Wer sich zum ersten Mal mit dem digitalen Produktpass befasst, sucht oft nach einem neuen System, in das alles neu eingegeben wird. Das ist der häufigste Fehler: Unternehmen behandeln den Pass als völlig separates Projekt, während Stahlzertifikate, Konformitätserklärungen und bestehende Qualitätsdossiers bereits einen großen Teil der angeforderten Daten enthalten.
Die Folge ist doppelte Arbeit und, noch schlimmer, Daten, die mit der Zeit nicht mehr übereinstimmen. Ein Mitarbeiter ändert einen Wert in dem einen System, vergisst aber, dass derselbe Wert auch im Pass vorhanden ist. Die Lösung liegt nicht in noch einem System, sondern in der Verknüpfung von Quellen, die bereits vorhanden sind.
Was in der Praxis schiefgeht
Das häufigste Muster ist dieses: Ein Qualitätsmitarbeiter füllt den digitalen Produktpass manuell basierend auf einer PDF eines 3.1-Zertifikats aus, während dasselbe Zertifikat bereits in einem anderen System gespeichert ist. Bei jeder neuen Stahlcharge wird diese Arbeit wiederholt, getrennt vom bestehenden Archiv. Sobald sich etwas ändert, beispielsweise eine Ergänzung der Zusammensetzung oder ein korrigierter Ursprung, wird das manchmal nur im Originaldokument angepasst und nicht im Pass.
Ein zweiter, ähnlicher Fehler besteht darin, dass Unternehmen meinen, der digitale Produktpass ersetze eine bestehende Verpflichtung, wie die CE-Kennzeichnung oder die technische Dokumentation gemäß Produktsicherheitsbestimmungen. Die Verordnung für den Produktpass steht neben diesen Bestimmungen, nicht an ihrer Stelle. Welche Dokumentation für Ihre Produkte genau erforderlich ist und wie sie sich zueinander verhält, ist etwas, zu dem Sie am besten einen Jurist oder die zuständige Behörde befragen sollten.
Warum dies oft nicht sofort auffällt
Solange Pässe noch nicht vorgeschrieben sind, bemerkt ein Unternehmen dieses Problem kaum. Erst wenn die ersten Chargen tatsächlich mit einem Pass versehen werden, stellt sich heraus, dass die Rohdaten über mehrere Abteilungen verteilt sind: Einkauf hat die Lieferantenerklärungen, Qualität hat die Zertifikate, und die Verkaufsverwaltung hat die Chargendaten. Niemand hat einen Überblick über das Gesamtbild, und daher wird der Pass aus einzelnen Teilen zusammengestellt, die nicht immer aufeinander abgestimmt sind.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern ist einfach: Erfassen Sie zunächst, welche Dokumentation Sie bereits haben, bevor Sie Daten erneut sammeln. Das bedeutet, überprüfen Sie, wo Materialzertifikate, Konformitätserklärungen und Herkunftsdaten bereits vorhanden sind, und wer dafür verantwortlich ist. Erst danach ist es sinnvoll zu bestimmen, welche Daten fehlen und an welcher Stelle sie am besten erfasst werden.
Es hilft auch, mit Ihrem Softwareanbieter zu besprechen, ob bestehende Dateien und Systeme mit dem Pass verknüpft werden können, anstatt dass Daten manuell abgetippt werden. So bleibt es eine einzige Informationsquelle, und Sie arbeiten nicht mit zwei Versionen derselben Information. Für Unternehmen, die noch nicht wissen, wo ihre eigene Dokumentation Lücken aufweist, bietet der Fragenkatalog, der in wenigen Minuten eine Orientierung gibt eine erste Richtung.
Was dies für Ihre eigene Situation bedeutet
Ob und wie Ihre bestehende Dokumentation genau den Anforderungen des digitalen Produktpasses entspricht, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette und von den Produkten ab, die Sie liefern. Das ist etwas, das sich je Unternehmen unterscheidet und zu dem keine allgemeine Aussage gemacht werden kann. Die Wissensdatenbank mit Themen je Situation zeigt, welche Fragen dabei eine Rolle spielen, und die Erläuterung zur Herkunft unserer Informationen zeigt, wie wir diese Daten erfassen und aktuell halten.
Wenn Sie unsicher sind, ob ein bestehendes Zertifikat oder eine bestehende Akte eine ausreichende Grundlage darstellt, ist dies eine Frage für einen Juristen oder für die in Ihrem Fall zuständige Aufsichtsbehörde. Ferropas.eu stellt Pässe auf der Grundlage der Daten zusammen, die Sie und Ihre Lieferanten bereitstellen, trifft aber keine Aussage über den rechtlichen Status Ihrer bestehenden Dokumentation.
Möchten Sie wissen, wo Ihr Unternehmen derzeit steht, ohne sofort ein Konto zu erstellen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch den am häufigsten gestellten Fragen zum digitalen Produktpass um zu sehen, welcher Schritt für Sie am naheliegendsten ist.