Voor de meeste bedrijven ligt er acht tot vijftien weken tussen het moment waarop ze zich oriënteren op een softwareleverancier voor het digitaal productpaspoort en het moment waarop er een contract ligt. Bij een enkele productgroep en een aanspreekpunt dat snel kan beslissen, gaat het sneller. Bij meerdere vestigingen, een inkoopafdeling die eerst offertes naast elkaar wil leggen, of een IT-omgeving die eerst in kaart moet worden gebracht, loopt dit vaak op tot enkele maanden.
De verordening zelf schrijft geen termijn voor waarbinnen u een leverancier moet kiezen. Wat wel vaststaat, is dat de verplichting om een paspoort te tonen ingaat achttien maanden nadat de eerste gedelegeerde handeling voor ijzer en staal is gepubliceerd. Die handeling wordt in het werkplan van de Europese Commissie voor 2026 verwacht, maar de datum staat nog niet vast. De doorlooptijd van uw eigen keuzeproces telt daarom mee als onderdeel van de tijd die u nodig heeft om op tijd klaar te zijn, niet als een verplichting op zich.
Wat de doorlooptijd in de praktijk bepaalt
Drie factoren verklaren het grootste deel van het verschil tussen acht en vijftien weken. De eerste is het aantal productgroepen en herkomstlanden dat u voert: hoe meer varianten, hoe meer vragen een leverancier moet beantwoorden over koppelingen en dataformaten. De tweede is de interne besluitvorming: bedrijven waar de directeur, de inkoper en degene die de data aanlevert vanaf het begin samen aan tafel zitten, ronden het proces sneller af dan bedrijven waar deze rollen los van elkaar werken. De derde factor is de bestaande IT-omgeving. Een leverancier die moet aansluiten op een verouderd ERP-pakket heeft meer tijd nodig voor een technische inschatting dan een leverancier die met een moderne, goed gedocumenteerde omgeving werkt.
De stappen die de tijd bepalen
Een selectietraject bestaat doorgaans uit een oriëntatiefase, een offerteronde, een technische toets en de contractonderhandeling. De oriëntatiefase, waarin u nagaat welke leveranciers er zijn en wat zij precies aanbieden, kost meestal een tot twee weken. De offerteronde, waarin u twee of drie partijen om een concreet voorstel vraagt, loopt vaak drie tot vier weken, mede omdat leveranciers zelf tijd nodig hebben om uw situatie te doorgronden. De technische toets, waarin wordt gekeken hoe het paspoort aansluit op uw huidige administratie, is de fase die het vaakst uitloopt. De contractonderhandeling zelf, inclusief afspraken over hosting, aansprakelijkheid en het aanleveren van gegevens, kost gemiddeld nog eens twee tot drie weken.
Waar het traject in de praktijk vastloopt
De meest voorkomende vertraging ontstaat niet bij de leverancier, maar binnen het eigen bedrijf. Vaak is nog niet duidelijk wie welke gegevens aanlevert: de inkoper heeft de certificaten van de fabrikant, de kwaliteitsmedewerker heeft de testresultaten, en niemand heeft dit eerder bij elkaar gebracht. Een tweede terugkerend knelpunt is onzekerheid over de eigen rol in de keten: een bedrijf dat staal alleen bewerkt of doorverkoopt, heeft andere verplichtingen dan een fabrikant of importeur, en dat bepaalt mede welke leverancier en welk soort dienst passend is. Een derde vertraging ontstaat wanneer bedrijven wachten tot de exacte verplichtingen bekend zijn voordat ze een leverancier kiezen, terwijl het inrichten van de gegevensstroom en het testen van een koppeling juist tijd kost die u vooraf kunt inplannen.
Vooruit plannen zonder vaste einddatum
Omdat de precieze ingangsdatum nog niet vaststaat, is het lastig een harde deadline voor uzelf te stellen. Wel is duidelijk dat achttien maanden na publicatie van de gedelegeerde handeling weinig tijd is als u dan pas begint met het selecteren van een leverancier, het verzamelen van gegevens en het testen van een koppeling. Bedrijven die nu al nagaan welke informatie ze in huis hebben en welke vragen ze aan een leverancier willen stellen, voorkomen dat de selectiefase samenvalt met de periode waarin de verplichting al is ingegaan. In de kennisbank met uitleg per onderwerp staat per situatie beschreven welke gegevens doorgaans nodig zijn en welke vragen daarbij horen.
Of uw bedrijf op dit moment al concrete stappen moet zetten, hangt af van uw rol in de keten, het aantal producten dat u voert en de landen waar u aan levert. Met in een paar vragen zien waar u staat krijgt u een eerste indicatie zonder dat u daarvoor een account nodig heeft. Wilt u weten hoe de gegevens voor een paspoort precies worden verzameld en waar ze vandaan komen, dan leest u dat bij hoe wij gegevens verzamelen en verwerken. Voor vragen die net iets specifieker zijn dan dit artikel behandelt, zoals de verschillen tussen leveranciers of de manier waarop een contract wordt opgesteld, staan antwoorden op praktische vragen klaar.
Deze tekst beschrijft algemene patronen in selectietrajecten en is geen advies over uw specifieke situatie of contract. Voor de exacte verplichtingen die voor uw bedrijf gelden, en voor de actuele stand van de gedelegeerde handeling, is de officiële tekst van de verordening en de bevoegde toezichthouder de aangewezen bron.
Wilt u zonder verplichtingen nagaan waar uw bedrijf staat, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank.