Meddig kell elérhető maradnia egy termékútlevélnek?

Mit kell konkréten tennie

Aki acélt vagy annak félkész termékét forgalmazza, szeretné tudni, hogy a kapcsolódó digitális adatoknak mennyi ideig kell egy helyen maradniuk. Ez nem csupán informatikai kérdés ("hány évig bérelünk tárolókapacitást"), hanem szervezeti is: valakinek felelőssége, hogy az adatok elérhetők maradnak, még akkor is, ha a szervezeten belül sok minden megváltozik. Az ESPR (2024/1781 sz. EU-rendelet) 10. cikke előírja, hogy a termékazonosító rendelkezésre kell állnia mindaddig, amíg az az adott termékre vonatkozóan szükséges — a pontos időszakot termékkategóriánként egy delegált aktus részletezi. Acél és vasból készült félkész termékek esetén ez az aktus még nem rendelkezésre áll, ezért konkrét számú évek ebben az időpontban nem adhatók meg.

Az, hogy az időtartam még nem rögzített, nem jelenti azt, hogy nincs tennivaló. Az az előzetes előírás, hogy ki felelős az elérhetőségért, és hogyan van ez rendezve, már megléhet.

Mit várunk el Öntől

Az elérhetőség rendezése a termék élettartamára

Az ESPR 10. cikke az adatmegőrzési időtartamot a termékhez köti, nem a vállalathoz. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy egy acélkereskedő vagy fémfeldolgozó tíz és száz dolgozottal nem elégülhet meg azzal, hogy "akkor üzemeltetjük a termékazonosítót, amíg szoftverszállítónk ügyfeleink között vagyunk". Az adatoknak elérhetőknek kell maradniuk azok számára, akik később a terméket használják, feldolgozzák vagy szétszerelik — még évekkel az első eladás után is. Az újra felhasználható félkész termékek esetén, amelyek más termékekben tűnnek fel, ez hosszú időszak lehet. Aki ezt kiszervezéssel egy üzemeltetési partnernek bízza, jól teszi, ha azt szerződésben úgy rögzíti, hogy később a delegált aktusban előírtak szerint történik, ahelyett, hogy egy véletlen módon három vagy öt éves szerződésidőtartamra alapozná.

Az elérhetőség biztosítása az adatbázisban

Az ESPR 13. cikke kötelezi az termékazonosítót egy központi nyilvántartásba történő bejegyzésre. Ez a nyilvántartás többek között tartalmaz egy utalást arra, hogy a termékazonosító ténylegesen hol található. Egy vállalat számára ez azt jelenti, hogy a bejegyzés nem egyszeri intézkedés: ha az üzemeltetési partner megváltozik, a formátum megváltozik, vagy maga a vállalat más infrastruktúrára vált, az utalásnak helyesnek kell maradnia mindaddig, amíg a termékazonosító léteznie kell. Az, hogy a digitális termékazonosítók adatbázisa pontosan mit rögzít és kinek a feladata azt kezelni, közvetlenül összefügg azzal a kérdéssel, hogy mennyi ideig kell minden elérhetőnek lennie: olyan termékazonosító, amely műszakilag még létezik, de az adatbázisban szereplő hivatkozás egy már nem létező helyre mutat, gyakorlatilag nem felel meg az előírásoknak.

Folyamatos elérhetőség vállalati változások esetén is

A kötelezettség nem ér véget a vásárlásnál, fúziókor, a csőd vagy a termékazonosítót előállító vállalat felbomlása során. Egy kkv-vállalatnak ez az egyik kevésbé nyilvánvaló következmény: az adatmegőrzési kötelezettség nem a vállalat fennmaradásához kötődik, hanem ahhoz a termékhez, amely még forgalomban van. Ez azonnal felvet egy kérdést, mi történik a termékútlevéllel, ha egy vállalkozat működését befejezte — egy kérdés, amely az ilyen kötelezettség jellegéből adódóan nem elméleti, különösen nem olyan szektorban, ahol sok kisebb, szakosított beszállító működik.

Hol mennek félre a gyakorlatban

Első eset: egy informatikai szállítóval kötött üzemeltetési szerződés néhány év után lejár, és senki nem beszélt meg előre, hogy mi történik az adatokkal a szerződés lejárta után. A termékazonosító gyakorlatilag eltűnik, miközben a termék még évekig használatban van.

Második eset: egy vásárlás során az termékazonosítóhoz kapcsolódó dokumentáció átadásra kerül, azonban az alapul szolgáló rendszer, amelyben az termékazonosítók voltak, nem. A vevő rendelkezik az acéllal, de nincs kulcsa a kapcsolódó adatokhoz.

Harmadik eset: egy vállalat rendeltetésszerűen bejegyzi a termékazonosítót annak létrehozásakor, de később elfelejti frissíteni a nyilvántartási bejegyzést, amikor átvált egy másik rendszerre az adatok kezelésére, saját terméktervezési vagy leltárosító rendszeréhez kapcsolódóan. A terméken lévő QR-kód ekkor olyan címre mutat, amelyet már nem tartanak aktívan karban.

Negyedik helyzet akkor alakul ki, ha kötegelt regisztrációra kerül sor: egy olyan acélpartia, amely kötegként lett regisztrálva, később felosztásra és kisebb részekre bontott továbbértékesítésre kerül. Ha előzetesen nem kerül rögzítésre, hogy a kötegelt versus egyedi regisztráció hogyan viszonyul a részleges szállítások szerinti megőrzési kötelezettséghez, utólag homályos marad, hogy ki felelős az adott partia melyik részéről az adatok rendelkezésre bocsátásáért.

Ötödik: egy vállalat abból indul ki, hogy az öt vagy tíz éves megőrzési időtartam (ahogy más szabályozásban szokásos) itt is automatikusan érvényes, és az adattárolást erre alapozza. Mivel az acél tényleges időtartama még egy delegált jogi aktussal meg kell, hogy legyen határozva, ez a feltételezés jelenleg nem alátámasztható — és a tényleges időtartam rövidebb vagy hosszabb is lehet.

Mit lehet rögzíteni

• Egy olyan üzemeltetési megállapodás, amely nem végződik egy szerződésidőszak végén,, hanem kifejezetten előírja az átadást vagy meghosszabbítást, amint a delegált jogi aktusból ismert lesz a megőrzési időtartam.
• A felelős személy belső kijelölése a regisztrációs bejegyzés naprakész tartásáért, beleértve azt, hogy mit kell tenni rendszermegújítás esetén.
• Egy eljárás az üzleti változtatásokra (átvétel, fúzió, szüneteltetés), amelyben rögzítésre kerül, hogy a passzportadatokhoz való hozzáférés hogyan kerül átadásra, nem csak az adatok maguk.
• A reprezentancia, mely azonosítócódok mely köteghez vagy mely termékhez tartoznak, különösen a partik szétválasztása esetén — ez kapcsolódik az eljáráshoz, amellyel a minden termék egyedi azonosítóképpel rendelkezik.
• Egy dosszié termékkategóriánként a regisztráció dátumával, az alkalmazott üzemeltetési féllel és az ebben bekövetkezett lehetséges módosításokkal, hogy ellenőrzés során egyszerű módon igazolható legyen a rendelkezésre bocsátás folyamatos biztosítása.
• Egy általános ellenőrzés minden alkalommal, amikor a passzporthoz szállított adatfájl módosul annak érdekében, hogy azonnal világos legyen, hogy egy fájlban történt módosítás a megőrzési időtartam módosulásával is jár-e.

Amint a vasra és acélra vonatkozó delegált jogi aktus konkrét megőrzési időtartamot rögzít, az itt kiegészítésre kerül. Addig is a legfontosabb a rendelkezésre bocsátás felelősségét jól elosztani — ennek a kötelezettségnek az a része ugyanis már most is rögzített.