Laissa ei ole määrätty määräaikaa sille, kuinka nopeasti digitaalisen tuotepassin tiedot on saatava täydellisiksi. Sen sijaan on määritelty ajankohta, jolloin velvoite tulee voimaan, ja siihen asti on aikaa prosessin järjestämiselle. Käytännössä täydellisten ja tarkastettavissa olevien tietojen kerääminen tuoteryhmälle kestää yleensä muutamasta viikosta pariin kuukauteen, ei päiviin. Suurin viive on harvoin itse passissa, vaan toimittajien perusteellisten tietojen keräämisessä.
Aika riippuu voimakkaasti kolmesta tekijästä: kuinka monesta osasta toimitusketjusi koostuu, kirjaavavatko toimittajasi pyydetyt tiedot jo järjestelmällisesti, ja tiedätkö itse jo, mikä rooli sinulla kyseisessä ketjussa on. Yritys, joka ostaa suoraan yhdeltä eurooppalaiselta valmistajalta, tarvitsee yleensä vähemmän koordinointia kuin yritys, joka toimii useiden välikäsien ja EU:n ulkopuolelta tulevan tuonnin kautta.
Mikä käytännössä hidastaa prosessia
Useimmin mainittu viive ei ole oikeudellinen vaan hallinnollinen: lähtötietoja, koostumusta tai hiilijalanjäljea koskevat tiedot osoittautuvat olevan hajallaan eri osastoilla tai toimittajilla, tai ne eivät ole saatavilla muodossa, jota olisi helppo ottaa käyttöön. Toisena viivettä aiheuttava tekijä on epäselvyys siitä, kuka ketjussa on jo toimittanut mitkä tiedot, minkä seurauksena samaa kysymystä esitetään useita kertoja. Kolmas tekijä on odottaminen toimittajan vastausta, joka ei ole itse valmistautunut, erityisesti jos se toimittaja sijaitsee EU:n ulkopuolella ja ei ole tottunut tämän tyyppisiin pyyntöihin.
Yrittäjät, jotka ovat jo käyneet läpi tämän prosessin muissa velvoitteissa — kuten CE-merkinnän tai REACHin osalta — tunnistavat kaavan: lainsäädäntö itsessään on yleensä selkeämpi kuin sisäinen logistiikka oikeiden tietojen hankkimiseksi määräajassa.
Toimittajaidesi rooli
Kenen on toimitettava mitkä tiedot, riippuu siitä, mikä rooli osapuolella ketjussa on. Osapuolella, jolla on toimittajan rooli, on tässä eri vastuut kuin osapuolella, joka vain käsittelee tai jälleenmyy. Tämä ero määrää myös, kuinka paljon aikaa käytät: täytyykö sinun itse kerätä ja koota tiedot vai voitko luottaa siihen, mitä valmistaja tai maahantuoja jo toimittaa? Tiedot tietopankissa, jossa selvitetään tilanteet kertoo, miten nämä roolit liittyvät toisiinsa ja mitä se tarkoittaa käytännössä sinulle tarvittavista tiedoista.
On järkevää aloittaa tästä keskustelu hyvissä ajoin, vaikka velvoite ei vielä olisikaan ajallisesti määritelty. Toimittajat, jotka jo nyt tietävät, mitä heiltä odotetaan, tarvitsevat vähemmän aikaa kun aika tulee kuin toimittajat, joita pyynnöllä kohdataan ensimmäisen kerran.
Mitä voit jo nyt valmistella
Ilman etukäteen ottamatta kantaa velvoitteisiin, joita ei vielä ole, voit silti etukäteen kartoittaa, mitä tietoja todennäköisesti tarvitset ja mistä ne nyt pitäisi saada. Tämä ei ole oikeudellinen vaan käytännöllinen vaihe: yleiskatsaus toimittajista, saamistasi asiakirjoista ja paikoista, joissa tiedot puuttuvat tai ovat epätäydellisiä. Avulla muutama kysymys, jotka antavat heti viitteen saat kuvan siitä, missä yrityksesi on tällä hetkellä, ilman että se on ennakkoarvio yrityksen erityisestä tilanteesta.
Tietojen jäljitettävyys on tässä yhteydessä jatkuva huomion kohde: tuotepassi on hyötyä vain, jos on selvää, mistä kukin tieto tulee. Kuinka se toimii, on kuvattu sivulla, jossa kerrotaan, mistä tiedot tulevat.
Mitä virallisesti ei vielä ole määritelty
ESPR:n ensimmäisen delegoidun säädöksen odotetaan tulevan vuoden 2026 loppuun mennessä, ja velvoitteet tulevat voimaan noin kahdeksantoista kuukautta sen jälkeen. Kunnes säädös on julkaistu, tarkkaa voimaantulopäivää ei ole vahvistettu, eikä sitä kautta myöskään tarkkaa ajankohtaa, johon mennessä tiedot on oltava täydelliset. Tämä ei ole syy odottaa valmistelun aloittamista, mutta se on syy olla ilmoittamatta kovaa määräaikaa, joka ei vielä ole olemassa.
Jos halutaan tietää näiden määräaikojen vaikutuksista omaan yritykseen, asianajaja tai toimivaltainen valvontaviranomainen on oikea yhteyshenkilö; tämä artikkeli kuvailee prosessia yleisesti.
Haluaisitko tietää, missä vaiheessa yrityksesi on tällä hetkellä tässä prosessissa? Tee ilmainen pika-arvio tai selaa digitaalisen tuotepassin usein kysyttyjä kysymyksiä saadaksesi lisätietoja.