Atunci când cineva privește pentru prima dată la certificatul digital de produs, caută adesea un sistem nou în care totul să fie reintrodus. Aceasta este cea mai frecventă greșeală: întreprinderile tratează certificatul ca un parcurs complet izolat, în timp ce certificatele de oțel, declarațiile de conformitate și dosarele de calitate existente conțin deja o mare parte din datele cerute.
Consecința este o muncă dublă și, mai grav, date care nu mai coincid în timp. Un angajat modifică o valoare într-un sistem, dar uită că aceeași valoare se află și în certificat. Soluția nu constă în încă un sistem, ci în legarea surselor care există deja.
Ce merge greșit în practică
Cel mai frecvent model este următorul: un specialist în calitate completează manual certificatul digital de produs pe baza unui PDF al unui certificat 3.1, în timp ce acel certificat se află deja stocat într-un alt sistem. Pentru fiecare nou lot de oțel, această muncă se repetă, separat de arhiva existentă. Oricând ceva se schimbă, de exemplu o completare a compoziției sau o origine corectată, aceasta este uneori ajustată doar în documentul original și nu în certificat.
O a doua greșeală similară este că întreprinderile cred că certificatul digital de produs înlocuiește o obligație existentă, cum ar fi marcarea CE sau dosarul tehnic conform regulamentelor de siguranță a produselor. Regulamentul privind certificatul de produs se adaugă acestor reguli, nu le înlocuiește. Ce documentație este exact obligatorie pentru produsele dumneavoastră și cum se raportează una la alta este ceva pentru care cel mai bine este să cereți sfatul unui jurist sau al autorității de supraveghere competente.
De ce aceasta nu este adesea observată imediat
Atâta timp cât certificatele nu sunt obligatorii, o întreprindere observă abia această problemă. Doar atunci când primele loturi sunt furnizate efectiv cu un certificat, devine clar că datele sursă sunt dispersate în mai multe departamente: achiziții are declarațiile furnizorilor, calitatea are certificatele, iar administrația vânzărilor are datele lotului. Nimeni nu are acces la imaginea completă, și deci certificatul este asamblat din bucăți separate care nu sunt întotdeauna coordonate între ele.
Cum evitați aceasta
Esența este simplă: mai întâi cartografiați ce documentație aveți deja, înainte de a recolecta din nou date. Aceasta înseamnă a verifica unde se află deja certificatele de material, declarațiile de conformitate și datele de origine, și cine este responsabil de acestea. Abia după aceea are sens să stabiliți ce date lipsesc și unde ar trebui să fie înregistrate acestea.
De asemenea, ajută să discutați cu furnizorul dumneavoastră de software dacă fișierele și sistemele existente pot fi conectate la certificat, în loc ca datele să fie introduse manual. În felul acesta rămâneți cu o singură sursă de adevăr și nu lucrați cu două versiuni ale aceleiași informații. Pentru întreprinderile care nu știu încă unde documentația proprie este deficitară, lista de întrebări care în câteva minute oferă o indicație oferă o primă direcție.
Ce înseamnă aceasta pentru situația dumneavoastră
Cum și dacă documentația dumneavoastră existentă se aliniază exact cu cerințele certificatului digital de produs depinde de rolul dumneavoastră în lanț și de produsele pe care le furnizați. Aceasta este ceva ce variază de la o întreprindere la alta și nu se pot face afirmații generale. banca de cunoștințe cu subiecte pentru fiecare situație arată ce întrebări sunt implicate, iar explicarea originii informațiilor noastre arată cum colectăm și actualizăm acele date.
Dacă vă îndoiți dacă un certificat sau dosar existent formează o bază suficientă, aceasta este o întrebare pentru un jurist sau pentru autoritatea de supraveghere competentă în cazul dumneavoastră. Ferropas.eu alcătuiește pasapoarte pe baza datelor pe care le furnizați dumneavoastră și furnizorii dumneavoastră, dar nu se pronunță asupra statutului juridic al documentației dumneavoastră existente.
Doriți să știți unde se află acum compania dumneavoastră, fără a crea imediat un cont? Efectuați scanarea rapidă gratuită sau răsfoiți prin întrebări frecvente despre pasaportul digital al produsului pentru a vedea care pas este cel mai potrivit pentru dumneavoastră.