Chi guarda per la prima volta il passaporto digitale del prodotto spesso cerca un nuovo sistema in cui inserire tutto da capo. Questo è l'errore più comune: le aziende trattano il passaporto come un percorso completamente separato, mentre i certificati dell'acciaio, le dichiarazioni di conformità e i fascicoli di qualità esistenti contengono già gran parte dei dati richiesti.
Il risultato è un doppio lavoro e, peggio ancora, dati che nel tempo non corrispondono più tra loro. Un dipendente modifica un valore in un sistema, ma dimentica che lo stesso valore si trova anche nel passaporto. La soluzione non risiede in un altro sistema, ma nel collegamento delle fonti già esistenti.
Cosa va storto nella pratica
Lo schema più comune è questo: un responsabile della qualità compila manualmente il passaporto digitale del prodotto sulla base di un PDF di un certificato 3.1, mentre lo stesso certificato è già archiviato in un altro sistema. Per ogni nuovo lotto di acciaio, questo lavoro viene ripetuto, separatamente dall'archivio esistente. Non appena qualcosa cambia, ad esempio un'integrazione della composizione o un'origine corretta, a volte viene modificato solo nel documento originale e non nel passaporto.
Un secondo errore analogo è che le aziende ritengono che il passaporto digitale del prodotto sostituisca un obbligo esistente, come la marcatura CE o il fascicolo tecnico secondo le norme sulla sicurezza dei prodotti. Il regolamento per il passaporto del prodotto affianca queste norme, non le sostituisce. Quale documentazione sia esattamente obbligatoria per i vostri prodotti e come si relazioni tra loro è qualcosa su cui è meglio chiedere consiglio a un avvocato o all'autorità di controllo competente.
Perché questo spesso non emerge immediatamente
Finché i passaporti non sono obbligatori, un'azienda difficilmente nota questo problema. Solo quando i primi lotti ricevono effettivamente un passaporto, si scopre che i dati di origine sono dispersi in più dipartimenti: l'acquisto ha le dichiarazioni dei fornitori, la qualità ha i certificati e l'amministrazione delle vendite ha i dati di lotto. Nessuno ha accesso al quadro completo, quindi il passaporto viene compilato da frammenti che non sempre sono coordinati tra loro.
Come evitarlo
Il nocciolo è semplice: mappate prima quale documentazione avete già, prima di raccogliere nuovamente i dati. Ciò significa verificare dove si trovano già i certificati di materiale, le dichiarazioni di conformità e i dati di provenienza, e chi ne è responsabile. Solo dopo è utile determinare quali dati mancano e dove è meglio registrarli.
Aiuta anche a discutere con il vostro fornitore di software se i file e i sistemi esistenti possono essere collegati al passaporto, invece di dover riscrivere manualmente i dati. In questo modo rimane una sola fonte di verità, e non si lavora con due versioni della stessa informazione. Per le aziende che non sanno ancora dove la loro documentazione è insufficiente, il questionario che fornisce un'indicazione in pochi minuti fornisce una prima direzione.
Cosa significa questo per la vostra situazione
Se e come la vostra documentazione esistente si adatta esattamente ai requisiti del passaporto digitale del prodotto dipende dal vostro ruolo nella catena e dai prodotti che fornite. Questo varia da azienda a azienda e non si può fare una dichiarazione generale. La banca dati delle conoscenze con argomenti per situazione mostra quali domande si pongono, e la spiegazione sulla fonte delle nostre informazioni mostra come raccogliamo e manteniamo aggiornati quei dati.
Qualora abbiate dubbi sul fatto che un certificato o un fascicolo esistente costituisca una base sufficiente, si tratta di una questione per un giurista o per l'autorità di vigilanza competente nel vostro caso. Ferropas.eu compila i passaporti sulla base dei dati forniti da voi e dai vostri fornitori, ma non si esprime sullo stato giuridico della vostra documentazione esistente.
Volete sapere dove si trova la vostra azienda ora, senza creare subito un account? Effettuate la scansione rapida gratuita o sfogliate il domande frequenti sul passaporto digitale del prodotto per vedere quale fase sia più appropriata per voi.