Joka ensimmäistä kertaa digitaalista tuitepassia tarkastelee, alkaa usein etsiä uutta järjestelmää, johon kaikki syötetään uudelleen. Se on yleisin virhe: yritykset käsittelevät passia täysin erillisenä prosessina, vaikka terässertifikaatit, vaatimustenmukaisuusvakuutukset ja olemassa olevat laadun dossiet sisältävät jo suuren osan pyydetyistä tiedoista.
Seurauksena on kaksoistyö ja, vielä pahempaa, tiedot, jotka eivät ajan mittaan ole enää yhteensopivia. Yksi työntekijä muuttaa arvoa yhdessä järjestelmässä, mutta unohtaa, että sama arvo on myös passissa. Ratkaisu ei ole uusi järjestelmä, vaan jo olemassa olevien lähteiden kytkeminen toisiinsa.
Mikä menee pieleen käytännössä
Yleisin malli on seuraava: laadunvarmistusasiantuntija täyttää digitaalisen tuotepassin manuaalisesti 3.1-sertifikaatin pdf-tiedostoon perustuen, vaikka sama sertifikaatti on jo tallennettu toiseen järjestelmään. Jokaista uutta teräserää kohti tämä työ toistetaan erillään olemassa olevasta arkistosta. Kun jokin muuttuu, esimerkiksi koostumuksen lisäys tai korjattu alkuperä, sitä muutetaan joskus vain alkuperäisessä dokumentissa, mutta ei passissa.
Toinen samanlainen virhe on, että yritykset ajattelevat digitaalisen tuotepassin korvaavan olemassa olevan velvoitteen, kuten CE-merkinnän tai tuoteturvallisuussäännösten mukaisen teknisen dossien. Tuotepassin asetus on rinnalla näille säännöille, ei niiden tilalla. Se, mikä dokumentaatio tarkalleen ottaen on pakollista tuotteillenne ja miten ne suhteutuvat toisiinsa, on asia, josta olisi parasta kysyä neuvoa asianajajalta tai asianomaistelta valvontaviranomaiselta.
Miksi tämä usein jää huomaamatta
Niin kauan kuin passeista ei ole vielä pakollisia, yritys tuskin huomaa tätä ongelmaa. Vasta kun ensimmäiset erät saavat passin, käy ilmi, että lähdetiedot ovat hajallaan useiden osastojen välillä: hankinta omistaa toimittajien vakuutukset, laatu omistaa sertifikaatit ja myyntihallinto omistaa eräntiedot. Kukaan ei näe koko kuvaa, ja näin passi kootaan irrallisista osista, jotka eivät aina ole yhteydessä toisiinsa.
Kuinka ehkäiset tämän
Ydin on yksinkertainen: selvitä ensin, mitä dokumentaatiota sinulla jo on, ennen kuin alat kerätä tietoja uudelleen. Se tarkoittaa sitä, että tarkastetaan, missä materiaalissertifikaatit, vaatimustenmukaisuusvakuutukset ja alkuperätiedot jo sijaitsevat ja kuka niistä vastaa. Vasta sen jälkeen on järkevää määrittää, mitä tietoja puuttuu ja missä ne parhaiten tallennetaan.
Se auttaa myös, jos keskustelet ohjelmistotoimittajasi kanssa, voitaisiinko olemassa olevat tiedostot ja järjestelmät kytkää passioon sen sijaan, että tiedot syötettäisiin manuaalisesti uudelleen. Näin pysyy yksi totuuden lähde, eikä työskentele kahden version kanssa samoista tiedoista. Yrityksille, jotka eivät vielä tiedä, missä heidän oman dokumentaationsa puutteet ovat, kysymysluettelo, joka muutamassa minuutissa antaa viitteen antaa ensimmäisen suunnan.
Mitä tämä tarkoittaa sinun omassa tilanteessasi
Se, ovatko ja miten olemassa olevat dokumentaatiosi tarkalleen ottaen sopeutuvat digitaalisen tuotepassin vaatimuksiin, riippuu asemastasi ketjussa ja tuotteista, joita toimitat. Se on asia, joka vaihtelee yrityskohtaisesti, eikä siitä voi tehdä yleistävää lausuntoa. tietovaranto, jossa on aiheita tilanteen mukaan, näyttää, mitkä kysymykset siihen liittyvät, ja selitys tietojenamme lähteestä näyttää, miten keräämme nämä tiedot ja pidämme ne ajan tasalla.
Jos epäilet, riittääkö olemassa oleva todistus tai asiakirja riittävästi perusteeksi, kyse on juristi tai tapauksessanne toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle esitettävästä kysymyksestä. Ferropas.eu kokoaa passeja niiden tietojen perusteella, jotka te ja teidän toimittajanne toimittavat, mutta ei ota kantaa olemassa olevien asiakirjojenne juridiseen asemaan.
Haluatko tietää, missä yrityksesi nyt on, ilman että luot heti tiliä? Tee ilmainen pika-analyysi tai selaa usein kysytyt kysymykset digitaalisesta tuotepassista nähdäksesi, mikä vaihe sopii sinulle parhaiten.