Για τα περισσότερα επιχειρήματα υπάρχουν οκτώ έως δεκαπέντε εβδομάδες μεταξύ της στιγμής που προσανατολίζονται σε έναν προμηθευτή λογισμικού για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος και της στιγμής που υπάρχει ένα συμβόλαιο. Με μία μόνο ομάδα προϊόντων και ένα σημείο επαφής που μπορεί να αποφασίσει γρήγορα, το πράγμα προχωρά ταχύτερα. Με πολλές τοποθεσίες, ένα τμήμα αγορών που θέλει πρώτα να συγκρίνει τις προσφορές ή ένα IT περιβάλλον που πρέπει πρώτα να χαρτογραφηθεί, αυτό συχνά διαρκεί αρκετούς μήνες.
Ο κανονισμός αυτός καθαυτός δεν ορίζει χρονικό διάστημα εντός του οποίου πρέπει να επιλέξετε έναν προμηθευτή. Αυτό που είναι βέβαιο είναι ότι η υποχρέωση να παρουσιάσετε ένα διαβατήριο ισχύει δεκαοκτώ μήνες μετά τη δημοσίευση της πρώτης εξουσιοδοτημένης πράξης για σίδηρο και χάλυβα. Αυτή η πράξη αναμένεται στο σχέδιο εργασίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για το 2026, αλλά η ημερομηνία δεν έχει ακόμη καθοριστεί. Ο χρόνος διαδρομής της δικής σας διαδικασίας επιλογής μετράει επομένως ως μέρος του χρόνου που χρειάζεστε για να είστε έτοιμοι εγκαίρως, όχι ως υποχρέωση καθαυτή.
Τι καθορίζει τη διάρκεια στην πράξη
Τρεις παράγοντες εξηγούν το μεγαλύτερο μέρος της διαφοράς μεταξύ οκτώ και δεκαπέντε εβδομάδων. Ο πρώτος είναι ο αριθμός των ομάδων προϊόντων και των χωρών προέλευσης που διατηρείτε: όσο περισσότερες παραλλαγές, τόσο περισσότερες ερωτήσεις πρέπει να απαντήσει ένας προμηθευτής σχετικά με συνδέσμους και μορφές δεδομένων. Το δεύτερο είναι η εσωτερική λήψη αποφάσεων: τα επιχειρήματα όπου ο διευθυντής, ο αγοραστής και αυτός που παρέχει τα δεδομένα κάθονται μαζί από την αρχή, ολοκληρώνουν τη διαδικασία ταχύτερα από τα επιχειρήματα όπου αυτοί οι ρόλοι λειτουργούν ξεχωριστά. Ο τρίτος παράγοντας είναι το υπάρχον IT περιβάλλον. Ένας προμηθευτής που πρέπει να συνδεθεί με ένα ξεπερασμένο πακέτο ERP χρειάζεται περισσότερο χρόνο για μια τεχνική εκτίμηση από έναν προμηθευτή που εργάζεται με ένα σύγχρονο, καλά τεκμηριωμένο περιβάλλον.
Τα βήματα που καθορίζουν το χρόνο
Μια διαδικασία επιλογής συνήθως αποτελείται από μια φάση προσανατολισμού, μια γύρο προσφορών, μια τεχνική δοκιμή και διαπραγμάτευση συμβολαίου. Η φάση προσανατολισμού, στην οποία εξετάζετε ποιοι προμηθευτές υπάρχουν και τι ακριβώς προσφέρουν, συνήθως κοστίζει μία έως δύο εβδομάδες. Η γύρος προσφορών, στην οποία ζητάτε από δύο ή τρεις μέρη ένα συγκεκριμένο σχέδιο, διαρκεί συχνά τρεις έως τέσσερις εβδομάδες, εν μέρει γιατί οι προμηθευτές χρειάζονται χρόνο για να καταλάβουν την κατάστασή σας. Η τεχνική δοκιμή, στην οποία εξετάζεται τρόπος σύνδεσης του διαβατηρίου με τη σημερινή διοίκησή σας, είναι η φάση που πιο συχνά υπερβαίνει τις προθεσμίες. Η διαπραγμάτευση συμβολαίου αυτή καθαυτή, συμπεριλαμβανομένων των συμφωνιών σχετικά με τη φιλοξενία, την ευθύνη και την παροχή δεδομένων, διαρκεί κατά μέσο όρο άλλες δύο έως τρεις εβδομάδες.
Πού κολλάει το ίχνος στην πράξη
Η πιο συχνή καθυστέρηση δεν προκύπτει από τον προμηθευτή, αλλά εντός της ίδιας της επιχείρησης. Συχνά δεν είναι σαφές ποιος παρέχει ποια δεδομένα: ο αγοραστής έχει τα πιστοποιητικά του κατασκευαστή, ο υπάλληλος ποιότητας έχει τα αποτελέσματα των δοκιμών και κανείς δεν έχει συναγάγει αυτό πριν. Ένα δεύτερο επαναλαμβανόμενο σημείο συμφόρησης είναι η αβεβαιότητα σχετικά με τον δικό σας ρόλο στην αλυσίδα: μια επιχείρηση που μόνο επεξεργάζεται ή επαναπωλεί χάλυβα έχει διαφορετικές υποχρεώσεις από έναν κατασκευαστή ή εισαγωγέα, και αυτό καθορίζει μεταξύ άλλων ποιος προμηθευτής και ποιο είδος υπηρεσίας είναι κατάλληλο. Μια τρίτη καθυστέρηση προκύπτει όταν οι επιχειρήσεις περιμένουν μέχρι να είναι γνωστές οι ακριβείς υποχρεώσεις πριν επιλέξουν έναν προμηθευτή, ενώ η ρύθμιση της ροής δεδομένων και η δοκιμή μιας σύνδεσης απαιτούν ακριβώς χρόνο που μπορείτε να προγραμματίσετε εκ των προτέρων.
Προγραμματισμός χωρίς σταθερή ημερομηνία λήξης
Επειδή το ακριβές ημερομηνία έναρξης δεν έχει ακόμη καθοριστεί, είναι δύσκολο να θέσετε μια σαφή προθεσμία για τον εαυτό σας. Είναι ωστόσο σαφές ότι δεκαοκτώ μήνες μετά τη δημοσίευση της εξουσιοδοτημένης πράξης υπάρχει περιορισμένος χρόνος εάν ξεκινήσετε τότε να επιλέγετε έναν προμηθευτή, να συγκεντρώνετε δεδομένα και να δοκιμάζετε μια σύνδεση. Τα επιχειρήματα που εξετάζουν τώρα ποιες πληροφορίες έχουν και ποιες ερωτήσεις θέλουν να θέσουν σε έναν προμηθευτή, αποφεύγουν ότι η φάση επιλογής συμπίπτει με την περίοδο κατά την οποία η υποχρέωση έχει ήδη αρχίσει. Εν τράπεζα γνώσεων με εξήγηση ανά θέμα περιγράφεται ανά περίπτωση ποια δεδομένα συνήθως χρειάζονται και ποιες ερωτήσεις αφορούν.
Εάν το επιχείρησή σας πρέπει να κάνει συγκεκριμένα βήματα αυτή τη στιγμή εξαρτάται από τον ρόλο σας στην αλυσίδα, τον αριθμό των προϊόντων που διακινείτε και τις χώρες στις οποίες παρέχετε. Με σε λίγες ερωτήσεις δείτε πού στέκεστε λαμβάνετε μια πρώτη ένδειξη χωρίς να χρειάζεστε λογαριασμό. Εάν θέλετε να μάθετε πώς τα δεδομένα για ένα πιστοποιητικό συλλέγονται ακριβώς και από πού προέρχονται, τότε θα το διαβάσετε στο πώς συγκεντρώνουμε και επεξεργαζόμαστε δεδομένα. Για ερωτήσεις που είναι λίγο πιο συγκεκριμένες από ό,τι αυτό το άρθρο αναφέρει, όπως οι διαφορές μεταξύ προμηθευτών ή ο τρόπος σύντασης ενός συμβολαίου, υπάρχουν απαντήσεις σε πρακτικές ερωτήσεις έτοιμες.
Αυτό το κείμενο περιγράφει γενικά πρότυπα σε διαδικασίες επιλογής και δεν αποτελεί συμβουλή σχετικά με την ειδική σας κατάσταση ή συμβόλαιο. Για τις ακριβείς υποχρεώσεις που ισχύουν για την επιχείρησή σας και για την τρέχουσα κατάσταση της εξουσιοδοτημένης πράξης, το επίσημο κείμενο του κανονισμού και η αρμόδια αρχή εποπτείας είναι η κατάλληλη πηγή.
Εάν θέλετε να δείτε πού στέκεται το επιχείρησή σας χωρίς υποχρεώσεις, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή φυλλομετρήστε τα θέματα στη βάση γνώσης.