Para a maioria das empresas, decorrem oito a quinze semanas entre o momento em que se orientam sobre um fornecedor de software para o passaporte de produto digital e o momento em que um contrato é assinado. Para alguns grupos de produtos e um ponto de contacto que consiga decidir rapidamente, o processo é mais rápido. Quando há várias instalações, um departamento de compras que primeiro quer comparar ofertas, ou um ambiente de TI que primeiro precisa ser mapeado, isto estende-se frequentemente a alguns meses.
O regulamento em si não prescreve um prazo dentro do qual deve escolher um fornecedor. O que está estabelecido é que a obrigação de apresentar um passaporte entra em vigor dezoito meses após a publicação do primeiro acto delegado para ferro e aço. Este acto é esperado no plano de trabalho da Comissão Europeia para 2026, mas a data ainda não está confirmada. O tempo do seu próprio processo de escolha conta, portanto, como parte do tempo necessário para estar pronto a tempo, não como uma obrigação em si.
O que determina o tempo de execução na prática
Três factores explicam a maior parte da diferença entre oito e quinze semanas. O primeiro é o número de grupos de produtos e países de origem que comercializa: quanto mais variantes, mais perguntas um fornecedor precisa responder sobre integrações e formatos de dados. O segundo é a tomada de decisão interna: empresas onde o director, o comprador e a pessoa que fornece os dados trabalham juntos desde o início concluem o processo mais rapidamente do que empresas onde estas funções funcionam separadamente. O terceiro factor é o ambiente de TI existente. Um fornecedor que precisa integrar-se num pacote ERP desatualizado necessita de mais tempo para uma avaliação técnica do que um fornecedor que funciona com um ambiente moderno e bem documentado.
As etapas que determinam o tempo
Um processo de selecção consiste habitualmente numa fase de orientação, uma ronda de orçamentos, um teste técnico e a negociação do contrato. A fase de orientação, em que verifica quais são os fornecedores e o que oferecem exactamente, custa habitualmente uma a duas semanas. A ronda de orçamentos, em que pede a duas ou três partes uma proposta concreta, estende-se frequentemente a três a quatro semanas, também porque os fornecedores precisam de tempo para compreender a sua situação. O teste técnico, em que se verifica como o passaporte se integra na sua administração actual, é a fase que mais frequentemente se estende. A negociação do contrato em si, incluindo acordos sobre alojamento, responsabilidade e entrega de dados, custa em média mais duas a três semanas.
Onde o processo se atrasa na prática
O atraso mais comum não ocorre junto do fornecedor, mas dentro da própria empresa. Frequentemente ainda não está claro quem fornece quais dados: o comprador tem os certificados do fabricante, o responsável pela qualidade tem os resultados dos testes, e ninguém os reuniu até agora. Um segundo ponto crítico recorrente é a incerteza sobre o seu próprio papel na cadeia: uma empresa que apenas processa ou revende aço tem obrigações diferentes das de um fabricante ou importador, o que também determina qual é o fornecedor adequado e que tipo de serviço é apropriado. Um terceiro atraso ocorre quando as empresas aguardam até que as obrigações exactas sejam conhecidas antes de escolher um fornecedor, enquanto a organização do fluxo de dados e o teste de uma integração exigem tempo que pode ser planeado antecipadamente.
Planear antecipadamente sem uma data de conclusão fixa
Porque a data exata de entrada em vigor ainda não está definida, é difícil estabelecer um prazo firme para si. No entanto, é claro que dezoito meses após a publicação do acto delegado é pouco tempo se começar apenas então a selecionar um fornecedor, a recolher dados e a testar uma integração. As empresas que agora já analisam que informações têm internamente e que perguntas querem colocar a um fornecedor evitam que a fase de seleção coincida com o período em que a obrigação já entrou em vigor. Em o banco de conhecimentos com explicações por tema está descrito por situação que dados são geralmente necessários e que perguntas lhes correspondem.
Se a sua empresa neste momento já tem de tomar medidas concretas depende do seu papel na cadeia, do número de produtos que comercializa e dos países para os quais fornece. Com em algumas perguntas vê onde se encontra obtém uma primeira indicação sem necessidade de uma conta. Se quer saber como os dados de um pasaporte são recolhidos e de onde provêm, leia-o em como recolhemos e processamos dados. Para perguntas um pouco mais específicas do que este artigo aborda, como as diferenças entre fornecedores ou a forma como um contrato é celebrado, estão respostas a perguntas práticas prontas.
Este texto descreve padrões gerais em processos de seleção e não é aconselhamento sobre a sua situação específica ou contrato. Para as obrigações exatas que se aplicam à sua empresa, e para o estado atual do acto delegado, o texto oficial da verordening e a autoridade supervisora competente são a fonte adequada.
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