Tko se prvi put bavi digitalnom putovnicom proizvoda, često traži novi sustav u koji bi sve ponovno unio. To je najčešća greška: poduzeća tretiraju putovnicu kao potpuno odvojen proces, dok čelični certifikati, izjave o sukladnosti i postojeći dosijei kvalitete već sadržavaju veliki dio traženih podataka.
Posljedica je dvostruki rad i, što je gore, podaci koji se s vremenom više međusobno ne podudaraju. Jedan zaposlenik promijeni vrijednost u jednom sustavu, ali zaboravi da ista vrijednost postoji i u putovnici. Rješenje nije u još jednom sustavu, već u povezivanju izvora koji već postoje.
Što krene naopako u praksi
Najčešće se javlja ovaj obrazac: menadžer kvalitete ručno ispunjava digitalnu putovnicu proizvoda na temelju pdf-a certifikata 3.1, dok isti certifikat već postoji u drugom sustavu. Kod svake nove pošiljke čelika taj se rad ponavlja, odvojeno od postojećeg arhiva. Čim se nešto promijeni, na primjer dodaci na sastav ili ispravljena podrijetlo, to se ponekad promijeni samo u originalnom dokumentu, a ne u putovnici.
Druga, slična greška je što poduzeća misle da digitalna putovnica proizvoda zamjenjuje postojeću obvezu, kao što je CE oznaka ili tehnička dokumentacija prema pravilima o sigurnosti proizvoda. Uredba za putovnicu proizvoda stoji pored tih pravila, ne umjesto njih. Koja dokumentacija je točno obavezna za vaše proizvode i kako se međusobno odnose, najbolje je pitati pravnika ili nadležnog inspektora.
Zašto se to često ne primijeti odmah
Dok putovnice nisu obvezatne, poduzeće jedva primjeti ovaj problem. Tek kada se prve pošiljke stvarno opreme putovnicom, ispostavlja se da su izvorni podaci raspoređeni po više odjela: nabava ima deklaracije dobavljača, kvaliteta ima certifikate, a prodajne uprave imaju podatke o pošiljkama. Nitko nema pristup cijeloj slici, pa se putovnica sastoji od odvojenih dijelova koji nisu uvijek međusobno usklađeni.
Kako to izbjegavate
Suština je jednostavna: prvo identificirajte koja dokumentacija vam već stoji raspoloživa, prije nego što ponovno počnete prikupljati podatke. To znači provjeriti gdje se nalazi materijalne certifikate, izjave o sukladnosti i podaci o podrijetlu, i tko je za to odgovoran. Tek nakon toga ima smisla utvrditi koji podaci nedostaju i gdje bi se najbolje zabilježili.
Pomaže i da s vašim dobavljačem softvera razgovarate je li moguće povezati postojeće datoteke i sustave s putovnicom, umjesto da se podaci ručno prepisuju. Tako ostaje jedan izvor istine i ne radite s dvije verzije iste informacije. Za poduzeća koja još ne znaju gdje njihova vlastita dokumentacija nedostaje, popis pitanja koji u nekoliko minuta daje indikaciju daje prvi smjer.
Što to znači za vašu vlastitu situaciju
Je li i kako vaša postojeća dokumentacija točno odgovara zahtjevima digitalne putovnice proizvoda, ovisi o vašoj ulozi u lancu i proizvodima koje isporučujete. To je nešto što se razlikuje od poduzeća do poduzeća i na što se ne može dati opća izjava. baza znanja s temama za svaku situaciju pokazuje koja pitanja se javljaju, i objašnjenje o podrijetlu naših informacija pokazuje kako prikupljamo te podatke i kako ih ažuriramo.
Ako ste u nedoumici je li postojeći certifikat ili dosije dovoljna osnova, to je pitanje za pravnika ili za nadzorni organ koji je nadležan u vašem slučaju. Ferropas.eu sastavlja pasporte na osnovi podataka koje daju vi i vaši dobavljači, ali ne daje nikakvu izjavu o pravnom statusu vaše postojeće dokumentacije.
Želite li znati gdje se vaše poduzeće nalazi sada, bez da odmah kreirate račun? Izvršite besplatnu quick-scan ili pregledajte najčešće postavljana pitanja o digitalnom produktnom putovnici da biste vidjeli koji je korak za vas najlogičniji.