Aki először nézi meg a digitális termékútlevelet, gyakran új rendszert keres, amelybe mindent újra begépelhet. Ez a leggyakoribb hiba: a vállalatok az útlevelet teljesen elkülönült folyamatként kezelik, miközben az acéltanúsítványok, megfelelőségi nyilatkozatok és meglévő minőségi dossziék már nagy részben tartalmazzák a kért adatokat.
Az eredmény kettős munka, és ami még rosszabb, olyan adatok, amelyek idővel már nem egyeznek meg egymással. Egy munkavállaló módosít egy értéket az egyik rendszerben, de megfeledkezik arról, hogy ugyanez az érték az útlevélben is szerepel. A megoldás nem egy újabb rendszerben rejlik, hanem a már meglévő források összekapcsolásában.
Mit szokott a gyakorlatban elromolni
A leggyakoribb minta a következő: egy minőségbiztosítási munkavállaló manuálisan kitölti a digitális termékútlevelet egy 3.1-tanúsítvány PDF-je alapján, miközben ez a tanúsítvány már egy másik rendszerben is tárolva van. Minden új acélpartira ezt a munka megismétlik, a meglévő archívumtól függetlenül. Amint valamiben változás történik, például a összetétel kiegészítésében vagy egy helyesbített eredet tekintetében, ezt néha csak az eredeti dokumentumban módosítják, az útlevélben pedig nem.
Egy második, hasonló hiba az, amikor a vállalatok azt gondolják, hogy a digitális termékútlevél egy meglévő kötelezettséget helyettesít, mint például a CE-jelölés vagy a műszaki dosszié a termékbiztonsági szabályok szerint. A termékútlevél rendeletei ezen szabályok mellett, nem helyett léteznek. Hogy az Ön termékeire pontosan mely dokumentáció kötelező és azok hogyan viszonyulnak egymáshoz, azt tanácsot kell kérnie egy ügyvédtől vagy a competens hatóságtól.
Miért ez gyakran nem azonnal feltűnő
Amíg az útlevelek még nem kötelezőek, a vállalat ezt a problémát alig érzi. Csak akkor válik nyilvánvalóvá, amikor az első tételeket ténylegesen feloldják az útlevéllel, hogy a forrásadatok több osztály között szétszóródnak: a beszerzés a beszállítói nyilatkozatokat tárolja, a minőség az tanúsítványokat, és az értékesítési adminisztráció a tétel adatait. Senki sem rendelkezik teljes képpel, és így az útlevél olyan szétszórt darabokból áll össze, amelyek nem mindig egyeztetik egymást.
Hogyan kerüli el ezt
A lényeg egyszerű: először térképezze fel, hogy milyen dokumentációval rendelkezik már, mielőtt az adatokat újra gyűjtené. Ez azt jelenti, hogy megvizsgálja, hol találhatók jelenleg az anyagtanúsítványok, a megfelelőségi nyilatkozatok és a herkomst adatok, és ki felelős ezért. Csak ezután van értelme meghatározni, mely adatok hiányoznak, és mely helyen lehet azokat legmegfelelőbben rögzíteni.
Segít az is, ha szoftvérszállítójával beszélgeti meg, hogy a meglévő fájlok és rendszerek összekapcsolhatók-e az útlevélhez, ahelyett, hogy az adatokat kézzel írná be újra. Így megmarad az egy valódi forrás, és nem dolgozik ugyanazon információ két verziójával. Azoknak a vállalatoknak, amelyek még nem tudják, hol van hiánya a saját dokumentációjuknak, a kérdőív, amely néhány perc alatt egy javaslatot nyújt egy kezdeti iránymutatást ad.
Mit jelent ez az Ön helyzete szempontjából
Hogy és hogyan az Ön meglévő dokumentációja pontosan megfelel-e a digitális termékútlevél követelményeinek, az az Ön szerepétől a láncban és az általa szállított termékektől függ. Ez olyan dolog, amely vállalatonként eltérő, és amelyről nem lehet általános kijelentést tenni. A tudásbázis, amely az egyes helyzetek témáit tartalmazza bemutatja, milyen kérdések merülnek fel, és információforrásunk részletezése bemutatja, hogyan gyűjtjük és frissítjük az adatokat.
Ha kétségei vannak aziránt, hogy egy meglévő tanúsítvány vagy dosszié megfelelő alapot képez-e, akkor ez egy jogtanácsos vagy az Ön esetében illetékes felügyeleti szerv felé intézendő kérdés. A ferropas.eu passzportokat az Ön és szállítói által benyújtott adatok alapján állítja össze, de nem nyilatkozik meglévő dokumentációja jogi státuszáról.
Szeretné tudni, hol áll vállalata most, fiók létrehozása nélkül? Végezzen ingyenes gyors felmérést, vagy böngésszen a gyakran feltett kérdések között a digitális termékpasszról hogy megtudja, melyik lépés a legkézenfekvőbb az Ön számára.