Kuinka kauan tuotepassin on oltava saatavilla?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Kun teräksen tai sen puolivalmiiden tuotteiden markkinoille tuottaja haluaa tietää, kuinka kauan niihin liittyvät digitaaliset tiedot on säilytettävä jossain. Tämä ei ole vain IT-kysymys ("kuinka monta vuotta vuokraamme varastointipalvelua") vaan myös organisatorinen: jonkun on vastattava siitä, että tiedot pysyvät saatavilla, vaikka organisaation sisällä tapahtuu muutoksia. ESPR:n artikla 10 (asetus (EU) 2024/1781) velvoittaa siihen, että tuotepassi on oltava saatavilla niin kauan kuin se on asianmukaista kyseisen tuotteen osalta — tarkka ajanjakso määritetään tuotekategorittain delegoidulla säädöksellä. Terästä ja rautapuolivalmisteita koskevaa säädöstä ei vielä ole, joten tarkkaa määrää vuosia ei voida tällä hetkellä ilmoittaa.

Se, että kesto ei ole vielä määritetty, ei tarkoita, että mitään ei olisi tehtävä. Velvoite järjestää etukäteen, kuka on vastuussa siitä saatavuudesta, ja miten se on järjestetty, on jo olemassa.

Mitä sinulta odotetaan

Saatavuuden järjestäminen tuotteen käyttöiän ajaksi

ESPR:n artikla 10 sitoo säilytysajan tuotteeseen, ei yritykseen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että teräskauppaa tai metallinjalostajaa, jolla on kymmenen sataan työntekijää, ei riitä, että "isännöimme passeja niin kauan kuin olemme asiakas ohjelmistotoimittajamme asiakkaana". Tietojen on pysyttävä saatavilla niille, jotka tuotetta myöhemmin käyttävät, jallostavat tai purkavat — myös jos se on vuosia ensimmäisen myynnin jälkeen. Puolivalmisteissa, jotka häviävät muihin tuotteisiin, se voi olla pitkä ajanjakso. Jos tämä ulkoistetaan isäntäyritykseelle, on suositeltavaa sitoa se sopimuksessa siihen, mitä delegoitua säädöstä tulee, sen sijaan että sitouduttaisiin kiinteään sopimuskauden pituuteen, joka sattuu olemaan kolme tai viisi vuotta.

Saatavuuden ylläpitäminen rekisterissä

ESPR:n artikla 13 velvoittaa passin rekisteröimään keskusrekisteriin. Rekisteri sisältää muun muassa viittauksen siihen, missä passi todella sijaitsee. Yritykselle tämä tarkoittaa, että rekisteröinti ei ole kertaluonteinen toimenpide: jos passi vaihdetaan isäntäyrityksestä toiseen, muutetaan muotoa tai yritys itse siirtää infrastruktuuria, viittauksen on pysyttävä oikeana niin kauan kuin passin on oltava olemassa. Mitä digitaalisten tuotepassien rekisteri tarkalleen ottaen sisältää ja kuka sen ylläpitää, on siis suoraan yhteydessä siihen, kuinka kauan kaiken on pysyttävä saatavilla: passi, joka teknisesti vielä olemassa mutta jonka rekisterimerkintä viittaa olemattomaan sijaintiin, käytännössä ei täytä vaatimuksia.

Jatkuva saatavuus myös liiketoiminnan muutosten yhteydessä

Velvoite ei pysähdy fuusioon, yrityskauppaan, konkurssiin tai yrityksen lopettamiseen, joka laati passit. MKB-yritykselle tämä on yksi vähemmän ilmeisistä seurauksista: säilytysvelvoite ei ole sidottu yrityksen jatkumiseen, vaan tuotteeseen, joka on vielä liikkeellä. Tämä herättää heti kysymyksen mitä tuotepaussille tapahtuu, kun yritys lopettaa — kysymys, joka tämän velvoitteen luonteesta johtuen ei ole teoreettinen, varsinkin alalla, jossa on paljon pienempiä erikoistuneita toimittajia.

Missä asiat menettävät hallintaansa käytännössä

Ensimmäinen tilanne: IT-toimittajan isäntäsopimus päättyy parin vuoden jälkeen, eikä kukaan ole etukäteen sopineet, mitä tiedoille tapahtuu sopimuksen päätyttyä. Passi käytännössä katoaa, vaikka tuotetta käytetään vielä vuosia.

Toinen: yrityskaupan yhteydessä tuotteen dokumentaatio siirtyy, mutta pääsy taustajärjestelmään, jossa tuotepassit olivat, ei siirry. Ostaja on saanut teräksen, mutta ei avainta niihin liittyviin tietoihin.

Kolmas: yritys rekisteröi passit huolellisesti luontivaiheessa, mutta unohtaa päivittää rekisterimerkinnän, kun se myöhemmin siirtää tietoja toiseen järjestelmään, jotta ne voidaan liittää omaan ERP- tai varastojärjestelmäänliittää. QR-koodi tuotteessa viittaa osoitteeseen, jota ei enää aktiivisesti ylläpidetä.

Neljäs tilanne syntyy erärekisteröinnissä: terässarja, joka on rekisteröity eränä, jaetaan myöhemmin pienemmiksi osiksi ja myydään edelleen. Jos ei ole etukäteen määritetty, kuinka erä- ja yksikkörekisteröinnin suhde säilytysvelvollisuuteen osamittausta kohti on määritelty, jää jälkikäteen epäselväksi, kuka on vastuussa kunkin osapuolen tietojen saatavuudesta.

Viides: yritys olettaa, että säilytysaika viidestä tai kymmenestä vuodesta (kuten muissa säädöksissä on tavallista) pätee myös tässä automaattisesti, ja järjestää varastoinnin sen mukaisesti. Koska terään soveltuva tosiasiallinen säilytysaika on vielä määritettävä delegoidulla säädöksellä, tämä oletus ei ole tällä hetkellä perusteltavissa — ja varsinainen aika voi olla sekä lyhyempi että pidempi.

Mitä voitte kirjata ylös

• Hosting-sopimus, joka ei lopu sopimuskauden päättyessä, vaan jonka mukaan säilytysaika siirtyy tai pitenee, kun delegoitu säädös vahvistaa sen.
• Sisäinen ohjaus siitä, kuka on vastuussa rekisteröinnin ajantasaisuudesta, myös siitä, mitä tapahtuu järjestelmän vaihdossa.
• Menettely liiketoiminnan muutoksille (yritysosto, fuusio, toiminnan lopettaminen), jossa on määritelty, kuinka pasporttidata siirretään, ei pelkästään tiedot.
• Yhteenveto siitä, mitkä tunnistekoodit kuuluvat mihin erään tai mihin tuotteeseen, erityisesti erän jakamisen yhteydessä — tämä on linjassa sen kanssa, miten kukin tuote saa yksilöllisen tunnistekoodin vastaanottaa.
• Tiedosto jokaista tuotekategoriaa kohti rekisteröintipäivämäärällä, käytetyllä hosting-palveluntarjoajalla ja mahdollisilla muutoksilla siinä, jotta tarkastuksessa voidaan helposti osoittaa, että saatavuus on aina varmistettu.
• Kiinteä tarkistus jokaista pasportille toimitetun tiedoston muutosta kohdalla jotta on välittömästi selvää, tuoko tiedoston muutos mukanaan myös säilytysajan muutoksen.

Kun terään ja rautaan liittyvä delegoitu säädös vahvistaa konkreettisen säilytysajan, se lisätään tähän. Siihen asti on ennen kaikkea tärkeää määrittää vastuutus saatavuudesta asianmukaisesti — tämä velvollisuuden osa on jo ratkaistu.