Den som för första gången tittar på det digitala produktpasset söker ofta efter ett nytt system där allt matas in på nytt. Det är det vanligaste misstaget: företag behandlar passet som en helt skild process, medan stålcertifikat, överensstämmelseerkläringar och befintliga kvalitetsdossier redan innehåller en stor del av de begärda uppgifterna.
Följden är dubbelt arbete och, värre än så, uppgifter som med tiden inte längre överensstämmer med varandra. En anställd ändrar ett värde i ett system, men glömmer att samma värde också finns i passet. Lösningen ligger inte i ännu ett system, utan i att länka tillsammans de källor som redan finns.
Vad som går fel i praktiken
Det vanligaste mönstret är detta: en kvalitetsmedarbetare fyller i det digitala produktpasset manuellt baserat på en pdf från ett 3.1-certifikat, medan samma certifikat redan lagrats i ett annat system. För varje ny stålpartie upprepas detta arbete, skilt från det befintliga arkivet. Så snart något ändras, till exempel ett tillägg till sammansättningen eller ett korrigerat ursprung, anpassas det ibland endast i originaldokumentet och inte i passet.
Ett andra, liknande misstag är att företag tror att det digitala produktpasset ersätter en befintlig förpliktelse, såsom CE-märkning eller den tekniska dossier enligt produktsäkerhetskrav. Förordningen för produktpasset ligger vid sidan av dessa regler, inte i stället för dem. Vilken dokumentation som är obligatorisk för era produkter och hur den förhåller sig till varandra är något som ni bäst frågar en jurist eller tillsynsmyndigheten om.
Varför detta ofta inte märks omedelbar
Så länge passena inte är obligatoriska märker ett företag knappast detta problem. Först när de första partierna faktiskt förses med ett pass framgår det att källdata är spridd över flera avdelningar: inköp har leverantörsdeklarationerna, kvalitet har certifikaten, och försäljningsadministrationen har partiuppgifterna. Ingen har tillgång till den fullständiga bilden, och därför sammanställs passet av lösa bitar som inte alltid är samstämda.
Hur du förhindrar detta
Kärnan är enkel: kartlägg först vilken dokumentation ni redan har innan ni börjar samla in uppgifter på nytt. Det innebär att kontrollera var materialsertifikat, överensstämmelseerkläringar och ursprungsuppgifter redan lagras, och vem som är ansvarig för dem. Först då är det meningsfullt att avgöra vilka uppgifter som saknas och på vilken plats de bäst kan registreras.
Det hjälper också att diskutera med er programvaruleverantör om befintliga filer och system kan länkas till passet, i stället för att uppgifter matas in manuellt. På så sätt behålls det finns en enda sanningskälla, och ni arbetar inte med två versioner av samma information. För företag som ännu inte vet var deras egen dokumentation är bristfällig ger checklistan som på några minuter ger en indikation en första vägledning.
Vad detta betyder för er egen situation
Hur och i vilken utsträckning er befintlig dokumentation motsvarar kraven för det digitala produktpasset beror på er roll i värdekedjan och på de produkter ni levererar. Det är något som skiljer sig åt från företag till företag och som det inte går att göra något allmänt uttalande om. kunskapsbanken med ämnen per situation visar vilka frågor som är relevanta, och förklaringen av källan till vår information visar hur vi samlar in och håller denna information uppdaterad.
Om du är osäker på om ett befintligt certifikat eller dossier utgör tillräcklig grund, är det en fråga för en jurist eller för den tillsynsmyndighet som är behörig i ditt fall. Ferropas.eu sammanställer produktpass på grundval av de uppgifter som du och dina leverantörer lämnar, men gör ingen bedömning av den juridiska statusen för din befintliga dokumentation.
Vill du veta var ditt företag står utan att omedelbar skapa ett konto? Gör den kostnadsfria quick-scanen eller bläddra igenom vanligaste frågorna om det digitala produktpasset för att se vilket steg som passar dig bäst.