Koliko dugo putovnica proizvoda mora biti dostupna?

Što konkretno trebate učiniti

Tko stavi čelik ili njegove polufabrikate na tržište, želi znati koliko dugo pripadajući digitalni podaci moraju biti dostupni negdje. To nije samo IT-pitanje ("koliko godina plaćamo pohranu") već i organizacijsko: netko mora osigurati da ti podaci ostanu dostupni, čak i ako se interno puno mijenja. Članak 10 ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781) propisuje zahtjev da digitalni listić proizvoda mora biti dostupan dok je to relevantno za proizvod u pitanju — točan rok se razrađuje u delegiranoj uredbi po kategoriji proizvoda. Za čelik i željezne polufabrikate ta uredba još ne postoji, pa se konkretan broj godina u ovom trenutku ne može utvrditi.

Što rok još ne stoji, ne znači da nema ničega što se može učiniti. Obaveza da se unaprijed dogovori tko je odgovoran za tu dostupnost, i kako je to rješeno, već postoji.

Što se od vas očekuje

Osiguravanje dostupnosti tijekom životnog vijeka proizvoda

Članak 10 ESPR-a veže rok čuvanja na proizvod, a ne na poduzeće. Praktički to znači da a čelična trgovina ili proizvodač metala sa deset do sto zaposlenih ne može biti zadovoljan samo s "hostamo listić proizvoda dok smo klijent svoje softverske tvrtke". Podaci moraju ostati dostupni onima koji kasnije koriste, obrađuju ili rastavljaju proizvod — čak i ako je to godinama nakon prve prodaje. Za polufabrikate koji nestaju u drugim proizvodima, to može biti dug vremenski period. Tko ovo prepusti pružatelju hostinga, dobro čini što ugovorom to poveže s onim što uskoro stoji u delegiranoj uredbi, umjesto s fiksnom trajanjem ugovora koja se slučajno dužu tri ili pet godina.

Održavanje dostupnosti kroz registar

Članak 13 ESPR-a zahtijeva registraciju digitalnog lističa proizvoda u središnjoj bazi podataka. Ta baza sadrži, između ostalog, referencu na to gdje se digitalni listić proizvoda zapravo nalazi. Za poduzeće to znači da registracija nije jednokratna akcija: ako se digitalni listić proizvoda premješta s jednog pružatelja hostinga na drugog, ako se mijenja format ili poduzeće samo prebacuje infrastrukturu, ta referenca mora ostati ispravna dokle god digitalni listić proizvoda mora biti dostupan. Što registar digitalnih lističa proizvoda točno bilježi i tko ga održava, direktno je povezano s pitanjem koliko dugo sve mora biti dostupno: digitalni listić proizvoda koji tehnički još postoji ali čija registracija upućuje na lokaciju koja više ne postoji, faktički ne zadovoljava.

Trajna dostupnost, čak i pri promjenama u poslovanju

Obaveza se ne zaustavlja pri spajanju, preuzimanju, stečaju ili prestanku poslovanja poduzeća koje je dao izraditi digitalni listić proizvoda. Za MKB-poduzeće ovo je jedno od manje očitih posljedica: obaveza čuvanja nije vezana uz opstanak poduzeća već uz proizvod koji je još u optjecaju. To odmah postavlja pitanje što se s putovnicom proizvoda dogodi ako poduzeće prestane s radom — pitanje koje prirodom ove obaveze nije teorijsko, osobito u grani s mnogim manjim, specijaliziranim dobavljačima.

Gdje se stvari krešu u praksi

Prva situacija: ugovor o hostingu s IT-dobavljačem istječe nakon nekoliko godina, a nitko nije unaprijed dogovorio što se s podacima događa nakon isteka tog ugovora. Digitalni listić proizvoda faktički nestaje, dok je proizvod još godinama u upotrebi.

Druga: pri preuzimanju se dokumentacija proizvoda prenosi, ali pristup osnovnom sustavu u kojem su bili digitalni lističi proizvoda, ne. Kupac ima čelik, ali nema ključa za pripadajuće podatke.

Treća: poduzeće korektno registrira digitalni listić proizvoda pri izradi, ali zaboravi ažurirati registraciju kada kasnije prebaci na neki drugi sustav da poveže podatke sa svojim ERP- ili zalihosnim sustavom. QR-kod na proizvodu tada upućuje na adresu koja se više ne održava aktivno.

Četvrta situacija javlja se tijekom hromadne registracije: serija čelika koja je registrirana kao hromada kasnije se dijeli i ponovno prosljeđuje u manjim dijelovima. Ako nije unaprijed utvrđeno kako se hromadna registracija naspram registracije pojedinih komada odnosi prema obavezi čuvanja po djelomičnoj isporuci, afterwards nije jasno tko je odgovoran za dostupnost podataka za koji dio serije.

Peto: poduzeće pretpostavlja da rok čuvanja od pet ili deset godina (kao što je uobičajeno u drugoj regulaciji) automatski vrijedi i ovdje, te usklađuje skladištenje s time. Jer se stvarni rok za čelik još mora odrediti delegiranom uredbom, ta pretpostavka se trenutno ne može potkrijepiti — i stvarni period može biti kraći ili duži.

Što možete zabilježiti

• Sporazum o hostingu koji se ne završava na kraju razdoblja ugovora, već izričito predviđa prijenos ili produženje čim postane poznat rok čuvanja iz delegirane uredbe.
• Interno upozorenje o tome tko je odgovoran za ažuriranje unosa u registru, uključujući što se mora dogoditi kod promjene sustava.
• Postupak za promjene u poslovanju (preuzimanje, fuzija, gašenje) u kojemu je utvrđeno kako se pristup podacima putnog lista prenosi, a ne samo sami podaci.
• Pregled kojem hromadi ili kojem proizvodu pripadaju identificirajući kodovi, pogotovo kod dijeljenja serija — to se uklanja s načinom na koji svaki proizvod dobiva jedinstveni identificirajući kod dobiva.
• Dosje po kategoriji proizvoda s datumom registracije, upotrijebljenom strankom za hosting i eventualnim promjenama u njoj, kako bi se pri kontroli jednostavno pokazalo da je dostupnost uvijek bila uređena.
• Redovita provjera pri svakoj promjeni u datoteci podataka koja se dostavlja za putni list, kako bi se odmah vidjelo je li prilagodba datoteke praćena i prilagodbom roka čuvanja.

Čim delegirana uredba za željezo i čelik utvrdi konkretan rok čuvanja, to će se ovdje dopuniti. Do tada je prije svega važno dobro raspodijeliti odgovornost za samu dostupnost — taj dio obveze je već utvrđen.