Para la mayoría de las empresas median entre ocho y quince semanas entre el momento en que se orientan sobre un proveedor de software para el pasaporte digital de producto y el momento en que tienen un contrato firmado. En el caso de un único grupo de productos y un punto de contacto que puede decidir rápidamente, el proceso es más ágil. Cuando hay varias ubicaciones, un departamento de compras que quiere cotejar ofertas, o un entorno de TI que primero debe mapearse, a menudo se extiende a varios meses.
La propia reglamentación no establece un plazo en el que deba elegir un proveedor. Lo que sí es cierto es que la obligación de presentar un pasaporte entra en vigor dieciocho meses después de la publicación de la primera acción delegada para el hierro y el acero. Esta acción se espera en el plan de trabajo de la Comisión Europea para 2026, pero la fecha aún no está confirmada. Por lo tanto, la duración de su propio proceso de selección cuenta como parte del tiempo que necesita para estar listo a tiempo, no como una obligación en sí misma.
Qué determina la duración en la práctica
Tres factores explican la mayor parte de la diferencia entre ocho y quince semanas. El primero es el número de grupos de productos y países de origen que gestiona: cuantas más variantes, más preguntas debe responder un proveedor sobre integraciones y formatos de datos. El segundo es la toma de decisiones interna: las empresas donde el director, el comprador y la persona que proporciona los datos se sientan juntos desde el principio cierran el proceso más rápidamente que aquellas donde estos roles trabajan de forma aislada. El tercer factor es el entorno de TI existente. Un proveedor que debe integrarse con un paquete ERP obsoleto necesita más tiempo para una evaluación técnica que un proveedor que trabaja con un entorno moderno y bien documentado.
Los pasos que determinan el tiempo
Un proceso de selección generalmente consta de una fase de orientación, una ronda de oferta, una prueba técnica y la negociación del contrato. La fase de orientación, en la que verifica qué proveedores hay y qué ofrecen exactamente, suele llevar una o dos semanas. La ronda de oferta, en la que pide a dos o tres proveedores una propuesta concreta, a menudo se extiende de tres a cuatro semanas, en parte porque los proveedores también necesitan tiempo para entender su situación. La prueba técnica, en la que se evalúa cómo se integra el pasaporte en su administración actual, es la fase que más frecuentemente se alarga. La negociación del contrato en sí, incluidos los acuerdos sobre alojamiento, responsabilidad y suministro de datos, requiere en promedio otras dos o tres semanas.
Dónde se atasca el proceso en la práctica
El retraso más frecuente no se produce con el proveedor, sino dentro de la propia empresa. A menudo no está claro quién proporciona cada dato: el comprador tiene los certificados del fabricante, el especialista en calidad tiene los resultados de las pruebas, y nunca se han reunido estos datos en un solo lugar. Un segundo punto de estrangulamiento recurrente es la incertidumbre sobre el propio papel en la cadena: una empresa que solo transforma o revende acero tiene obligaciones distintas a las de un fabricante o importador, lo que también determina qué proveedor y qué tipo de servicio es apropiado. Un tercer retraso se produce cuando las empresas esperan a que se conozcan las obligaciones exactas antes de elegir un proveedor, cuando en realidad la configuración del flujo de datos y la prueba de una integración requieren tiempo que puede planificarse con anticipación.
Planificar con anticipación sin fecha final fija
Dado que la fecha exacta de entrada en vigor aún no está establecida, resulta difícil fijar un plazo definitivo para usted. Sin embargo, está claro que dieciocho meses después de la publicación del acto delegado hay poco tiempo si solo entonces comienza a seleccionar un proveedor, recopilar datos y probar una integración. Las empresas que ahora ya examinan qué información tienen disponible y qué preguntas quieren hacer a un proveedor evitan que la fase de selección coincida con el período en que la obligación ya está en vigor. En el banco de conocimientos con explicación por tema se describe para cada situación qué datos suelen ser necesarios y qué preguntas van asociadas.
Si su empresa debe dar pasos concretos en este momento depende de su función en la cadena, el número de productos que gestiona y los países a los que suministra. Con en unas pocas preguntas ver dónde se encuentra obtiene una primera indicación sin necesidad de contar con una cuenta. Si desea saber exactamente cómo se recopilan los datos para un pasaporte y de dónde proceden, lo lee en cómo recopilamos y procesamos datos. Para preguntas que son algo más específicas de lo que trata este artículo, como las diferencias entre proveedores o la forma en que se elabora un contrato, hay respuestas a preguntas prácticas disponibles.
Este texto describe patrones generales en procesos de selección y no es asesoramiento sobre su situación específica o contrato. Para las obligaciones exactas que aplican a su empresa, y para el estado actual del acto delegado, el texto oficial de la verordena y la autoridad competente son la fuente apropiada.
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