Dla większości firm między momentem, w którym orientują się na dostawcę oprogramowania dla cyfrowego paszportu produktu, a momentem podpisania umowy, upływa od ośmiu do piętnastu tygodni. W przypadku pojedynczej grupy produktów i punktu kontaktowego, który może szybko podejmować decyzje, proces przebiega szybciej. Gdy firma ma wiele oddziałów, dział zakupów, który chce najpierw porównać oferty, lub otoczenie IT, które musi być najpierw przeanalizowane, proces często wydłuża się do kilku miesięcy.
Samo rozporządzenie nie przewiduje terminu, w jakim należy wybrać dostawcę. Ustalone jest natomiast, że obowiązek wykazania paszportu wchodzi w życie osiemnaście miesięcy po opublikowaniu pierwszej delegowanej ustawy dotyczącej żelaza i stali. Oczekuje się, że rozporządzenie to pojawi się w planie pracy Komisji Europejskiej na 2026 rok, ale data nie jest jeszcze ostateczna. Czas trwania Waszego własnego procesu wyboru stanowi zatem część czasu potrzebnego na terminową realizację zadania, a nie samodzielny obowiązek.
Co determinuje czas trwania procesu w praktyce
Trzy czynniki wyjaśniają większość różnicy między ośmioma a piętnastu tygodniami. Pierwszym jest liczba grup produktów i krajów pochodzenia, które obejmujecie: im więcej wariantów, tym więcej pytań dostawca musi zadać dotyczących połączeń i formatów danych. Drugi to wewnętrzne procesy decyzyjne: w firmach, gdzie dyrektor, zakupujący i osoba odpowiadająca za dostarczanie danych od początku współpracują przy wspólnym stole, proces przebiega szybciej niż w firmach, gdzie te role działają niezależnie. Trzecim czynnikiem jest istniejące otoczenie IT. Dostawca, który musi się łączyć ze przestarzałym pakietem ERP, potrzebuje więcej czasu na ocenę techniczną niż dostawca pracujący ze współczesnym, dobrze udokumentowanym otoczeniem.
Etapy determinujące czas
Proces wyboru zwykle składa się z fazy orientacyjnej, rundy ofertowej, testu technicznego i negocjacji umowy. Faza orientacyjna, w której sprawdzacie, którzy dostawcy są dostępni i co dokładnie oferują, zwykle trwa od jednego do dwóch tygodni. Runda ofertowa, w której prosicie dwie lub trzy strony o konkretną propozycję, zazwyczaj trwa trzy do czterech tygodni, również dlatego, że dostawcy potrzebują czasu na zrozumienie Waszej sytuacji. Test techniczny, w którym sprawdza się, jak paszport integruje się z Waszą obecną administracją, jest etapem, który najczęściej się przedłuża. Sama negocjacja umowy, z uwzględnieniem umów dotyczących hostingu, odpowiedzialności i dostarczania danych, średnio zajmuje jeszcze dwa do trzech tygodni.
Gdzie proces w praktyce się blokuje
Najczęstsza opóźnienie nie pochodzi od dostawcy, ale wewnątrz samej firmy. Często nie jest jasne, kto dostarcza jakie dane: zakupujący ma certyfikaty od producenta, pracownik ds. jakości ma wyniki testów, a nikt wcześniej tego nie zebrał razem. Drugi powtarzający się punkt krytyczny to niepewność dotycząca własnej roli w łańcuchu: firma, która jedynie przetwarza lub odsprzedaje stal, ma inne obowiązki niż producent lub importer, co wpływa na wybór dostawcy i rodzaj usługi, która jest odpowiednia. Trzecie opóźnienie pojawia się, gdy firmy czekają na poznanie dokładnych obowiązków przed wyborem dostawcy, podczas gdy organizacja przepływu danych i testowanie połączenia wymagają czasu, który można zaplanować z wyprzedzeniem.
Planowanie na przyszłość bez ostatecznej daty
Ponieważ dokładna data wejścia w życie nie jest jeszcze ustalona, trudno jest wyznaczyć sobie twardy termin. Jednak jasne jest, że osiemnaście miesięcy po opublikowaniu aktu delegowanego to zbyt krótko, jeśli dopiero wtedy zaczniesz wybierać dostawcę, zbierać dane i testować integrację. Firmy, które już teraz sprawdzą, jakie informacje posiadają, i jakie pytania chciałyby zadać dostawcy, unikną sytuacji, w której faza wyboru pokrywa się z okresem, w którym obowiązek już obowiązuje. W bazę wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu opisano przypadkowo, które dane zwykle są potrzebne i jakie pytania z nimi się wiążą.
To, czy Twoja firma powinna podjąć już konkretne kroki, zależy od Twojej roli w łańcuchu, liczby produktów, które oferujesz, i krajów, do których dostarczasz. Dzięki na kilka pytań sprawdzisz swoją sytuację otrzymasz wstępne wskazanie bez konieczności posiadania konta. Jeśli chcesz wiedzieć, jak dokładnie dane do paszportu są zbierane i skąd pochodzą, przeczytaj to w jak zbieramy i przetwarzamy dane. W przypadku pytań bardziej szczegółowych niż to, co opisuje ten artykuł, takich jak różnice między dostawcami lub sposób opracowania umowy, znajdziesz odpowiedzi na pytania praktyczne gotowe.
Tekst ten opisuje ogólne wzorce w procesach selekcji i nie stanowi porady dotyczącej Twojej konkretnej sytuacji lub umowy. W kwestii dokładnych obowiązków mających zastosowanie do Twojej firmy oraz aktualnego stanu aktu delegowanego wiarygodnym źródłem jest oficjalny tekst rozporządzenia i właściwy organ nadzoru.
Jeśli chcesz bez zobowiązań sprawdzić, gdzie stoi Twoja firma, skorzystaj z bezpłatnej szybkiej oceny lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy.