Bei den meisten Unternehmen liegen acht bis fünfzehn Wochen zwischen dem Moment, in dem sie sich über einen Softwareanbieter für das digitale Produktpass informieren, und dem Moment, in dem ein Vertrag vorliegt. Bei einer einzelnen Produktgruppe und einem Ansprechpartner, der schnell entscheiden kann, geht es schneller. Bei mehreren Standorten, einer Einkaufsabteilung, die zuerst Angebote vergleichen möchte, oder einer IT-Umgebung, die zunächst analysiert werden muss, dauert es oft mehrere Monate.
Die Verordnung selbst schreibt keine Frist vor, innerhalb derer Sie einen Anbieter auswählen müssen. Was jedoch feststeht, ist, dass die Verpflichtung zur Vorlage eines Passes achtzehn Monate nach der Veröffentlichung der ersten delegierten Maßnahme für Eisen und Stahl beginnt. Diese Maßnahme wird im Arbeitsplan der Europäischen Kommission für 2026 erwartet, aber das Datum ist noch nicht festgelegt. Die Durchlaufzeit Ihres eigenen Auswahlprozesses zählt daher als Teil der Zeit, die Sie benötigen, um rechtzeitig fertig zu sein, nicht als eigenständige Verpflichtung.
Was die Durchlaufzeit in der Praxis bestimmt
Drei Faktoren erklären den größten Teil des Unterschieds zwischen acht und fünfzehn Wochen. Der erste ist die Anzahl der Produktgruppen und Herkunftsländer, die Sie führen: je mehr Varianten, desto mehr Fragen muss ein Anbieter über Kopplungen und Datenformate beantworten. Der zweite ist die interne Entscheidungsfindung: Unternehmen, in denen der Geschäftsführer, der Einkäufer und derjenige, der die Daten liefert, von Anfang an zusammen am Tisch sitzen, schließen den Prozess schneller ab als Unternehmen, in denen diese Rollen unabhängig voneinander arbeiten. Der dritte Faktor ist die bestehende IT-Umgebung. Ein Anbieter, der an ein veraltetes ERP-Paket angebunden werden muss, benötigt mehr Zeit für eine technische Bewertung als ein Anbieter, der mit einer modernen, gut dokumentierten Umgebung arbeitet.
Die Schritte, die die Zeit bestimmen
Ein Auswahlverfahren besteht in der Regel aus einer Orientierungsphase, einer Angebotsrunde, einer technischen Überprüfung und einer Vertragsverhandlung. Die Orientierungsphase, in der Sie prüfen, welche Anbieter es gibt und was sie genau anbieten, dauert in der Regel ein bis zwei Wochen. Die Angebotsrunde, in der Sie zwei oder drei Parteien um einen konkreten Vorschlag bitten, dauert oft drei bis vier Wochen, auch weil die Anbieter selbst Zeit benötigen, um Ihre Situation zu verstehen. Die technische Überprüfung, in der untersucht wird, wie der Pass an Ihre aktuelle Verwaltung angebunden wird, ist die Phase, die am häufigsten überläuft. Die Vertragsverhandlung selbst, einschließlich Vereinbarungen über Hosting, Haftung und Datenbeschaffung, dauert durchschnittlich noch zwei bis drei Wochen.
Wo das Verfahren in der Praxis stecken bleibt
Die häufigste Verzögerung entsteht nicht beim Anbieter, sondern innerhalb des eigenen Unternehmens. Oft ist nicht klar, wer welche Daten liefert: der Einkäufer hat die Zertifikate des Herstellers, der Qualitätsbeauftragte hat die Testergebnisse, und niemand hat dies bisher zusammengebracht. Ein zweites wiederkehrendes Engpass ist Unsicherheit über die eigene Rolle in der Lieferkette: ein Unternehmen, das Stahl nur verarbeitet oder weiterverkauft, hat andere Verpflichtungen als ein Hersteller oder Importeur, und dies bestimmt auch, welcher Anbieter und welche Art von Dienst geeignet ist. Eine dritte Verzögerung entsteht, wenn Unternehmen warten, bis die genauen Verpflichtungen bekannt sind, bevor sie einen Anbieter auswählen, während die Einrichtung des Datenflusses und das Testen einer Koppelung gerade Zeit kosten, die Sie im Voraus einplanen können.
Vorausplanung ohne festgelegten Enddatum
Weil das genaue Stichtag noch nicht feststeht, ist es schwierig, sich selbst eine verbindliche Frist zu setzen. Allerdings ist klar, dass achtzehn Monate nach Veröffentlichung der delegierten Handlung wenig Zeit bleiben, wenn Sie erst dann damit beginnen, einen Anbieter auszuwählen, Daten zu sammeln und eine Schnittstelle zu testen. Unternehmen, die schon jetzt überprüfen, welche Informationen sie im Haus haben und welche Fragen sie an einen Anbieter stellen möchten, vermeiden, dass die Auswahlphase mit dem Zeitraum zusammenfällt, in dem die Verpflichtung bereits Geltung hat. In die Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema wird pro Situation beschrieben, welche Daten typischerweise erforderlich sind und welche Fragen dazu gehören.
Ob Ihr Unternehmen derzeit bereits konkrete Schritte unternehmen muss, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette, der Anzahl der Produkte, die Sie führen, und den Ländern ab, an die Sie liefern. Mit in ein paar Fragen sehen, wo Sie stehen erhalten Sie eine erste Orientierung, ohne dass Sie dafür ein Konto benötigen. Wenn Sie wissen möchten, wie die Daten für ein Produktpass genau erfasst werden und woher sie stammen, lesen Sie das unter wie wir Daten sammeln und verarbeiten. Für Fragen, die etwas spezifischer sind als in diesem Artikel behandelt, wie etwa die Unterschiede zwischen Anbietern oder die Art und Weise, wie ein Vertrag aufgestellt wird, stehen Antworten auf praktische Fragen bereit.
Dieser Text beschreibt allgemeine Muster in Auswahlverfahren und stellt keine Beratung zu Ihrer speziellen Situation oder Ihrem Vertrag dar. Für die genauen Verpflichtungen, die für Ihr Unternehmen gelten, und für den aktuellen Stand der delegierten Handlung ist der offizielle Text der Verordnung und die zuständige Aufsichtsbehörde die richtige Anlaufstelle.
Wenn Sie unverbindlich überprüfen möchten, wo Ihr Unternehmen steht, führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank.