Wie voor het eerst kijkt naar het digitaal productpaspoort, gaat vaak op zoek naar een nieuw systeem waarin alles opnieuw wordt ingevoerd. Dat is de meestgemaakte fout: bedrijven behandelen het paspoort als een geheel losstaand traject, terwijl staalcertificaten, verklaringen van overeenstemming en bestaande kwaliteitsdossiers al een groot deel van de gevraagde gegevens bevatten.
Het gevolg is dubbel werk en, erger nog, gegevens die na verloop van tijd niet meer met elkaar overeenkomen. Een medewerker past een waarde aan in het ene systeem, maar vergeet dat dezelfde waarde ook in het paspoort staat. De oplossing zit niet in nog een systeem, maar in het koppelen van bronnen die er al zijn.
Wat er in de praktijk misgaat
Het meest voorkomende patroon is dit: een kwaliteitsmedewerker vult het digitaal productpaspoort handmatig in op basis van een pdf van een 3.1-certificaat, terwijl datzelfde certificaat al in een ander systeem staat opgeslagen. Bij elke nieuwe partij staal wordt dit werk herhaald, los van het bestaande archief. Zodra er iets wijzigt, bijvoorbeeld een aanvulling op de samenstelling of een gecorrigeerde oorsprong, wordt dat soms alleen in het originele document aangepast en niet in het paspoort.
Een tweede, vergelijkbare fout is dat bedrijven denken dat het digitaal productpaspoort een bestaande verplichting vervangt, zoals de CE-markering of het technisch dossier onder productveiligheidsregels. De verordening voor het productpaspoort staat naast die regels, niet in plaats ervan. Welke documentatie voor uw producten precies verplicht is en hoe die zich tot elkaar verhoudt, is iets waarover u het beste advies vraagt aan een jurist of de bevoegde toezichthouder.
Waarom dit vaak niet meteen opvalt
Zolang er nog geen paspoorten verplicht zijn, merkt een bedrijf dit probleem nauwelijks. Pas wanneer de eerste partijen daadwerkelijk van een paspoort worden voorzien, blijkt dat de brondata verspreid zit over meerdere afdelingen: inkoop heeft de leveranciersverklaringen, kwaliteit heeft de certificaten, en de verkoopadministratie heeft de partijgegevens. Niemand heeft toegang tot het volledige beeld, en dus wordt het paspoort samengesteld uit losse stukken die niet altijd op elkaar zijn afgestemd.
Hoe u dit voorkomt
De kern is simpel: breng eerst in kaart welke documentatie u al heeft, voordat u gegevens opnieuw gaat verzamelen. Dat betekent nagaan waar materiaalcertificaten, conformiteitsverklaringen en herkomstgegevens nu al staan, en wie daar verantwoordelijk voor is. Pas daarna is het zinvol te bepalen welke gegevens ontbreken en op welke plek die het beste worden vastgelegd.
Het helpt ook om met uw softwareleverancier te bespreken of bestaande bestanden en systemen kunnen worden gekoppeld aan het paspoor, in plaats van dat gegevens handmatig worden overgetypt. Zo blijft er één bron van waarheid, en werkt u niet met twee versies van dezelfde informatie. Voor bedrijven die nog niet weten waar hun eigen documentatie tekortschiet, geeft de vragenlijst die in een paar minuten een indicatie geeft een eerste richting.
Wat dit betekent voor uw eigen situatie
Of en hoe uw bestaande documentatie precies aansluit bij de eisen van het digitaal productpaspoort, hangt af van uw rol in de keten en van de producten die u levert. Dat is iets wat per bedrijf verschilt en waarover geen algemene uitspraak te doen is. De kennisbank met onderwerpen per situatie laat zien welke vragen daarbij spelen, en de toelichting op de herkomst van onze informatie laat zien hoe wij die gegevens verzamelen en actueel houden.
Mocht u twijfelen of een bestaand certificaat of dossier voldoende basis vormt, dan is dat een vraag voor een jurist of voor de toezichthouder die in uw geval bevoegd is. Ferropas.eu stelt paspoorten samen op basis van de gegevens die u en uw leveranciers aanleveren, maar doet geen uitspraak over de juridische status van uw bestaande documentatie.
Wilt u weten waar uw bedrijf nu staat, zonder meteen een account aan te maken? Doe de gratis quick-scan of blader door de meestgestelde vragen over het digitaal productpaspoort om te zien welke stap voor u het meest voor de hand ligt.