För de flesta företag förflyter åtta till femton veckor mellan det ögonblick då de orienterar sig om en mjukvaruleverantör för det digitala produktpasset och det ögonblick då ett avtal föreligger. Med en enstaka produktgrupp och en kontaktperson som kan besluta snabbt går det snabbare. Med flera etableringsplatser, en inköpsavdelning som först vill jämföra offerter eller en IT-miljö som först måste kartläggas ökar det ofta till några månader.
Förordningen själv föreskriver ingen tidsfrist inom vilken du måste välja en leverantör. Vad som är fastställt är att skyldigheten att presentera ett paspoort träder i kraft arton månader efter det att den första delegerade handlingen för järn och stål har publicerats. Den handlingen förväntas i Europeiska kommissionens arbetsprogram för 2026, men datumet är ännu inte fastställt. Genomföringstiden för din egen urvalsprocess räknas därför in som en del av den tid du behöver för att vara klar i tid, inte som en skyldighet i sig.
Vad som bestämmer genomföringstiden i praktiken
Tre faktorer förklarar huvuddelen av skillnaden mellan åtta och femton veckor. Den första är antalet produktgrupper och ursprungsländer som du förför: ju fler varianter, desto fler frågor måste en leverantör besvara om kopplingar och dataformat. Den andra är den interna beslutprocessen: företag där direktören, inköparen och den som tillhandahåller data från början sitter tillsammans avslutar processen snabbare än företag där dessa roller arbetar separat. Den tredje faktorn är den befintliga IT-miljön. En leverantör som måste ansluta till ett föråldrat ERP-paket behöver mer tid för en teknisk bedömning än en leverantör som arbetar med en modern, väl dokumenterad miljö.
De steg som bestämmer tiden
Ett urvalsförfarande består vanligtvis av en orienteringsfas, en anbudsfas, ett tekniskt test och avtalsförhandlingar. Orienteringsfasen, där du kontrollerar vilka leverantörer som finns och vad de erbjuder exakt, tar vanligtvis en till två veckor. Anbudsrundan, där du ber två eller tre parter om ett konkret förslag, tar ofta tre till fyra veckor, delvis för att leverantörer själva behöver tid för att förstå din situation. Det tekniska testet, där man ser hur passet ansluter till din nuvarande administration, är den fas som oftast överskrider tidsgränsen. Avtalsförhandlingen själv, inklusive avtal om hosting, ansvar och tillhandahållande av data, tar i genomsnitt ytterligare två till tre veckor.
Var processen i praktiken fastnar
Den vanligaste förseningen uppstår inte hos leverantören utan inom ditt eget företag. Det är ofta inte klart vem som tillhandahåller vilka data: inköparen har tillverkarens certifikat, kvalitetsmedarbetaren har testresultaten, och ingen har samlat detta tidigare. En andra återkommande flaskhals är osäkerhet om din egen roll i kedjan: ett företag som endast bearbetar eller säljer vidare stål har andra skyldigheter än en tillverkare eller importör, och det bestämmer också vilken leverantör och vilken typ av tjänst som är lämplig. En tredje försening uppstår när företag väntar tills de exakta skyldigheterna är kända innan de väljer en leverantör, medan inrättandet av dataflödet och testningen av en koppling faktiskt kräver tid som du kan planera i förväg.
Planera framåt utan fast slutdatum
Eftersom det exakta ikraftträdandedatumet ännu inte är fastställt är det svårt att sätta upp en hårt deadline för dig själv. Det är dock tydligt att arton månader efter publiceringen av det delegerade rättsakten är kort tid om du då först börjar med att välja leverantör, samla in data och testa en anslutning. Företag som redan nu granskar vilken information de redan har och vilka frågor de vill ställa till en leverantör undviker att urvalsfasen sammanfaller med perioden då förpliktelsen redan har trätt i kraft. I kunskapsbanken med förklaringar per ämne anges per situation vilka data som vanligtvis behövs och vilka frågor som hör till detta.
Huruvida ditt företag för närvarande redan måste vidta konkreta åtgärder beror på din roll i kedjan, antalet produkter som du förhandlar med och de länder dit du levererar. Med på ett par frågor se var du står får du en första indikation utan att du behöver ett konto. Vill du veta hur data för ett produktpass exakt samlas in och var de kommer ifrån, läser du det under hur vi samlar in och bearbetar data. För frågor som är något mer specifika än vad denna artikel behandlar, såsom skillnader mellan leverantörer eller hur ett kontrakt upprättas, är svar på praktiska frågor klara.
Denna text beskriver allmänna mönster i urvalprocesser och är ingen rådgivning om din specifika situation eller ditt kontrakt. För de exakta förpliktelser som gäller för ditt företag, och för den aktuella ståndpunkten för det delegerade rättsakten, är den officiella texten i förordningen och den behörig tillsynsmyndighet den relevanta källan.
Vill du utan förpliktelser undersöka var ditt företag står, genomför då den kostnadsfria snabbsökning eller bläddra genom ämnena i kunskapsbanken.