Kto po raz pierwszy zagląda do cyfrowego paszportu produktu, często szuka nowego systemu, w którym wszystko będzie wpisane od nowa. To jest najczęstszy błąd: firmy traktują paszport jako całkowicie odrębny projekt, podczas gdy certyfikaty stalowe, deklaracje zgodności i istniejące dokumenty jakości zawierają już dużą część żądanych danych.
Skutkiem jest duplikacja pracy i, co gorsza, dane, które z czasem przestają być ze sobą zgodne. Pracownik modyfikuje wartość w jednym systemie, ale zapomina, że ta sama wartość znajduje się również w paszporcie. Rozwiązanie leży nie w jeszcze jednym systemie, ale w łączeniu źródeł, które już istnieją.
Co w praktyce idzie nie tak
Najczęstszy schemat to następujący: pracownik ds. jakości ręcznie wypełnia cyfrowy paszport produktu na podstawie pliku PDF certyfikatu 3.1, podczas gdy ten sam certyfikat jest już przechowywany w innym systemie. Przy każdej nowej partii stali ta praca jest powtarzana, niezależnie od istniejącego archiwum. Gdy coś się zmieni, na przykład uzupełnienie składu lub poprawiona pochodzenie, czasami zmiana jest wprowadzana tylko w dokumencie oryginalnym i nie w paszporcie.
Drugi, podobny błąd polegający na tym, że firmy myślą, iż cyfrowy paszport produktu zastępuje istniejący obowiązek, taki jak znakowanie CE lub dokumentacja techniczna zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie produktów. Rozporządzenie w sprawie paszportu produktu jest uzupełniające do tych przepisów, a nie zastępuje je. To, jaka dokumentacja jest dokładnie obowiązkowa dla Twoich produktów i jak się do siebie odnosi, to kwestia, w której najlepiej poprosić o poradę prawnika lub właściwego organu nadzoru.
Dlaczego to często nie jest od razu widoczne
Dopóki paszporty nie będą obowiązkowe, firma trudno zauważy ten problem. Dopiero gdy pierwsze partie zostaną faktycznie wyposażone w paszport, okazuje się, że dane źródłowe są rozproszone na wielu działach: zakupy mają deklaracje dostawców, jakość ma certyfikaty, a administracja sprzedaży ma dane partii. Nikt nie ma dostępu do pełnego obrazu, a zatem paszport składa się z luźnych części, które nie zawsze są ze sobą skoordynowane.
Jak tego uniknać
Istota jest prosta: najpierw sprawdź, jaką dokumentację już posiadasz, zanim zaczniesz ponownie gromadzić dane. Oznacza to sprawdzenie, gdzie znajdują się certyfikaty materiałów, deklaracje zgodności i dane dotyczące pochodzenia, i kto za nie odpowiada. Dopiero potem warto określić, jakie dane brakują i w którym miejscu najlepiej je zapisać.
Pomaga również omówienie ze swoim dostawcą oprogramowania, czy istniejące pliki i systemy mogą być połączone z paszportem, zamiast ręcznego przepisywania danych. W ten sposób pozostajesz z jednym źródłem prawdy i nie pracujesz z dwiema wersjami tych samych informacji. Dla firm, które nie wiedzą, gdzie brakuje im własnej dokumentacji, lista kontrolna, która w kilka minut daje wskazówkę daje pierwsze wskazanie.
Co to oznacza dla Twojej sytuacji
To, czy i jak dokładnie Twoja istniejąca dokumentacja dostosowuje się do wymagań cyfrowego paszportu produktu, zależy od Twojej roli w łańcuchu i produktów, które dostarczasz. To coś, co różni się między firmami i na co nie można udzielić ogólnego wyroku. Plik baza wiedzy z tematami dla różnych sytuacji pokazuje, jakie kwestie wchodzą w grę, i objaśnienie pochodzenia naszych informacji pokazuje, jak zbieramy i aktualizujemy te dane.
Jeśli mają Państwo wątpliwości, czy istniejący certyfikat lub dokumentacja stanowią wystarczającą podstawę, jest to pytanie dla prawnika lub dla organu nadzoru właściwego w Państwa przypadku. Ferropas.eu opracowuje paszporty na podstawie danych dostarczanych przez Państwa i Państwa dostawców, ale nie wydaje opinii na temat statusu prawnego istniejącej dokumentacji.
Czy chcą Państwo wiedzieć, gdzie znajduje się obecnie Państwa przedsiębiorstwo, bez natychmiastowego tworzenia konta? Przeprowadźcie bezpłatną szybką ocenę lub przejrzyjcie najczęściej zadawane pytania dotyczące cyfrowego paszportu produktu aby zobaczyć, który krok jest dla Państwa najbardziej odpowiedni.