Lorsqu'une entreprise regarde pour la première fois le passeport produit numérique, elle cherche souvent un nouveau système dans lequel tout doit être saisi à nouveau. C'est l'erreur la plus fréquente : les entreprises traitent le passeport comme un processus entièrement distinct, alors que les certificats d'acier, les déclarations de conformité et les dossiers de qualité existants contiennent déjà une grande partie des données demandées.
La conséquence est un double emploi et, pire encore, des données qui ne correspondent plus les unes aux autres au fil du temps. Un collaborateur modifie une valeur dans un système, mais oublie que la même valeur figure également dans le passeport. La solution n'est pas un système supplémentaire, mais l'interconnexion de sources qui existent déjà.
Ce qui se passe mal en pratique
Le schéma le plus courant est le suivant : un responsable qualité remplit manuellement le passeport produit numérique sur la base d'un PDF d'un certificat 3.1, alors que ce même certificat est déjà stocké dans un autre système. À chaque nouveau lot d'acier, ce travail est répété, indépendamment des archives existantes. Dès qu'il y a un changement, par exemple un complément à la composition ou une origine corrigée, celui-ci n'est parfois apporté que dans le document original et non dans le passeport.
Une deuxième erreur similaire est que les entreprises pensent que le passeport produit numérique remplace une obligation existante, comme le marquage CE ou le dossier technique en vertu de la réglementation sur la sécurité des produits. Le règlement relatif au passeport produit s'ajoute à ces règles, il ne les remplace pas. Quelle documentation est exactement obligatoire pour vos produits et comment elle se rapporte les unes aux autres est une question sur laquelle vous devriez de préférence demander conseil à un juriste ou à l'autorité de surveillance compétente.
Pourquoi ce problème n'est souvent pas immédiatement apparent
Tant que les passeports ne sont pas obligatoires, une entreprise remarque à peine ce problème. Ce n'est que lorsque les premiers lots reçoivent effectivement un passeport qu'il s'avère que les données source sont dispersées dans plusieurs départements : l'approvisionnement dispose des déclarations des fournisseurs, la qualité dispose des certificats, et l'administration des ventes dispose des données de lot. Personne n'a accès à l'image complète, et le passeport est donc composé de fragments qui ne sont pas toujours coordonnés les uns avec les autres.
Comment vous l'évitez
L'essentiel est simple : commencez par faire l'inventaire de la documentation que vous avez déjà, avant de recommencer à collecter des données. Cela signifie vérifier où les certificats de matériaux, les déclarations de conformité et les données d'origine se trouvent actuellement, et qui en est responsable. Ce n'est qu'après cela qu'il est judicieux de déterminer quelles données manquent et où il convient de les enregistrer.
Il est également utile de discuter avec votre fournisseur de logiciels pour voir si les fichiers et systèmes existants peuvent être connectés au passeport, plutôt que de devoir retaper les données manuellement. De cette façon, il n'y a qu'une seule source de vérité, et vous ne travaillez pas avec deux versions des mêmes informations. Pour les entreprises qui ne savent pas encore où leur propre documentation fait défaut, le questionnaire qui en quelques minutes donne une indication offre une première orientation.
Ce que cela signifie pour votre propre situation
La façon dont votre documentation existante s'aligne exactement sur les exigences du passeport produit numérique dépend de votre rôle dans la chaîne et des produits que vous fournissez. C'est quelque chose qui varie d'une entreprise à l'autre et sur lequel on ne peut faire aucune déclaration générale. La banque de connaissances avec des thèmes par situation montre les questions qui se posent à ce sujet, et l'explication sur l'origine de nos informations montre comment nous collectons et tenons à jour ces données.
Si vous hésitez à savoir si un certificat existant ou un dossier constitue une base suffisante, c'est une question à poser à un juriste ou à l'autorité de contrôle compétente dans votre cas. Ferropas.eu compose les passeports sur la base des données que vous et vos fournisseurs fournissez, mais ne se prononce pas sur le statut juridique de votre documentation existante.
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