Useimmissa yrityksissä kuluu kahdesta neljääntoista viikkoa siihen, kun ne orientoituvat digitaalisen tuotepassin ohjelmistotoimittajaan, ja siihen, kun sopimus on allekirjoitettu. Yksittäisillä tuoteryhmillä ja nopeasti päätöksentekoon kykenevällä yhteyshenkilöllä prosessi voi olla nopeampi. Useilla toimipisteillä, ostosapilla, joka haluaa vertailla tarjouksia, tai IT-ympäristöllä, joka on ensin kartoitettava, prosessi venyi usein muutamaksi kuukaudeksi.
Asetus ei määrää aikarajaa, jonka kuluessa toimittaja on valittava. Se, mikä on vahvistettua, on se, että passin näyttämisvelvoite alkaa kahdeksantoista kuukautta sen jälkeen, kun raudan ja teräksen ensimmäinen delegoitu säädös on julkaistu. Tämä säädös odotetaan Euroopan komission työohjelmassa vuodelle 2026, mutta päivämäärä ei ole vielä päätetty. Näin ollen oman valintaprosessisi läpimenoaika lasketaan osaksi aikaa, joka sinulla on ollaksesi ajoissa valmis, ei velvoitteeksi sinänsä.
Mitä käytännössä määrittää läpimenoajan
Kolme tekijää selittävät suurimman osan erosta kahden ja viidentoista viikon välillä. Ensimmäinen on tuoteryhmien ja alkuperämaiden lukumäärä, joita tarjoat: mitä enemmän variantteja, sitä enemmän kysymyksiä toimittajan on vastattava kytkennöistä ja datamuodoista. Toinen on sisäinen päätöksenteko: yritykset, joissa johtaja, ostaja ja tiedon toimittaja istuvat yhdessä alusta alkaen, päättävät prosessin nopeammin kuin yritykset, joissa nämä roolit toimivat toisistaan erillään. Kolmas tekijä on olemassa oleva IT-ympäristö. Toimittajalla, joka joutuu liittyä vanhentuneeseen ERP-pakettiin, kestää pidempään teknisen arvion tekeminen kuin toimittajalla, joka työskentelee modernin, hyvin dokumentoidun ympäristön kanssa.
Vaiheet, jotka määrittävät ajan
Valintaprosessi koostuu yleensä orientaatiovaiheesta, tarjouskilpailusta, teknisestä testistä ja sopimuksen neuvotteluista. Orientaatiovaihe, jossa tutkit, mitkä toimittajat ovat olemassa ja mitä he tarjoavat, kestää yleensä yhden tai kaksi viikkoa. Tarjouskilpailu, jossa pyydät kahdelta tai kolmelta osapuolelta konkreettista ehdotusta, kestää usein kolme tai neljä viikkoa, osittain siksi, että toimittajat tarvitsevat itse aikaa tilanteesi ymmärtämiseen. Tekninen testi, jossa tarkistetaan, miten passi liittyy nykyiseen hallintoon, on vaihe, joka useimmiten venyi. Sopimuksen neuvottelu itsensä, mukaan lukien isännöinnistä, vastuusta ja tietojen toimittamisesta tehdyt sopimukset, kestävät keskimäärin vielä kaksi tai kolme viikkoa.
Missä prosessi käytännössä pysähtyy
Yleisin viivästyminen ei tapahdu toimittajalla, vaan omassa yrityksessä. Usein ei ole selvää, kuka toimittaa mitä tietoja: ostajalla on valmistajan sertifikaatit, laatutyöntekijällä on testitulokset, eikä kukaan ole aiemmin koonnut niitä yhteen. Toinen toistuva pullonkaula on epävarmuus omasta roolista ketjussa: yritys, joka vain käsittelee tai myy uudelleen terästä, on eri velvoitteiden alainen kuin valmistaja tai maahantuoja, ja se määrittää osittain, mikä toimittaja ja millainen palvelu on sopiva. Kolmas viivästyminen ilmenee, kun yritykset odottavat, kunnes tarkat velvoitteet tunnetaan ennen toimittajan valintaa, vaikka tietovirran järjestäminen ja kytkennän testaus vievät juuri aikaa, jonka voit etukäteen suunnitella.
Suunnitella etukäteen ilman varmaa päivämäärää
Koska tarkka voimaantulopäivä ei ole vielä määritetty, on vaikea asettaa itselleen tiukkaa määräaikaa. On kuitenkin selvää, että delegoidun säädöksen julkaisemisen jälkeisen kahdeksantoista kuukauden aikana on vähän aikaa, jos aloitatte toimittajan valitsemisen, tietojen keräämisen ja yhteyden testaamisen vasta silloin. Yritykset, jotka jo nyt tutkivat, mitä tietoja niillä on saatavilla ja mitä kysymyksiä ne haluavat esittää toimittajalle, estävät sen, että valintavaihe osuu samaan aikaan kuin velvoite on jo tullut voimaan. Sovelluksessa tietopankista, jossa on selitys aiheittain kuvataan tilannekohtaisesti, mitä tietoja yleensä tarvitaan ja mitä kysymyksiä niihin liittyy.
Se, pitääkö yrityksenne tällä hetkellä jo ryhtyä konkreettisiin toimiin, riippuu ketjussa olevasta roolistanne, toimittamiensa tuotteiden lukumäärästä ja maista, joille toimitatte. Kohdassa näette muutamalla kysymyksellä, missä olette saatte ensimmäisen käsityksen ilman tarvetta luoda tiliä. Jos haluatte tietää, miten pasaportin tiedot tarkalleen kerätään ja mistä ne tulevat, luette sen kohdassa miten keräämme ja käsittelemme tietoja. Kysymyksiin, jotka ovat hieman erityisempiä kuin mitä tämä artikkeli käsittelee, kuten eroista toimittajien välillä tai tavasta, jolla sopimus laaditaan, on vastauksia osiossa vastaukset käytännön kysymyksiin valmiina.
Tämä teksti kuvaa valintaprosessien yleisiä malleja eikä ole neuvoa tilanteestanne tai sopimuksestanne. Yritykselleen soveltuvista tarkoista velvoitteista ja delegoidun säädöksen nykyisestä tilasta oikea lähde on säädöksen virallinen teksti ja asiaankuuluva valvontaviranomainen.
Jos haluatte ilman velvoitteita tutkia, missä yrityksenne on, suorittakaa ilmainen pikakysely tai selaa aihealueita tietopankissa.