Когато някой първо погледне дигиталния паспорт на продукта, често ище нова система, в която всичко да се въведе отново. Това е най-честата грешка: компаниите третират паспорта като напълно отделен процес, докато стоманени сертификати, декларации за съответствие и съществуващи досиета на качеството вече съдържат голяма част от исканите данни.
Следствието е двойна работа и, още по-лошо, данни, които с течение на времето повече не се съответстват. Един служител променя стойност в една система, но забравя, че същата стойност е и в паспорта. Решението не е в още една система, а в свързване на източници, които вече съществуват.
Какво се случва в практиката
Най-често срещаният модел е следният: служител по качеството попълва дигиталния паспорт на продукта ръчно на базата на pdf на 3.1 сертификат, докато същият сертификат е вече съхранен в друга система. При всяка нова партида стомана това работа се повтаря, отделно от съществуващия архив. Щом нещо се промени, например допълнение към състава или коригирано произход, понякога това се коригира само в оригиналния документ и не и в паспорта.
Втора, подобна грешка е, че компаниите смятат, че дигиталният паспорт на продукта замества съществуващо задължение, като СЕ маркирането или техническото досие според правилата за безопасност на продуктите. Регламентът за паспорта на продукта съществува наред с тези правила, а не на тяхно място. Коя документация точно е задължителна за вашите продукти и как се отнасят един към друг, е нещо, относно което най-добре е да поискате съвет от юрист или компетентния орган за надзор.
Защо това често не се открива веднага
Докато паспортите все още не са задължителни, компанията едва ли забелязва този проблем. Едва когато първите партиди действително получат паспорт, се оказва, че изходните данни са разпръснати в няколко отдела: снабдяването разполага с декларациите на доставчиците, качеството разполага със сертификатите, а отдела продажби разполага с данните на партидата. Никой няма достъп до пълната картина и следователно паспортът се съставя от разпръснати части, които не винаги са координирани.
Как да избегнете това
Същината е проста: първо определете какви документи вече имате, преди да събирате данни отново. Това означава да проверите къде вече се намират материални сертификати, декларации за съответствие и данни за произхода, и кой е отговорен за тях. Едва след това е разумно да се определи кои данни липсват и в кой момент най-добре да се регистрират.
Помага също да обсъдите със своя доставчик на софтуер дали съществуващи файлове и системи могат да бъдат свързани към паспорта, вместо данните да се въвеждат ръчно. По този начин остава един източник на истина и не работите с две версии на една и съща информация. За компаниите, които все още не знаят къде тяхната собствена документация е недостатъчна, списък с въпроси, който в няколко минути дава показателна насока дава първо направление.
Какво означава това за вашата собствена ситуация
Дали и как точно вашата съществуваща документация отговаря на изискванията на дигиталния паспорт на продукта, зависи от вашата роля в веригата и от продуктите, които доставляте. Това е нещо, което се различава за всяка компания и за което не могат да се направят общи изявления. На банката знания с теми за всяка ситуация се показват кои въпроси се възникват при това, и обяснението на произхода на нашата информация показва как събираме и актуализираме тези данни.
Ако сте в съмнение дали съществуващ сертификат или досие представляват достатъчна основа, това е въпрос за юрист или за надзорния орган, който е компетентен в Вашия случай. Ferropas.eu съставя паспорти на основата на данните, които Вие и Вашите доставчици предоставляте, но не прави преценка на юридическия статус на Вашата съществуваща документация.
Искате ли да узнаете в каква фаза се намира Вашето предприятие, без да създавате веднага акаунт? Направете безплатното бързо сканиране или прегледайте най-често задавани въпроси относно цифровия продуктов паспорт за да видите кой етап е най-подходящ за Вас.