Pro většinu podniků uplyne osm až patnáct týdnů mezi okamžikem, kdy se začnou orientovat na poskytovatele softwaru pro digitální průchodní list, a okamžikem, kdy je připravena smlouva. U některých skupin výrobků a při přítomnosti kontaktní osoby, která se může rychle rozhodovat, to trvá kratší dobu. Pokud má podnik více poboček, má oddělení nákupu, které chce nejdříve porovnat nabídky, nebo IT-prostředí, které je třeba nejdříve zmapovat, proces se často táhne několik měsíců.
Samotné nařízení neurčuje lhůtu, v níž si musíte poskytovatele vybrat. Co je však jisté, je to, že povinnost předložit průchodní list vstupuje v platnost osmnáct měsíců poté, co je publikován první delegovaný akt pro železo a ocel. Tento akt se v pracovním plánu Evropské komise na rok 2026 očekává, ale datum ještě není určeno. Doba trvání vlastního výběrového procesu se tedy počítá jako součást času, který potřebujete, abyste byli včas připraveni, ne jako samostatná povinnost.
Co určuje dobu trvání v praxi
Tři faktory vysvětlují převážnou část rozdílu mezi osmi a patnácti týdny. První je počet skupin výrobků a zemí původu, které vedete: čím více variant, tím více otázek musí poskytovatel zodpovědět o připojeních a formátech dat. Druhá je interní rozhodování: podniky, kde ředitel, nákupčí a osoba odpovídající za dodávku dat od začátku sedí pohromadě, dokončují proces rychleji než podniky, kde tyto role fungují samostatně. Třetím faktorem je stávající IT-prostředí. Poskytovatel, který se musí připojit na zastaralý balíček ERP, potřebuje více času na technické posouzení než poskytovatel, který pracuje s moderním, dobře zdokumentovaným prostředím.
Kroky, které určují čas
Výběrový proces se obvykle skládá z orientační fáze, kola nabídek, technického testování a vyjednávání smlouvy. Orientační fáze, kdy posuzujete, kteří poskytovatelé existují a co přesně nabízejí, trvá obvykle jeden až dva týdny. Kolo nabídek, kdy požádáte dva nebo tři subjekty o konkrétní návrh, trvá často tři až čtyři týdny, zejména proto, že sami poskytovatelé potřebují čas na pochopení vaší situace. Technické testování, které zkoumá, jak se průchodní list připojuje na vaši stávající správu, je fází, která se nejčastěji táhne. Samotné vyjednávání smlouvy, včetně dohod o hostingu, odpovědnosti a dodávce dat, zabere v průměru dalších dva až tři týdny.
Kde se proces v praxi zasekuje
Nejčastější zpoždění nevzniká u poskytovatele, ale v samotném podniku. Často není jasné, kdo jaké údaje dodává: nákupčí má certifikáty od výrobce, pracovník kvality má výsledky testů a nikdo to dosud nedal dohromady. Druhým se opakujícím úzkým místem je nejistota o vlastní roli v řetězci: podnik, který pouze oceluje nebo prodává dále, má jiné povinnosti než výrobce nebo dovozce, a to do jisté míry určuje, který poskytovatel a jaký typ služby je vhodný. Třetí zpoždění vzniká, když podniky čekají, až budou známy přesné povinnosti, než si vyberu poskytovatele, zatímco nastavení toku dat a testování připojení samotné vyžadují čas, který si můžete naplánovat předem.
Plánování dopředu bez pevného termínu
Protože přesné datum vstupu v platnost zatím není stanoven, je obtížné si sami sebe nastavit pevný termín. Je však jasné, že osmnáct měsíců po zveřejnění delegovaného aktu je krátká doba, pokud právě v tu chvíli teprve začnete s výběrem dodavatele, sběrem údajů a testováním propojení. Podniky, které si nyní ověří, jaké informace mají k dispozici a jaké otázky chce položit dodavateli, zabrání tomu, aby se fáze výběru překrývala s obdobím, kdy se povinnost již uplatňuje. V vědomostní banku s vysvětlením podle tématu je popsáno podle situace, jaké údaje jsou obvykle potřebné a jaké otázky se k nim vztahují.
To, zda musí váš podnik v tuto chvíli již podnikat konkrétní kroky, závisí na vaší roli v dodavatelském řetězci, počtu produktů, které nabízíte, a zemích, do kterých dodáváte. S se v několika otázkách dozvíte, kde se nacházíte získáte první orientaci bez nutnosti mít účet. Chcete-li vědět, jak jsou údaje pro pas přesně shromažďovány a odkud pocházejí, přečtěte si to v části jak my shromažďujeme a zpracováváme údaje. Na otázky, které jsou mírně specifičtější, než se tímto článkem zabývá, jako jsou rozdíly mezi dodavateli nebo způsob, jakým se sjednocuje smlouva, čekají odpovědi na praktické otázky připraveny.
Tento text popisuje obecné modely v procesech výběru a není poradenství o vaší specifické situaci nebo smlouvě. Oficiální znění nařízení a příslušný dozorující orgán jsou určitým zdrojem pro přesné povinnosti, které se vztahují na váš podnik, a aktuální stav delegovaného aktu.
Chcete-li bez povinností ověřit, kde se váš podnik nachází, proveďte bezplatné rychlé skenování nebo si prohlédněte témata v databázi znalostí.