Колко дълго трябва продуктовия паспорт да бъде достъпен?

Какво конкретно трябва да направите

Когато производител или вносител пуска стомана или нейни полуфабрикати на пазара, той трябва да знае колко дълго цифровите данни свързани с тях трябва да остават достъпни. Това не е само IT-въпрос ("колко години наемаме място за съхранение"), а и организационен: някой трябва да гарантира, че тези данни остават достъпни, дори и когато се случат вътрешни промени. Член 10 на ESPR (Регламент (EU) 2024/1781) установява изискването продуктовият паспорт да е достъпен докато е релевантен за въпросния продукт — точният период се разработва по категория продукт чрез делегиран акт. За стомана и железни полуфабрикати този акт още не съществува, така че конкретен брой години не може да бъде даден в момента.

Фактът, че периодът още не е установен, не означава, че няма какво да се прави. Задължението да се уредят предварително кой е отговорен за тази достъпност, и как това е организирано, вече съществува.

Какво се очаква от вас

Организиране на достъпност за期間 на живот на продукта

Член 10 на ESPR свързва задължението за съхранение с продукта, не с предприятието. На практика това означава, че търговец на стомана или обработчик на метали с десет до сто служители не могат да разчитат на "разполагаме паспорта докато сме клиент на нашия софтуерен доставчик". Данните трябва да остават достъпни за всеки, който по-късно използва, обработва или демонтира продукта — дори и ако това е години след първоначалната продажба. За полуфабрикати, които влизат в други продукти, това може да бъде дълъг период. Ако се възложи на хостинг партньор, е разумно да се уговори договорно, че това съответства на това, което впоследствие ще бъде предвидено в делегирания акт, а не на фиксиран договорен период, който случайно е три или пет години.

Поддържане на достъпност чрез регистъра

Член 13 на ESPR налага регистрация на паспорта в централен регистър. Регистърът съдържа преди всичко позоваване на място, където паспортът всъщност се намира. За предприятието това означава, че регистрирането не е еднократно действие: ако паспортът се преместне на друг хостинг партньор, смени формат, или самото предприятие смени инфраструктура, позоваването трябва да остане коректно докато паспортът трябва да съществува. Какво регистърът на цифровите продуктови паспорти точно записва и кой го поддържа, е преди всичко свързано с въпроса колко дълго всичко трябва да остане достъпно: паспорт, който технически още съществува, но позовавањето в регистъра сочи към несъществуващо място, в действителност не отговаря на изискванията.

Постоянна достъпност, дори при промени в предприятието

Задължението не прекратява при сливане, поглъщане, банкрутство или прекратяване на дейност на предприятието, което подготви паспорта. За MKB-предприятие това е един от по-неочакваните последствия: задължението за съхранение не е свързано с продължаването на предприятието, а с продукта, който все още е в обращение. Веднага се поставя въпросът какво се случва с продуктния паспорт, когато предприятие прекрати — въпрос, който поради природата на това задължение не е теоретичен, особено не в сектор с много малки, специализирани доставчици.

Където нещата се объркват на практика

Първа ситуация: хостинг договор с IT-доставчик изтича след няколко години, и никой предварително не е договорил какво се случва с данните след изтичането на договора. Паспортът фактически изчезва, докато продуктът е все още в употреба.

Втора: при поглъщане документацията за продуктите се пренася, но достъпът до основната система, в която стоят продуктовите паспорти, не. Купувачът има стоманата, но не и ключа до свързаните данни.

Трета: предприятие регистрира паспорта правилно при създаването му, но забравя да актуализира регистрирането, когато по-късно преходи към друга система, за да свързва данните с собственото ERP- или инвентарно система. QR кодът на продукта тогава сочи към адрес, който вече не се поддържа активно.

Четвърта ситуация възниква при регистрация на партида: партида стомана, регистрирана като партида, се разделя по-късно и се препродава в по-малки части. Ако не е установено предварително как регистрация на партида спрямо регистрация на отделни единици се отнася към задължението за съхранение на данни на всяка подпоставка, впоследствие е неясно кой е отговорен за наличието на данни за кой дял от партидата.

Пето: едно предприятие предполага, че период на съхранение от пет или десет години (както е обичайно в друго законодателство) се прилага и тук автоматично, и организира съхранението в съответствие с това. Тъй като действителният период за стомана все още трябва да бъде определен чрез делегиран акт, това предположение в момента не може да бъде обосновано — и действителният период може да бъде както по-кратък, така и по-дълъг.

Какво можете да документирате

• Договор за хостинг, който не завършва при края на договорния период, но изрично предвижда прехвърляне или продължение, щом периодът на съхранение от делегирания акт е известен.
• Вътрешно определение на отговорното лице за актуализирането на регистрационния запис, включително какво трябва да се направи при смяна на системата.
• Процедура за промени на предприятието (поемане, сливане, преустановяване), в която е определено как се прехвърля достъпът до данни на паспорта, не само самите данни.
• Преглед на това кои идентификационни кодове принадлежат на коя партида или кой продукт, особено при разделяне на партиди — това се съответства с начина, по който всеки продукт получава уникален идентификационен код .
• Досие за всяка категория продукт с дата на регистрация, използвания хостинг партньор и всички промени в това, така че при проверка да може лесно да се покаже, че наличието е всякога било организирано.
• Постоянна проверка при всяка промяна в файла с данни доставен за паспорта, така че да е непосредствено ясно дали корекция във файла води и до корекция в периода на съхранение.

Щом делегираният акт за стомана и желязо определи конкретен период на съхранение, то тук ще бъде допълнено. Докато тогава, основното е правилно да се разпредели самата отговорност за наличието — тази част от задължението е вече установена.