Kdor se prvič pogleduje digitalno produktno potrdilo, pogosto išče nov sistem, v katerega se vnesejo vsi podatki na novo. To je najpogostejša napaka: podjetja obravnavajo potrdilo kot povsem ločen proces, medtem ko certifikati jekla, izjave o skladnosti in obstoječi kakovostni spisi že vsebujejo velik del zahtevanega podatka.
Posledica je dvojno delo in, še slabše, podatki, ki se sčasoma med seboj ne ujemajo več. Zaposleni prilagodi vrednost v enem sistemu, vendar pozabi, da je enaka vrednost tudi v potrdilu. Rešitev ni v še enem sistemu, temveč v povezavi virov, ki že obstajajo.
Kaj se v praksi zmešča
Najpogostejši vzorec je ta: kakovostni delavec ročno izpolni digitalno produktno potrdilo na podlagi PDF-ja 3.1-certifikata, medtem ko je isti certifikat že shranjen v drugem sistemu. Pri vsaki novi seriji jekla se to delo ponovi, ločeno od obstoječega arhiva. Čim se kaj spremeni, na primer dopolnitev sestave ali popravljena izvora, se to včasih prilagodi samo v izvirnem dokumentu in ne v potrdilu.
Druga, podobna napaka je, da podjetja menijo, da digitalno produktno potrdilo nadomešča obstoječo obveznost, kot je CE-oznaka ali tehnični spis po pravilih varnosti proizvodov. Uredba za produktno potrdilo je ob teh pravilih, ne namesto njih. Katero dokumentacijo je za vaše proizvode natanko zahtevano in kako se med seboj nanašajo, je stvar, o kateri je najbolje, da se posvetujete s pravnikom ali pristojnim nadzornim organom.
Zakaj to pogosto takoj ne opazijo
Dokler potrdila niso obvezna, podjetje tega problema komaj opazi. Šele ko so prve serije dejansko opremljene s potrdilom, se izkaže, da so izvirni podatki razpršeni po več oddelkih: nabava ima izjave dobaviteljev, kakovost ima certifikate, prodajni sektor pa podatke serij. Nihče nima dostopa do celotne slike, zato je potrdilo sestavljeno iz posameznih kosov, ki niso vedno usklajeni drug z drugim.
Kako to preprečite
Jedro je preprosto: najprej razjasnite, katero dokumentacijo že imate, preden znova zbirate podatke. To pomeni preveriti, kje so certifikati materiala, izjave o skladnosti in podatki o izvoru že do sedaj, in kdo je zanje odgovoren. Šele nato je smiselno ugotoviti, kateri podatki manjkajo in na katerem mestu se najbolje zabeležijo.
Pomaga tudi, da se z dobaviteljem programske opreme pogovorite o tem, ali se obstoječe datoteke in sistemi lahko povežejo s potrdilom, namesto da se podatki ročno prepisujejo. Na ta način ostane en vir resnice in ne delate z dvema verzijama iste informacije. Za podjetja, ki še ne vedo, kje njihova lastna dokumentacija primanjkuje, vprašalnik, ki v nekaj minutah da nakazilo da prvo smer.
Kaj to pomeni za vašo situacijo
Ali in kako se vaša obstoječa dokumentacija natanko ujema s zahtevami digitalnega produktnega potrdila, je odvisno od vaše vloge v verigi in od proizvodov, ki jih dobavljate. To je stvar, ki se razlikuje od podjetja do podjetja in o kateri se ne da narediti splošne izjave. V bazi znanja z vejami po situaciji je razvidno, katera vprašanja pri tem nastanejo, v razlagi o izvoru naših informacij pa je vidno, kako te podatke zbiramo in jih držimo sodobne.
Če ste negotovni, ali obstoječi certifikat ali dossier predstavlja zadostno osnovo, je to vprašanje za pravnika ali za nadzorni organ, ki je v vašem primeru pristojen. Ferropas.eu sestavi pasporte na podlagi podatkov, ki jih zagotovite vi in vaši dobavitelji, vendar ne izjavi mnenja o pravnem statusu vaše obstoječe dokumentacije.
Želite vedeti, kje se vaše podjetje trenutno nahaja, ne da bi takoj ustvarili račun? Opravite brezplačen hitri pregled ali preglejte pogosto zastavljana vprašanja o digitalnem produktnem potnem listu če želite videti, kateri korak je za vas najbolj primeren.