Jak dlouho musí zůstat produktový pas dostupný?

Co konkrétně musíte udělat

Když ocel nebo její polotovar uvedete na trh, chcete vědět, jak dlouho tam musí zůstat přidružená digitální data. Nejde jen o otázku IT ("kolik let si pronajmeme úložiště"), ale také organizační: někdo musí zajistit, aby ta data zůstala přístupná, i když se interně mnohé změní. Článek 10 nařízení ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) stanoví požadavek, aby byl produktový pas dostupný tak dlouho, jak je to relevantní pro daný výrobek — přesné období se vypracuje pro každou kategorii produktu v delegované zákonu. Pro ocel a železné polotovary zatím taký zákon neexistuje, takže konkrétní počet let se v tuto chvíli nedá uvést.

Skutečnost, že doba zatím nestojí, neznamená, že není co dělat. Povinnost předem se domluvit, kdo je odpovědný za tuto dostupnost, a jak je to zajištěno, už tam je.

Co se od vás očekává

Zajištění dostupnosti po dobu životnosti produktu

Článek 10 nařízení ESPR váže lhůtu uchovávání na produkt, nikoli na podnik. V praxi to znamená, že ocelářský obchod nebo kovopracující podnik s deseti až sto zaměstnanci se nemůže obejít s tím, že "hostujeme pas tak dlouho, dokud jsme zákazníkem našeho poskytovatele softwaru". Údaje musí zůstat přístupné těm, kdo produkt později používají, zpracovávají nebo demontují — i když je to roky po prvním prodeji. U polotovarů, které se opět ztrácejí v dalších produktech, to může být dlouhé období. Pokud to někdo svěří hostingovému partnerovi, bylo by vhodné se zajistit tím, aby to smluvně navazovalo na to, co bude později v delegovaném zákoně, místo na pevnou smluvní dobu, která náhodou trvá tři nebo pět let.

Údržba dostupnosti prostřednictvím rejstříku

Článek 13 nařízení ESPR povinně vyžaduje registraci pasu v centrálním rejstříku. Rejstřík obsahuje mimo jiné odkaz na to, kde pas skutečně je. Pro podnik to znamená, že registrace není jednorázová akce: pokud pas přejde od jednoho hostitele k jinému, změní se formát, nebo si podnik sám změní infrastrukturu, musí odkaz zůstat správný, dokud musí pas existovat. To, co rejstřík digitálních produktových pasů přesně zaznamenává a kdo jej spravuje, je tedy přímo spojeno s otázkou, jak dlouho musí být vše přístupné: pas, který technicky stále existuje, ale jehož záznam v rejstříku odkazuje na již neexistující místo, fakticky nesplňuje požadavky.

Nepřetržitá dostupnost i při změnách v podniku

Povinnost nekončí při sloučení, převzetí, konkurzu nebo zastavení činnosti podniku, který nechal pas vypracovat. Pro malý a střední podnik je to jedna z méně zřejmých důsledků: povinnost uchovávat není vázána na pokračování podnikání, ale na produkt, který je stále v oběhu. To ihned vyvolává otázku, co se s produktovým pasem stane, když podnik skončí — otázku, která vzhledem k povaze této povinnosti není teoretická, zvlášť ne v odvětví s mnoha menšími, specializovanými dodavateli.

Kde to v praxi selže

První situace: hostingová smlouva s IT dodavatelem skončí po několika letech a nikdo předem nesjednal, co se s údaji stane po konci smlouvy. Pas prakticky zmizí, i když je produkt stále v provozu.

Druhá: při převzetí je podniková dokumentace předána, ale přístup k základnímu systému, ve kterém byly produktové pasy, ne. Kupující má ocel, ale nemá klíč k přidruženým údajům.

Třetí: podnik při vytvoření pas pořádně zaregistruje, ale později zapomene aktualizovat záznam v rejstříku, když se přesune do jiného systému na připojení údajů do vlastního systému ERP nebo skladové zásoby. Kód QR na produktu pak odkazuje na adresu, která se již aktivně neudržuje.

Čtvrtá situace nastane při hromadné registraci: šarže oceli, která byla registrována jako batch, se později rozdělí a prodá v menších částech. Pokud není předem stanovenojaký je vztah batch- versus stukregistraci mezi batchovou a kusovou registrací a povinností uchovávání údajů na dojednaní dodávku, není následně jasné, kdo je odpovědný za dostupnost údajů pro kterou část šarže.

Pátá: podnik vychází z předpokladu, že doba uchovávání pět nebo deset let (jak je obvyklé v jiných právních předpisech) se zde automaticky uplatňuje, a uskladnění si na to připraví. Protože je skutečná doba uchovávání pro ocel ještě určena prostřednictvím delegovaného aktu, není tento předpoklad v současné době podložen — a skutečná lhůta může být kratší i delší.

Co si můžete zaznamenat

• Dohoda o hostingu, která nekončí na konci smluvního období, ale výslovně počítá s přesunem nebo prodloužením, jakmile bude známa lhůta uchovávání z delegovaného aktu.
• Interní určení, kdo je odpovědný za udržování aktuálnosti záznamu v registru, včetně toho, co je třeba udělat při změně systému.
• Postup pro změny v podniku (převzetí, fúze, ukončení činnosti), ve kterém je stanovenojaký je postup pro přenos přístupu k údajům pasportu, nejen samotných údajů.
• Přehled toho, které identifikační kódy patří které partii nebo kterému produktu, zejména při dělení balíků — to navazuje na způsob, jakým každý produkt obdrží jedinečný identifikační kód .
• Soubor na kategorii produktu s datem registrace, použitou hostingovou stranou a případnými změnami v ní, aby bylo možné při kontrole jednoduše prokázat, že dostupnost byla vždy řádně zajišťována.
• Trvalá kontrola při každé změně v datovém souboru který je poskytován pro pasport, aby bylo okamžitě jasné, zda úprava v souboru také přináší úpravu lhůty pro uchovávání.

Jakmile delegovaný akt pro železo a ocel stanoví konkrétní dobu uchování, bude doplněn zde. Do té doby je zejména důležité správně vymezit odpovědnost za dostupnost — tato část povinnosti je totiž již stanovena.