Pour la plupart des entreprises, il s'écoule huit à quinze semaines entre le moment où elles explorent les options auprès d'un fournisseur de logiciels pour le passeport numérique des produits et le moment où un contrat est signé. Dans quelques cas particuliers et avec un interlocuteur capable de décider rapidement, le processus est plus rapide. Si l'entreprise dispose de plusieurs établissements, d'un service d'approvisionnement qui souhaite d'abord comparer les devis, ou d'un environnement informatique à cartographier en premier lieu, le délai s'allonge souvent de plusieurs mois.
Le règlement lui-même ne fixe aucun délai dans lequel vous devez choisir un fournisseur. Ce qui est établi, en revanche, c'est que l'obligation de présenter un passeport prend effet dix-huit mois après la publication du premier acte délégué pour le fer et l'acier. Cet acte est attendu dans le plan de travail de la Commission européenne pour 2026, mais la date n'est pas encore fixée. Le délai d'exécution de votre propre processus de sélection compte donc comme faisant partie du temps dont vous avez besoin pour être prêt à temps, et non comme une obligation en soi.
Ce qui détermine le délai d'exécution dans la pratique
Trois facteurs expliquent la majeure partie de la différence entre huit et quinze semaines. Le premier est le nombre de groupes de produits et de pays d'origine que vous proposez : plus il y a de variantes, plus un fournisseur doit répondre de questions sur les connexions et les formats de données. Le deuxième est la prise de décision interne : les entreprises où le directeur, l'acheteur et la personne chargée de fournir les données sont réunies dès le départ finalisent le processus plus rapidement que celles où ces rôles fonctionnent indépendamment les uns des autres. Le troisième facteur est l'environnement informatique existant. Un fournisseur qui doit se connecter à un progiciel ERP obsolète a besoin de plus de temps pour une évaluation technique qu'un fournisseur qui travaille avec un environnement moderne et bien documenté.
Les étapes qui déterminent le délai
Un processus de sélection comprend généralement une phase d'orientation, un appel d'offres, un test technique et la négociation du contrat. La phase d'orientation, au cours de laquelle vous identifiez les fournisseurs disponibles et ce qu'ils proposent exactement, prend généralement une à deux semaines. L'appel d'offres, au cours duquel vous demandez à deux ou trois prestataires une proposition concrète, dure souvent trois à quatre semaines, notamment parce que les fournisseurs eux-mêmes ont besoin de temps pour comprendre votre situation. Le test technique, qui examine comment le passeport s'intègre dans votre administration actuelle, est la phase qui dépasse le plus souvent les délais prévus. La négociation du contrat lui-même, y compris les accords sur l'hébergement, la responsabilité et la fourniture de données, prend en moyenne deux à trois semaines supplémentaires.
Les points où le processus s'enlise dans la pratique
Le retard le plus courant ne provient pas du fournisseur, mais de l'entreprise elle-même. Souvent, il n'est pas clair qui fournit quelles données : l'acheteur dispose des certificats du fabricant, l'agent d'assurance qualité dispose des résultats des essais, et personne n'a jamais rassemblé cela auparavant. Un deuxième goulot d'étranglement récurrent est l'incertitude quant au rôle propre de l'entreprise dans la chaîne : une entreprise qui transforme ou revend uniquement l'acier a d'autres obligations qu'un fabricant ou un importateur, ce qui détermine également le fournisseur et le type de service appropriés. Un troisième retard survient lorsque les entreprises attendent que les obligations exactes soient connues avant de choisir un fournisseur, alors que la mise en place du flux de données et le test d'une connexion prennent du temps, un temps que vous pouvez planifier à l'avance.
Planifier à l'avance sans date limite fixe
Parce que la date d'entrée en vigueur précise n'est pas encore fixée, il est difficile de vous fixer une échéance ferme. Il est clair que dix-huit mois après la publication de l'acte délégué, c'est peu de temps si vous ne commencez qu'alors à sélectionner un prestataire, à rassembler les données et à tester une connexion. Les entreprises qui examinent dès à présent les informations dont elles disposent et les questions qu'elles veulent poser à un prestataire évitent que la phase de sélection coïncide avec la période où l'obligation est déjà entrée en vigueur. Dans la base de connaissances avec explications par sujet est décrit par situation les données généralement nécessaires et les questions qui s'y rapportent.
Le fait que votre entreprise doive déjà prendre des mesures concrètes à ce stade dépend de votre rôle dans la chaîne, du nombre de produits que vous proposez et des pays auxquels vous livrez. Avec en quelques questions, découvrez où vous en êtes vous obtenez une première indication sans avoir besoin d'un compte. Si vous voulez savoir comment les données d'un passeport sont exactement collectées et d'où elles proviennent, lisez-le dans comment nous collectons et traitons les données. Pour les questions qui sont un peu plus spécifiques que ce que cet article traite, comme les différences entre prestataires ou la manière dont un contrat est rédigé, réponses aux questions pratiques vous attendent.
Ce texte décrit des modèles généraux dans les trajectoires de sélection et n'est pas un avis sur votre situation ou contrat spécifique. Pour les obligations exactes qui s'appliquent à votre entreprise, et pour l'état actuel de l'acte délégué, le texte officiel du règlement et l'autorité de contrôle compétente sont la source appropriée.
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