For de fleste virksomheder går der otte til femten uger mellem det tidspunkt, hvor de orienterer sig om en softwareleverandør til det digitale produktpas, og det tidspunkt, hvor der foreligger en kontrakt. Ved en enkelt produktgruppe og et kontaktpunkt, der hurtigt kan træffe beslutninger, går det hurtigere. Ved flere faciliteter, en indkøbsafdeling, der først ønsker at sammenligne tilbud, eller et IT-miljø, der først skal kortlægges, strækker dette sig ofte over flere måneder.
Forordningen selv foreskriver ingen tidsfristen for, hvornår du skal vælge en leverandør. Hvad der imidlertid er fast, er, at forpligtelsen til at fremvise et pas træder i kraft atten måneder efter, at den første delegerede handling for jern og stål er blevet offentliggjort. Denne handling forventes i Europa-Kommissionens arbejdsplan for 2026, men datoen er endnu ikke fastsat. Gennemløbstiden i din egen valgproces tæller derfor med som en del af den tid, du har brug for for at være klar til tiden, ikke som en forpligtelse i sig selv.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden i praksis
Tre faktorer forklarer det største mål af forskellen mellem otte og femten uger. Den første er antallet af produktgrupper og oprindelseslande, som du fører: jo flere varianter, jo flere spørgsmål skal en leverandør besvare om kopplinger og dataformater. Det andet er intern beslutningstagning: virksomheder, hvor direktøren, indkøberen og den person, der leverer dataene, sidder ved bordet fra starten, fuldfører processen hurtigere end virksomheder, hvor disse roller arbejder uafhængigt af hinanden. Den tredje faktor er det eksisterende IT-miljø. En leverandør, der skal tilsluttes en forældet ERP-pakke, har mere tid brug for en teknisk vurdering end en leverandør, der arbejder med et moderne, velgennemført miljø.
De trin, der bestemmer tiden
Et udvalgsspor består sædvanligvis af en orienteringsfase, en budgetrunde, en teknisk test og kontraktforhandlingen. Orienteringsfasen, hvor du undersøger, hvilke leverandører der findes, og hvad de præcis tilbyder, koster sædvanligvis en til to uger. Budgetrunden, hvor du beder to eller tre parter om et konkret forslag, løber ofte tre til fire uger, også fordi leverandørerne selv har brug for tid til at forstå din situation. Den tekniske test, hvor det undersøges, hvordan passet passer til din nuværende administration, er den fase, der oftest overskrider tidsplanen. Kontraktforhandlingen selv, herunder aftaler om hosting, ansvar og datalevering, koster i gennemsnit yderligere to til tre uger.
Hvor sporet i praksis bliver stoppet
Den mest almindelige forsinkelse opstår ikke hos leverandøren, men inden for det egne selskab. Ofte er det ikke klart, hvem der leverer hvilke data: indkøberen har fabrikantens certifikater, kvalitetsmedarbejderen har testresultaterne, og ingen har tidligere bragt dette sammen. Et andet tilbagevendende knudepunkt er usikkerhed om ens egen rolle i kæden: en virksomhed, der kun bearbejder eller videresælger stål, har andre forpligtelser end en fabrikant eller importør, og det bestemmer også, hvilken leverandør og hvilken type service der er passende. En tredje forsinkelse opstår, når virksomheder venter, indtil de nøjagtige forpligtelser er kendt, før de vælger en leverandør, mens indretningen af dataflowet og testningen af en kobling faktisk tager tid, som du kan planlægge på forhånd.
Planlægning på forhånd uden en fast slutdato
Fordi den præcise ikrafttrædelsesdato endnu ikke er fastslået, er det vanskeligt at sætte sig selv en bindende deadline. Det er dog klart, at atten måneder efter offentliggørelsen af delegeret akt er kort tid, hvis du først begynder at vælge en leverandør, indsamle data og teste en forbindelse. Virksomheder, der allerede nu undersøger, hvilke oplysninger de har til rådighed, og hvilke spørgsmål de gerne vil stille en leverandør, undgår, at udvælgelsesfasen falder sammen med perioden, hvor forpligtelsen allerede er trådt i kraft. I videnbanken med forklaringer pr. emne er det per situation beskrevet, hvilke data der normalt er nødvendige, og hvilke spørgsmål der hører til.
Om din virksomhed i øjeblikket skal tage konkrete skridt, afhænger af din rolle i værdikæden, antallet af produkter, du fører, og de lande, du leverer til. Med kan du i løbet af et par spørgsmål se, hvor du står får du en første indikation uden at have brug for en konto. Hvis du gerne vil vide, hvordan data til et paspoort indsamles præcist, og hvor de kommer fra, læser du det i hvordan vi indsamler og behandler data. For spørgsmål, der er lidt mere specifikke end det, denne artikel behandler, såsom forskellene mellem leverandører eller måden, hvorpå en kontrakt udfærdiges, er svar på praktiske spørgsmål klar.
Denne tekst beskriver generelle mønstre i udvælgelsesprocesser og er ikke rådgivning om din specifikke situation eller kontrakt. For de nøjagtige forpligtelser, der gælder for din virksomhed, og for den aktuelle status for den delegerede akt, er den officielle tekst i forordningen og den kompetente tilsynsmyndighed den relevante kilde.
Hvis du gerne vil undersøge, hvor din virksomhed står, uden at påtage dig forpligtelser, kan du foretage den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i viden-banken.