Den, der første gang ser på det digitale produktpas, søger ofte efter et nyt system, hvor alt skal indtastes igen. Det er den mest almindelige fejl: virksomheder behandler passet som en helt separat proces, mens stålcertifikater, overensstemmelseserklæringer og eksisterende kvalitetsdossiers allerede indeholder en stor del af de ønskede data.
Resultatet er dobbelt arbejde og, værre endnu, data der over tid ikke længere stemmer overens med hinanden. En medarbejder ændrer en værdi i det ene system, men glemmer, at den samme værdi også er i passet. Løsningen ligger ikke i endnu et system, men i at kæde kilder sammen, der allerede findes.
Hvad der i praksis går galt
Det mest almindelige mønster er dette: en kvalitetsmedarbejder udfylder det digitale produktpas manuelt på baggrund af en pdf fra et 3.1-certifikat, mens det samme certifikat allerede gemmes i et andet system. For hver ny stahlcharge gentages dette arbejde, adskilt fra det eksisterende arkiv. Når der er ændringer, for eksempel en supplement til sammensætningen eller en rettet oprindelse, foretages det undertiden kun i originaldokumentet og ikke i passet.
En anden, lignende fejl er, at virksomheder tror, at det digitale produktpas erstatter en eksisterende forpligtelse, såsom CE-mærkning eller det tekniske dossier under produktsikkerhedsregler. Forordningen for produktpasset står ved siden af disse regler, ikke i stedet for dem. Hvilken dokumentation, der præcist er obligatorisk for dine produkter, og hvordan den forholder sig til hinanden, er noget, du bedst får råd om fra en juridisk person eller den ansvarlige tilsynsmyndighed.
Hvorfor dette ofte ikke bliver bemærket med det samme
Så længe pas endnu ikke er obligatoriske, bemærker en virksomhed dette problem næppe. Først når de første charger faktisk forsynes med et pas, viser det sig, at kildedata er spredt på flere afdelinger: indkøb har leverandørerklæringerne, kvalitet har certificeringerne, og salgsadministrationen har chargeoplysningerne. Ingen har adgang til det fulde billede, og derfor sammensættes passet ud fra løse stykker, der ikke altid stemmer overens med hinanden.
Sådan undgår du det
Essensen er enkel: kortlæg først, hvilken dokumentation du allerede har, før du begynder at indsamle data igen. Det betyder at kontrollere, hvor materialecertifikater, overensstemmelseserklæringer og oprindelsesdata allerede er, og hvem der er ansvarlig for det. Først herefter giver det mening at fastslå, hvilke data der mangler, og hvor de bedst registreres.
Det hjælper også at diskutere med din softwareleverandør, om eksisterende filer og systemer kan kædes sammen med passet i stedet for, at data indtastes manuelt. På denne måde bevares der én sandhedskilde, og du arbejder ikke med to versioner af samme information. For virksomheder, der endnu ikke ved, hvor deres egen dokumentation kommer til kort, spørgsmålslisten, der på få minutter giver en indikation en første retning.
Hvad dette betyder for din egen situation
Om og hvordan din eksisterende dokumentation præcist svarer til kravene for det digitale produktpas, afhænger af din rolle i værdikæden og de produkter, du leverer. Det er noget, der varierer fra virksomhed til virksomhed, og som der ikke kan fremlægges nogen generel udtalelse om. vidensbanken med emner pr. situation viser, hvilke spørgsmål der spiller ind her, og forklaringen på oprindelsen af vores informationer viser, hvordan vi indsamler og holder disse data aktuelle.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et eksisterende certifikat eller dossier udgør et tilstrækkeligt grundlag, er det et spørgsmål til en jurist eller til den tilsynsmyndighed, der er kompetent i dit tilfælde. Ferropas.eu sammensætter produktpasporter på grundlag af de oplysninger, som du og dine leverandører leverer, men udtaler sig ikke om den juridiske status for din eksisterende dokumentation.
Vil du vide, hvor dit firma står nu, uden at oprette en konto med det samme? Foretag den gratis quick-scan eller gennemse hyppigst stillede spørgsmål om det digitale produktpas for at se, hvilket trin der ligger mest for hånden for dig.