Quien por primera vez examina el pasaporte de producto digital, a menudo busca un nuevo sistema en el que se reintroduzca todo. Este es el error más común: las empresas tratan el pasaporte como un proceso completamente independiente, mientras que los certificados de acero, las declaraciones de conformidad y los expedientes de calidad existentes ya contienen una gran parte de los datos solicitados.
La consecuencia es el trabajo duplicado y, lo que es peor, datos que con el tiempo dejan de coincidir entre sí. Un empleado modifica un valor en un sistema, pero olvida que el mismo valor también está en el pasaporte. La solución no está en otro sistema más, sino en la vinculación de las fuentes que ya existen.
Qué sale mal en la práctica
El patrón más común es este: un responsable de calidad completa el pasaporte de producto digital manualmente basándose en un pdf de un certificado 3.1, mientras que ese mismo certificado ya está almacenado en otro sistema. Con cada nuevo lote de acero, este trabajo se repite, independientemente del archivo existente. Tan pronto como algo cambia, por ejemplo una adición a la composición o un origen corregido, a veces se modifica solo en el documento original y no en el pasaporte.
Un segundo error similar es que las empresas creen que el pasaporte de producto digital reemplaza una obligación existente, como el marcado CE o el expediente técnico según las normas de seguridad de productos. La regulación para el pasaporte de producto está al lado de esas normas, no en su lugar. Qué documentación es exactamente obligatoria para sus productos y cómo se relacionan entre sí es algo sobre lo que es mejor que solicite asesoramiento a un abogado o a la autoridad de supervisión competente.
Por qué esto a menudo no se nota de inmediato
Mientras no sean obligatorios los pasaportes, una empresa apenas advierte este problema. Solo cuando los primeros lotes se proveen de un pasaporte de verdad, resulta que los datos de origen están dispersos en varios departamentos: compras tiene las declaraciones de los proveedores, calidad tiene los certificados, y la administración de ventas tiene los datos de los lotes. Nadie tiene acceso a la imagen completa, y por lo tanto el pasaporte se compila a partir de piezas sueltas que no siempre están coordinadas entre sí.
Cómo evitar esto
El núcleo es simple: primero mapee qué documentación ya tiene, antes de volver a recopilar datos. Esto significa verificar dónde están actualmente los certificados de material, las declaraciones de conformidad y los datos de origen, y quién es responsable de ellos. Solo después de eso es útil determinar qué datos faltan y en qué lugar es mejor registrarlos.
También ayuda discutir con su proveedor de software si los archivos y sistemas existentes pueden vincularse al pasaporte, en lugar de que los datos se escriban manualmente. De esta manera se mantiene una única fuente de verdad, y no se trabaja con dos versiones de la misma información. Para empresas que aún no saben dónde su propia documentación presenta deficiencias, el cuestionario que en unos pocos minutos proporciona una indicación da una primera orientación.
Qué significa esto para su propia situación
Si y cómo su documentación existente se alinea exactamente con los requisitos del pasaporte de producto digital depende de su papel en la cadena y de los productos que suministra. Esto es algo que varía según la empresa y sobre lo que no se puede hacer una declaración general. La base de conocimientos con temas por situación muestra qué cuestiones entran en juego, y la aclaración sobre la procedencia de nuestra información muestra cómo recopilamos y mantenemos esos datos actualizados.
Si duda sobre si un certificado existente o un expediente constituye una base suficiente, esa es una pregunta para un jurista o para la autoridad competente en su caso. Ferropas.eu elabora pasaportes sobre la base de los datos que usted y sus proveedores facilitan, pero no se pronuncia sobre el estado jurídico de su documentación existente.
¿Desea saber en qué situación se encuentra su empresa ahora, sin crear una cuenta inmediatamente? Realice el escaneo rápido gratuito u hojee el preguntas más frecuentes sobre el pasaporte de producto digital para ver qué paso es el más adecuado para usted.