Per la maggior parte delle aziende trascorrono da otto a quindici settimane dal momento in cui si orientano verso un fornitore di software per il passaporto digitale del prodotto a quello in cui hanno un contratto firmato. Per alcuni gruppi di prodotti e con un punto di contatto che può decidere velocemente, il processo è più rapido. In caso di più sedi, di un ufficio acquisti che prima vuole mettere a confronto le offerte, o di un ambiente IT che deve prima essere mappato, il tempo spesso si estende a diversi mesi.
Il regolamento stesso non fissa un termine entro il quale dovete scegliere un fornitore. Quello che è certo è che l'obbligo di esibire un passaporto inizia diciotto mesi dopo la pubblicazione del primo atto delegato per il ferro e l'acciaio. Questo atto è atteso nel piano di lavoro della Commissione europea per il 2026, ma la data non è ancora fissata. La durata del vostro processo di scelta conta quindi come parte del tempo di cui avete bisogno per essere pronti in tempo, non come un obbligo in sé.
Cosa determina la durata in pratica
Tre fattori spiegano la maggior parte della differenza tra otto e quindici settimane. Il primo è il numero di gruppi di prodotti e paesi di provenienza che trattate: più varietà, più domande deve porre un fornitore su collegamenti e formati di dati. Il secondo è la decisione interna: le aziende in cui il direttore, l'acquirente e la persona che fornisce i dati si siedono insieme dall'inizio completano il processo più velocemente rispetto alle aziende in cui questi ruoli lavorano separatamente. Il terzo fattore è l'ambiente IT esistente. Un fornitore che deve collegarsi a un pacchetto ERP obsoleto ha bisogno di più tempo per una valutazione tecnica rispetto a un fornitore che lavora con un ambiente moderno e ben documentato.
I passaggi che determinano il tempo
Un processo di selezione di solito consiste in una fase di valutazione, una fase di offerta, una verifica tecnica e una negoziazione del contratto. La fase di valutazione, in cui verificate quali fornitori ci sono e cosa offrono esattamente, di solito richiede da una a due settimane. La fase di offerta, in cui chiedete a due o tre parti una proposta concreta, spesso dura da tre a quattro settimane, anche perché i fornitori stessi hanno bisogno di tempo per comprendere la vostra situazione. La verifica tecnica, in cui si guarda come il passaporto si collega alla vostra amministrazione attuale, è la fase che più spesso si prolunga. La negoziazione del contratto stesso, comprese le intese su hosting, responsabilità e fornitura di dati, richiede in media ancora da due a tre settimane.
Dove il processo si blocca in pratica
Il ritardo più comune non si verifica presso il fornitore, ma all'interno dell'azienda stessa. Spesso non è ancora chiaro chi fornisce quali dati: l'acquirente ha i certificati del fabbricante, il responsabile della qualità ha i risultati dei test, e nessuno ha mai messo insieme questi elementi. Un secondo collo di bottiglia ricorrente è l'incertezza sul vostro ruolo nella catena: un'azienda che solo lavora o rivende l'acciaio ha obblighi diversi rispetto a un fabbricante o un importatore, e ciò determina anche quale fornitore e quale tipo di servizio è appropriato. Un terzo ritardo si verifica quando le aziende aspettano che gli obblighi esatti siano noti prima di scegliere un fornitore, mentre la configurazione del flusso di dati e il test di un collegamento richiedono tempo che potete pianificare in anticipo.
Pianificare in anticipo senza una data finale fissa
Poiché la data esatta di entrata in vigore non è ancora stata fissata, è difficile stabilire una scadenza rigorosa per se stessi. È chiaro, tuttavia, che diciotto mesi dopo la pubblicazione dell'atto delegato non lasciano molto tempo se si inizia solo allora a selezionare un fornitore, raccogliere dati e testare un collegamento. Le aziende che già ora verificano quali informazioni hanno a disposizione e quali domande vogliono rivolgere a un fornitore evitano che la fase di selezione coincida con il periodo in cui l'obbligo è già entrato in vigore. In la knowledge base con spiegazioni per argomento è descritto per ogni situazione quali dati sono generalmente necessari e quali domande ad essi associate.
Se la vostra azienda deve già compiere passi concreti in questo momento dipende dal vostro ruolo nella catena, dal numero di prodotti che commercializzate e dai paesi a cui fornite. Con in poche domande potrete vedere dove siete riceverete una prima indicazione senza dover creare un account. Se desiderate sapere come i dati per un passaporto vengono esattamente raccolti e da dove provengono, leggete in come raccogliamo ed elaboriamo i dati. Per domande leggermente più specifiche di quanto trattato in questo articolo, come le differenze tra i fornitori o il modo in cui viene redatto un contratto, troverete risposte alle domande pratiche pronte.
Questo testo descrive i modelli generali nei percorsi di selezione e non costituisce un parere sulla vostra situazione specifica o sul vostro contratto. Per gli obblighi esatti che si applicano alla vostra azienda e per lo stato attuale dell'atto delegato, il testo ufficiale del regolamento e l'autorità competente di vigilanza sono la fonte appropriata.
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