Kes esmakordselt digitaalse tootepassi vaatab, otsib sageli uut süsteemi, kuhu kõik uuesti sisestada. See on kõige tavalisem viga: ettevõtted käsitlevad passi täiesti eraldi projektina, kuigi terastesertifikaadid, vastavusdeklaratsioonid ja olemasolevad kvaliteedifailid sisaldavad juba suurt osa nõutavast andmetest.
Tulemuseks on topeltöö ja, mis veel hullem, andmed, mis ajas ei lange enam kokku. Üks töötaja muudab väärtust ühes süsteemis, kuid unustab, et sama väärtus on ka passides. Lahendus pole uus süsteem, vaid juba olemasolevate allikate sidumine.
Mis praktikas valesti läheb
Kõige levinum muster on järgmine: kvaliteedispetsialist täidab digitaalse tootepassi käsitsi 3.1-sertifikaadi pdf-faili põhjal, kuigi see sertifikaat on juba teises süsteemis salvestatud. Iga uue terastekogu korral see töö kordub, eraldi olemasolevast arhiivist. Niipea kui midagi muutub, näiteks koostise täiendus või parandatud päritolu, parandatakse seda vahel ainult algsetes dokumentides ja mitte passpoordis.
Teine sarnane viga on see, et ettevõtted arvavad, et digitaalse tootepassi nõue asendab olemasolevat kohustust, nagu CE-märgistamine või tehnilise kausta nõue tooteohutusseaduste alusel. Tootepassi määrus kaldub nende reeglite kõrvale, mitte asendab neid. Millised täpselt dokumendid teie toodete jaoks kohustuslikud on ja kuidas need omavahel seostuvad, on küsimus, mille kohta on teil parim paluda nõu juristilt või pädevatelt järelevalveorganitelt.
Miks seda sageli kohe ei märgata
Kuni passipoordid pole kohustuslikud, märkab ettevõte seda probleemi vajvalt. Alles siis, kui esimesed kogu passiga tegelikult varustatud, selgub, et lähteandmed on jaotatud mitme osakonna vahel: ostuosakond omab tarnijate deklaratsioone, kvaliteet on sertifikaadidega ja müügihaldus omab partiide andmeid. Keegi ei oma tervikpilti ja seega koostatakse passipoort lahtisel tükkidel, mis pole alati üksteisega kooskõlas.
Kuidas te seda vältisite
Tuum on lihtne: enne andmete uuesti kogumist kaardistage kõigepealt, millise dokumentatsiooni teil juba on. See tähendab, et kontrollitakse, kus materjalikahe, vastavusdeklaratsiooni ja päritoluandmed praegu on ning kes on nende eest vastutav. Alles pärast seda on mõttekas otsustada, millised andmed puuduvad ja kus neid paremini registreerida.
Samuti aitab arutada oma tarkvararitsääjaga, kas olemasolevaid faile ja süsteeme saab passiga siduda, selle asemel, et andmeid käsitsi kopeerida. Nii jääb üks tõe allikas ja te ei tööta kahe sama teabe versiooniga. Ettevõtetele, kes veel ei tea, kus nende enda dokumentatsioon puudust kannab, küsimustik, mis annab paari minutiga ülevaate, annab esimese suuna.
Mida see teie enda olukorra jaoks tähendab
Kas ja kuidas teie olemasolev dokumentatsioon täpselt digitaalse tootepassi nõuetele vastab, sõltub teie rollist ahelas ja toodetes, mida te pakute. See on asi, mis erineb ettevõttepõhiselt ja millest üldist avaldust teha ei saa. Funktsiooni teadusbaas teemadega olukorra kaupa näitab, millised küsimused seega mängu tulevad, ja meie teabe allikatest antud selgitus näitab, kuidas me neid andmeid kogume ja ajakohasena hoiame.
Kui kahtlete, kas olemasolev sertifikaat või dokumendikogum on piisav alus, on tegemist juristile või teie juhtumis pädevas asutuses järelevalvega tegelevale isikule esitavat küsimust. Ferropas.eu koostab passisid teie ja teie tarnijate esitatud andmete alusel, kuid ei avalda arvamust teie olemasolevate dokumentide õiguslikust staatusest.
Kas soovite teada, kus teie ettevõte praegu asub, ilma et peaksite kohe kontot looma? Tehke tasuta kiirülevaade või sirvige digitaalse tootepasse kohta esitatud sagedamini küsimused et näha, milline etapp on teie jaoks kõige kohapealsem.