij een andere positie hebben dan een handelaar die al binnen de EU gekochte partijen doorverkoopt. Welke rol op uw bedrijf van toepassing is, hangt af van de precieze feiten van uw situatie; dat is iets om met een jurist of de bevoegde toezichthouder te bespreken, niet iets dat in dit artikel wordt vastgesteld. Wel is te beschrijven welke stukken doorgaans nodig zijn om te kunnen beoordelen of alles compleet is.
De handelsdocumenten die er al zijn
Bij elke import van staal bestaan er al documenten die de herkomst en de route van de partij vastleggen: de handelsfactuur, de paklijst, het oorsprongscertificaat en de invoerdocumenten die bij de douane horen. Deze stukken vormen niet het productpaspoort zelf, maar ze zijn wel de eerste laag waarmee een partij staal te herleiden is tot een zending en een leverancier. Voor het paspoort zijn ze vooral van belang omdat ze de brug vormen tussen wat er feitelijk is binnengekomen en wat er technisch over die partij bekend moet zijn.
Het technische certificaat: waar het om draait
Het document dat bij ijzer en staal het meeste gewicht heeft, is het materiaalcertificaat, in de praktijk vaak het 3.1-certificaat genoemd naar de norm EN 10204. Daarin staan de chemische samenstelling, de mechanische eigenschappen en het smeltnummer of de charge waarmee een partij te herleiden is tot de productie-eenheid waar hij vandaan komt. Bij staal dat binnen de EU wordt geproduceerd, is dit certificaat meestal in een vertrouwd format aanwezig. Bij import van buiten de EU is dat niet altijd zo: het certificaat kan in een ander format zijn opgesteld, kan ontbrekende velden hebben, of kan niet één op één aansluiten op de charge die daadwerkelijk is geleverd.
Dat is het detail dat bij dit onderwerp het meest speelt. Ontbreekt er iets in het certificaat, of klopt de koppeling tussen certificaat en fysieke partij niet, dan is dat bij een fabrikant binnen de EU vaak met een telefoontje op te lossen. Bij een fabrikant buiten de EU kan hetzelfde gat aanzienlijk meer tijd kosten om te herstellen, simpelweg omdat de lijnen langer zijn. Wie deze controle vooraf inricht, voorkomt dat een partij pas bij het samenstellen van het paspoort blijkt te ontbreken aan onderbouwing.
Conformiteit en gegevens van de fabrikant
Waar staal onder productveiligheidsregels valt die al bestaan, zoals de regels voor bouwproducten, hoort daar meestal ook een conformiteits- of prestatieverklaring bij. Ook die verklaring is een stuk dat de fabrikant aanlevert, en die bij import net zo goed gecontroleerd moet worden op aanwezigheid en op de vraag of hij bij de juiste partij hoort. Daarnaast is het van belang dat de naam en het adres van de fabrikant, en niet alleen van de tussenhandel, ergens in het dossier terug te vinden zijn. De verordening vraagt om herleidbaarheid tot degene die het product heeft gemaakt, ook als die zich buiten de EU bevindt.
Uw eigen gegevens als importeur
Naast de stukken over het product zelf, hoort er een vaste set gegevens over uw eigen bedrijf in het dossier: naam, adres en de gegevens waarmee uw bedrijf als rechtspersoon te identificeren is. Dit is niet iets dat u apart hoeft te verzinnen; het is dezelfde basis die bij een zakelijk account ook wordt gevraagd. Meer over hoe een paspoort in de praktijk wordt samengesteld en welke bouwstenen daarbij horen, leest u in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Hoe u nu al kunt zien waar de lacunes zitten
Omdat de definitieve verplichting nog niet vaststaat, is er geen haast om vandaag een compleet dossier te hebben. Wel is het zinvol om nu al te weten welke documenten voor uw ingekochte partijen aanwezig zijn en welke ontbreken, zeker bij import van buiten de EU waar naleveren meer tijd kost. Met een paar vragen ziet u waar uw dossier op dit moment staat, en op de pagina over hoe informatie tot stand komt leest u hoe wij aangeleverde documenten verwerken tot een paspoort. Antwoorden op veelgestelde vragen over rollen en documenten staan verzameld op de pagina met veelgestelde vragen.
Wilt u weten hoe uw eigen importstromen zich verhouden tot wat er nu al bekend is over het productpaspoort? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank; beide geven u binnen een halfuur een concreet beeld, zonder dat u er meteen iets voor hoeft vast te leggen.