Kdo se poprvé podívá na digitální produktový pas, často hledá nový systém, ve kterém se vše znovu zadá. To je nejčastěji dělaná chyba: podniky přistupují k pasu jako k úplně oddělenému procesu, zatímco ocelové certifikáty, prohlášení o shodě a stávající soubory kvality již obsahují velkou část požadovaných údajů.
Důsledkem je dvojí práce a, což je horší, údaje, které se v průběhu času již navzájem neodpovídají. Zaměstnanec změní hodnotu v jednom systému, ale zapomene, že stejná hodnota je také v pasu. Řešení nespočívá v dalším systému, ale v propojení zdrojů, které již existují.
Co se v praxi pokazí
Nejčastější vzor je tento: kvalitář ručně vyplní digitální produktový pas na základě pdf certifikátu 3.1, zatímco stejný certifikát je již uložen v jiném systému. Při každé nové partii oceli se tato práce opakuje, odděleně od stávajícího archivu. Jakmile se něco změní, například doplnění složení nebo opravené původu, někdy se to upraví pouze v původním dokumentu a ne v pasu.
Druhou, podobnou chybou je, že podniky si myslí, že digitální produktový pas nahrazuje stávající povinnost, jako je značení CE nebo technický soubor podle pravidel bezpečnosti produktu. Nařízení o produktovém pasu stojí vedle těchto pravidel, nikoli na jejich místě. Jaká dokumentace je pro vaše produkty přesně povinná a jak spolu souvisí, je věc, o kterou byste si měli nejlépe poradit u právníka nebo příslušného dozorčího orgánu.
Proč se to často hned neobjeví
Pokud ještě nejsou pasy povinné, podnik si tento problém sotva uvědomí. Teprve když se první partie skutečně vybavují pasem, ukazuje se, že zdrojová data jsou rozptýlena na více oddělení: nákup má prohlášení dodavatelů, kvalita má certifikáty a prodejní administrativa má údaje o partiích. Nikdo nemá přístup k úplnému obrázku, a proto se pas skládá z jednotlivých kusů, které nejsou vždy na sobě zcela sladěny.
Jak se tomu vyhnete
Jádro je jednoduché: nejdříve zmapujte, jakou dokumentaci již máte, než začnete znovu shromažďovat údaje. To znamená zkontrolovat, kde jsou nyní již materiálové certifikáty, prohlášení o shodě a údaje o původu, a kdo za ně odpovídá. Teprve poté má smysl určit, která data chybí a kde by byla nejlépe zaznamenána.
Pomáhá také prodiskutovat se svým dodavatelem softwaru, zda lze stávající soubory a systémy připojit k pasu, místo aby se údaje ručně přepisovaly. Tímto způsobem zůstane jeden zdroj pravdy a nebudete pracovat se dvěma verzemi stejných informací. Pro podniky, které ještě neví, kde jejich vlastní dokumentace nestačí, dotazník, který v několika minutách dá indicii první směr.
Co to znamená pro vaši vlastní situaci
Zda a jak přesně vaše stávající dokumentace odpovídá požadavkům digitálního produktového pasu, závisí na vaší roli v řetězci a na produktech, které dodáváte. To se liší podnik od podniku a nelze o tom činit obecné tvrzení. znalostní základnu s tématy pro jednotlivé situace ukazuje, které otázky zde hrají roli, a vysvětlení původu našich informací ukazuje, jak jsme tyto údaje shromažďovali a udržujeme je aktuální.
Pokud si nejste jisti, zda existující certifikát nebo spis poskytuje dostatečný základ, jedná se o otázku pro právníka nebo pro příslušný dohledový orgán ve vaší situaci. Ferropas.eu sestavuje pasporty na základě údajů, které vy a vaši dodavatelé poskytujete, ale nevyjadřuje se k právnímu stavu vaší existující dokumentace.
Chcete vědět, kde se vaše podnikání nyní nachází, aniž byste hned zakládali účet? Proveďte bezplatnou rychlou kontrolu nebo si prohlédněte nejčastěji kladené otázky o digitálním produktovém pasu abyste viděli, který krok je pro vás nejvíce vhodný.