Quem procura pelo passaporte de produto digital pela primeira vez geralmente busca um novo sistema no qual tudo seja inserido novamente. Este é o erro mais comum: as empresas tratam o passaporte como um trajeto totalmente isolado, enquanto certificados de aço, declarações de conformidade e dossiês de qualidade existentes já contêm grande parte dos dados solicitados.
A consequência é trabalho duplicado e, pior ainda, dados que não coincidem mais com o tempo. Um funcionário ajusta um valor em um sistema, mas esquece que o mesmo valor também está no passaporte. A solução não está em outro sistema, mas em vincular fontes que já existem.
O que dá errado na prática
O padrão mais comum é este: um funcionário de qualidade preenche manualmente o passaporte de produto digital com base em um pdf de um certificado 3.1, enquanto esse mesmo certificado já está armazenado em outro sistema. A cada novo lote de aço, esse trabalho é repetido, independentemente do arquivo existente. Assim que algo muda, por exemplo uma adição à composição ou uma origem corrigida, às vezes isso é ajustado apenas no documento original e não no passaporte.
Um segundo erro semelhante é as empresas pensarem que o passaporte de produto digital substitui uma obrigação existente, como a marcação CE ou o dossiê técnico sob as regras de segurança de produtos. O regulamento do passaporte de produto está ao lado dessas regras, não em seu lugar. Qual documentação é exatamente obrigatória para seus produtos e como se relacionam entre si é algo sobre o qual você deve procurar conselho com um advogado ou a autoridade de supervisão competente.
Por que isso geralmente não é notado imediatamente
Enquanto não houver passaportes obrigatórios, uma empresa dificilmente notará esse problema. Somente quando os primeiros lotes recebem efetivamente um passaporte, fica claro que os dados de origem estão espalhados por vários departamentos: a compras tem as declarações de fornecedores, a qualidade tem os certificados e a administração de vendas tem os dados do lote. Ninguém tem acesso ao quadro completo e, portanto, o passaporte é montado a partir de peças soltas que nem sempre estão coordenadas uma com a outra.
Como você evita isso
O núcleo é simples: primeiro mapeie quais documentos você já possui antes de coletar dados novamente. Isso significa verificar onde certificados de material, declarações de conformidade e dados de origem já estão localizados e quem é responsável por eles. Somente depois é útil determinar quais dados estão faltando e em que local é melhor registrá-los.
Também ajuda discutir com seu fornecedor de software se arquivos e sistemas existentes podem ser vinculados ao passaporte, em vez de ter dados digitados manualmente. Desta forma, existe uma única fonte de verdade e você não trabalha com duas versões da mesma informação. Para empresas que ainda não sabem onde sua documentação é insuficiente, o questionário que fornece uma indicação em alguns minutos oferece uma primeira orientação.
O que isso significa para sua situação específica
Se e como sua documentação existente se alinha exatamente com os requisitos do passaporte de produto digital depende de sua função na cadeia e dos produtos que você fornece. Esta é uma questão que varia por empresa e sobre a qual nenhuma declaração geral pode ser feita. O banco de conhecimento com tópicos por situação mostra quais perguntas estão envolvidas e o esclarecimento sobre a origem das nossas informações mostra como coletamos e mantemos esses dados atualizados.
Caso tenha dúvidas sobre se um certificado existente ou dossier constitui uma base suficiente, essa é uma questão para um jurista ou para a autoridade supervisora competente no seu caso. A ferropas.eu elabora pasaportes com base nos dados que você e seus fornecedores fornecem, mas não se pronuncia sobre o estatuto jurídico da sua documentação existente.
Quer saber onde sua empresa está agora, sem criar imediatamente uma conta? Faça a verificação rápida gratuita ou navegue pela perguntas mais frequentes sobre o passaporte digital de produtos para ver qual passo é mais adequado para você.