Όποιος κοιτάζει για πρώτη φορά το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος, συχνά ψάχνει για ένα νέο σύστημα στο οποίο όλα θα εισαχθούν εκ νέου. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο λάθος: οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν το διαβατήριο ως ένα εντελώς ανεξάρτητο έργο, ενώ τα πιστοποιητικά χάλυβα, δηλώσεις συμμόρφωσης και υπάρχοντα δοσσιέ ποιότητας περιέχουν ήδη ένα μεγάλο μέρος των ζητούμενων δεδομένων.
Το αποτέλεσμα είναι διπλή εργασία και, ακόμη χειρότερα, δεδομένα που με την πάροδο του χρόνου δεν συμφωνούν πλέον μεταξύ τους. Ένας υπάλληλος τροποποιεί μια τιμή σε ένα σύστημα, αλλά ξεχνάει ότι η ίδια τιμή υπάρχει και στο διαβατήριο. Η λύση δεν βρίσκεται σε ένα ακόμη σύστημα, αλλά στην σύνδεση των πηγών που υπάρχουν ήδη.
Τι πάει στραβά στην πράξη
Το πιο συνηθισμένο σχέδιο είναι αυτό: ένας υπεύθυνος ποιότητας συμπληρώνει το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος χειροκίνητα βάσει ενός pdf ενός πιστοποιητικού 3.1, ενώ το ίδιο πιστοποιητικό είναι ήδη αποθηκευμένο σε ένα άλλο σύστημα. Με κάθε νέα παρτίδα χάλυβα, αυτή η εργασία επαναλαμβάνεται, ανεξάρτητα από το υπάρχον αρχείο. Μόλις αλλάξει κάτι, για παράδειγμα μια προσθήκη στη σύνθεση ή μια διορθωμένη προέλευση, μερικές φορές αυτό τροποποιείται μόνο στο αρχικό έγγραφο και όχι στο διαβατήριο.
Ένα δεύτερο, παρόμοιο λάθος είναι ότι οι επιχειρήσεις νομίζουν ότι το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος αντικαθιστά μια υπάρχουσα υποχρέωση, όπως η σήμανση CE ή το τεχνικό δοσσιέ βάσει κανόνων ασφάλειας προϊόντων. Ο κανονισμός για το διαβατήριο προϊόντος βρίσκεται δίπλα σε αυτούς τους κανόνες, όχι στη θέση τους. Ποια τεκμηρίωση είναι ακριβώς υποχρεωτική για τα προϊόντα σας και πώς σχετίζεται μεταξύ τους, είναι κάτι για το οποίο καλό είναι να ζητήσετε συμβουλές από έναν δικηγόρο ή την αρμόδια αρχή επιτήρησης.
Γιατί αυτό συχνά δεν παρατηρείται αμέσως
Όσο δεν υπάρχει ακόμη υποχρέωση διαβατηρίων, μια επιχείρηση δυσκολα παρατηρεί αυτό το πρόβλημα. Μόνο όταν οι πρώτες παρτίδες παρέχονται πραγματικά με διαβατήριο, φαίνεται ότι τα δεδομένα προέλευσης είναι διασκορπισμένα σε πολλές τμήματα: η αγορά έχει τις δηλώσεις προμηθευτών, η ποιότητα έχει τα πιστοποιητικά και η διοίκηση πωλήσεων έχει τα δεδομένα παρτίδας. Κανείς δεν έχει πρόσβαση στο πλήρες εικόνα, και έτσι το διαβατήριο συντίθεται από χαλαρά κομμάτια που δεν είναι πάντα προσαρμοσμένα μεταξύ τους.
Πώς μπορείτε να το αποτρέψετε αυτό
Ο πυρήνας είναι απλός: καταγράψτε πρώτα ποια τεκμηρίωση έχετε ήδη, πριν ξεκινήσετε να συλλέγετε δεδομένα εκ νέου. Αυτό σημαίνει να ελέγξετε πού βρίσκονται ήδη τα πιστοποιητικά υλικών, δηλώσεις συμμόρφωσης και δεδομένα προέλευσης, και ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτό. Μόνο μετά από αυτό είναι λογικό να προσδιοριστούν ποια δεδομένα λείπουν και σε ποιο σημείο είναι καλύτερα να καταγραφούν.
Βοηθάει επίσης να συζητήσετε με τον προμηθευτή του λογισμικού σας εάν υπάρχοντα αρχεία και συστήματα μπορούν να συνδεθούν με το διαβατήριο, αντί να εισάγονται χειροκίνητα δεδομένα. Με αυτόν τον τρόπο παραμένει μία πηγή αλήθειας, και δεν εργάζεστε με δύο εκδόσεις των ίδιων πληροφοριών. Για επιχειρήσεις που δεν γνωρίζουν ακόμη πού υστερεί η δική τους τεκμηρίωση, το ερωτηματολόγιο που σε λίγα λεπτά δίνει ένδειξη δίνει μια πρώτη κατεύθυνση.
Τι σημαίνει αυτό για τη δική σας κατάσταση
Το αν και πώς η υπάρχουσα τεκμηρίωσή σας ευθυγραμμίζεται ακριβώς με τις απαιτήσεις του ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος εξαρτάται από το ρόλο σας στην αλυσίδα αξίας και τα προϊόντα που παρέχετε. Αυτό διαφέρει ανά επιχείρηση και δεν μπορεί να γίνει καμία γενική δήλωση. Το αποθήκη γνώσεων με θέματα ανά κατάσταση δείχνει ποια ερωτήματα παίζουν ρόλο, και το σχόλιο σχετικά με την προέλευση των πληροφοριών μας δείχνει πώς συλλέγουμε και ενημερώνουμε τα δεδομένα.
Εάν αμφιβάλλετε για το εάν ένα υπάρχον πιστοποιητικό ή φάκελος αποτελεί επαρκή βάση, πρόκειται για ερώτημα για έναν νομικό ή για την εποπτική αρχή που είναι αρμόδια στην περίπτωσή σας. Το ferropas.eu συντάσσει διαβατήρια με βάση τα δεδομένα που παρέχετε εσείς και οι προμηθευτές σας, αλλά δεν κάνει δήλωση σχετικά με το νομικό καθεστώς της υπάρχουσας τεκμηρίωσής σας.
Θέλετε να γνωρίζετε πού βρίσκεται τώρα το εργοστάσιό σας, χωρίς να δημιουργήσετε αμέσως λογαριασμό; Κάντε το δωρεάν quick-scan ή φυλλομετρήστε το συχνές ερωτήσεις σχετικά με το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος για να δείτε ποιο βήμα είναι το πιο κατάλληλο για εσάς.