Cât timp trebuie să rămână disponibil pasaportul digital al produsului?

Ceea ce trebuie să faceți în mod concret

Cine comercializează oțel sau un semiprodus din oțel dorește să știe cât timp datele digitale aferente trebuie să rămână disponibile undeva. Aceasta nu este doar o întrebare IT ("câți ani închiriem depozitare") ci și una organizațională: cineva trebuie să se asigure că acele date rămân accesibile, chiar dacă se schimbă lucruri în cadrul companiei. Articolul 10 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) stabilește cerința că pașaportul produsului trebuie să fie disponibil atât timp cât este relevant pentru produsul în cauză — perioada exactă va fi elaborată pe categorii de produse printr-un act delegat. Pentru oțel și semiproducte din fier, acel act delegat nu există încă, deci un număr concret de ani nu poate fi furnizat în acest moment.

Faptul că durata nu este încă stabilită nu înseamnă că nu este nimic de făcut. Obligația de a reglementa în prealabil cine este responsabil pentru acea disponibilitate, și cum este organizat, există deja.

Ceea ce se așteaptă de la dumneavoastră

Reglementarea disponibilității pe durata de viață a produsului

Articolul 10 din ESPR leagă termenul de păstrare de produs, nu de companie. Din punct de vedere practic, aceasta înseamnă că un distribuitor de oțel sau un prelucrător de metal cu zece până la o sută de angajați nu poate merge doar cu "găzduim pașaportul atât timp cât suntem client la furnizorul nostru de software". Datele trebuie să rămână accesibile pentru oricine utilizează, prelucrează sau demontează produsul mai târziu — chiar dacă aceasta este ani după vânzarea inițială. Pentru semiproducte care se încorporează în alte produse, aceasta poate fi o perioadă lungă. Cine externalizează aceasta la o parte care oferă găzduire, este bine să facă aceasta contractual concluzionând cu ceea ce va sta mai târziu în actul delegat, în loc să se bazeze pe o durată contractuală fixă care se întâmplă să fie trei sau cinci ani.

Menținerea accesibilității prin register

Articolul 13 din ESPR obligă la înregistrarea pașaportului într-un registru central. Acel registru conține, printre altele, o referință la locul în care pașaportul se află efectiv. Pentru o companie, aceasta înseamnă că o înregistrare nu este o acțiune unică: dacă pașaportul se schimbă de la o parte care oferă găzduire la alta, dacă formatul se schimbă, sau dacă compania însăși trece la o nouă infrastructură, acea referință trebuie să rămână corectă atât timp cât pașaportul trebuie să existe. Ce registrul pașaporturilor digitale de produse înregistrează exact și cine îl menține, este deci direct legat de întrebarea cât timp trebuie să rămână totul accesibil: un pașaport care din punct de vedere tehnic încă există dar a cărui înregistrare din registru se referă la o locație care nu mai există, nu corespunde de fapt cerințelor.

Accesibilitate continuă, chiar și în cazul schimbărilor în companie

Obligația nu se oprește la o fuziune, preluare, faliment sau încetare a activității companiei care a făcut să se elaboreze pașaportul. Pentru o companie mică și medie, aceasta este una dintre consecințele mai puțin evidente: obligația de păstrare nu este legată de existența continuă a companiei, ci de produsul care este încă în circulație. Aceasta ridică imediat întrebarea ce se întâmplă cu pașaportul produsului atunci când o întreprindere încetează — o întrebare care din natura acestei obligații nu este teoretică, cu atât mai mult într-un sector cu mulți furnizori mai mici, specializați.

Unde nu funcționează în practică

O primă situație: un contract de găzduire cu un furnizor IT expiră după câțiva ani, și nimeni nu a convenit în prealabil ce se întâmplă cu datele după expirarea contractului. Pașaportul dispare de fapt, în timp ce produsul este încă folosit ani de-a rândul.

O a doua: în cazul unei preluări, documentația produselor este transferată, dar accesul la sistemul subiacent în care se aflau pașaporturile produselor, nu. Cumpărătorul are oțelul, dar nu are cheia datelor aferente.

O a treia: o companie înregistrează pașaportul în mod corespunzător la creare, dar uită să adapteze înregistrarea din registru atunci când mai târziu trece la un alt sistem pentru a lega datele de propriul sistem ERP sau de inventar. Codul QR de pe produs se referă atunci la o adresă care nu mai este activ menținută.

O a patra situație apare în cazul înregistrării în lot: o partidă de oțel care a fost înregistrată ca lot este împărțită mai târziu și revândută în părți mai mici. Dacă nu a fost stabilit anterior cum înregistrarea în lot versus înregistrarea pe unități se raportează la obligația de păstrare per livrare parțială, rămâne neclar ulterior cine este responsabil pentru ce parte a partidei pentru disponibilitatea datelor.

Un al cincilea: o întreprindere presupune că o perioadă de păstrare de cinci sau zece ani (cum este obișnuit în alte reglementări) se aplică și aici automat, și își organizează stocarea în consecință. Deoarece perioada efectivă pentru oțel trebuie să fie încă stabilită printr-o măsură delegată, această presupunere nu poate fi justificată în acest moment — și perioada reală poate fi atât mai scurtă cât și mai lungă.

Ce puteți documenta

• Un acord de hosting care nu se termină la sfârșitul unei perioade contractuale, ci prevede în mod explicit transferul sau prelungirea odată ce perioada de păstrare din măsura delegată este cunoscută.
• O indicație internă a cine este responsabil pentru menținerea actuală a înregistrării în registru, inclusiv ce trebuie să se întâmple în cazul unei schimbări de sistem.
• O procedură pentru modificări de activitate (preluare, fuziune, încetare) în care este stabilit cum se transferă accesul la datele pasaportului, nu doar datele în sine.
• Un rezumat al codurilor de identificare care aparțin fiecărui lot sau fiecărui produs, mai ales la împărțirea partidelor — aceasta se aliniază cu modul în care fiecare produs primește un cod de identificare unic .
• Un dosar per categorie de produs cu data înregistrării, partea de hosting utilizată și orice modificări ale acesteia, astfel încât la o inspecție să poată fi demonstrat ușor că disponibilitatea a fost mereu organizată.
• O verificare fixă la fiecare modificare în baza de date care este furnizată pentru pasaport, astfel încât să fie imediat clar dacă o ajustare în baza de date implică și o ajustare în perioada de păstrare.

Odată ce măsura delegată pentru fier și oțel stabilește o perioadă concretă de păstrare, aceasta va fi completată aici. Până în acel moment, se referă mai ales la faptul că responsabilitatea pentru disponibilitate în sine trebuie să fie bine repartizată — acest element din obligație este deja stabilit.