Cik ilgi produkta pasim jābūt pieejamam?

Kas jums konkrēti jādara

Kad tērauds vai tā pusfabrikāts tiek izplatīts tirgū, ir vēlme zināt, cik ilgi ir jābūt pieejamiem atbilstošajiem digitālajiem datiem. Tas nav tikai IT jautājums ("cik gadus mēs nīrējam glabāšanu"), bet arī organizatorisks: kādam ir jānodrošina, ka šie dati paliek pieejami, pat ja iekšēji mainās daudz. Eiropas Savienības Regulācijas (ES) 2024/1781 (ESPR) 10. pants nosaka prasību, ka produkta pase ir jābūt pieejamei tik ilgi, cik tas ir attiecīgs uz produktu jautājumā — precīzais periods katrai produktu kategorijai tiks izstrādāts deleģētajā aktā. Tērauda un dzelzs pusfabrikātiem šis akts vēl nav pieņemts, tāpēc konkrētu gadu skaitu pašlaik nav iespējams norādīt.

Tas, ka ilgums vēl nav noteikts, nenozīmē, ka nav ko darīt. Pienākums iepriekš noregulēt, kurš ir atbildīgs par šo pieejamību, un kā tas ir noregulēts, jau pastāv.

Ko no jums tiek sagaidīts

Pieejamības noregulēšana produkta ekspluatācijas laikam

ESPR 10. pants saista glabāšanas termiņu ar produktu, nevis ar uzņēmumu. Praktiski tas nozīmē, ka tērauda tirdzniecības uzņēmums vai metāla apstrādes uzņēmums ar desmit līdz simts darbiniekus nevar pieņemties ar "mēs uzņemam pasi tik ilgi, cik esam klients mūsu programmatūras piegādātājam". Dati ir jāpaliek pieejami tiem, kuri produktu vēlāk lieto, apstrādā vai demontē — pat tad, ja tas ir gadus pēc pirmās pārdošanas. Pusfabrikātiem, kas iet tālāk citos produktos, tas var būt ilgs periods. Ja to uzdod ārpakalpojuma ceļā hostinga partnerim, ir ieteicams, lai tas ir saistīts ar līgumu uz to, kas nākotnē būs deleģētajā aktā, nevis uz fiksētu līgumdarbības periodu, kas nejauši ir trīs vai pieci gadi.

Pieejamības uzturēšana, izmantojot reģistru

ESPR 13. pants nosaka, ka pase ir jāreģistrē centrālajā reģistrā. Šajā reģistrā ietilpst, cita starpā, norāde uz vietu, kur pase faktiski atrodas. Uzņēmumam tas nozīmē, ka reģistrācija nav vienreizēja darbība: ja pase tiek pārlikta no viena hostinga partnera uz citu, mainās formāts vai pats uzņēmums pārslēdzas uz citu infrastruktūru, šai norādei ir jābūt pareizai tik ilgi, cik pastāv pase. Ko digitālo produktu pasu reģistrs precīzi fiksē un kurš to uztur, tāpēc ir tieši saistīts ar jautājumu, cik ilgi viss ir jābūt pieejamam: pase, kas tehniski vēl pastāv, bet kuras reģistru ieraksts norāda uz vietā, kura vairs nepastāv, faktiski neatbilst prasībām.

Pastāvīga pieejamība arī uzņēmuma izmaiņu gadījumā

Pienākums nebeidzas ar sapludināšanu, uzņemšanu, bankrotu vai darbības pārtraukšanu uzņēmumam, kas pieprasa pases sagatavošanu. MKB uzņēmumam šis ir viens no mazāk acīmredzamiem sekām: glabāšanas pienākums nav saistīts ar uzņēmuma pastāvēšanu, bet ar produktu, kas joprojām ir apritē. Tas uzreiz rada jautājumu, kas notiek ar produktu pasi, ja uzņēmums beigts — jautājums, kas nav teorētisks, jo īpaši šajā nozarē ar daudziem mazākiem, specializētiem piegādātājiem.

Kur praktiski rodas kļūdas

Pirmā situācija: IT piegādātāja hostinga līgums beidzas pēc pāris gadiem, un iepriekš neviens nav vienojies, kas notiek ar datiem pēc līguma beigām. Pase faktiski pazūd, lai arī produkts vēl gadus tiek lietots.

Otrā situācija: pēc uzņemšanas produktu dokumentācija tiek pārsūtīta, bet piekļuve sistēmai, kurā atradās produktu pasēs, — nē. Pircējam ir tērauds, bet nav atslēgas pie atbilstošajiem datiem.

Trešā situācija: uzņēmums rūpīgi reģistrē pasi izveidošanā, bet aizmirst atjaunināt reģistru ierakstu, kad vēlāk pārslēdzas uz citu sistēmu datu savienošanai ar savu ERP vai krājuma sistēmu. QR kods uz produkta tad norāda uz adresi, kuru vairs aktīvi neuztur.

Ceturtā situācija rodas pakešu reģistrācijas gadījumā: tērauda partija, kas ir reģistrēta kā pakete, vēlāk tiek sadalīta un pārdota mazākos gabalos. Ja iepriekš nav noteikts, kā pakešu reģistrācija pret individuālo produktu reģistrāciju attiecas uz glabāšanas pienākumu uz katras daļpiegādes, tad vēlāk nav skaidrs, kurš ir atbildīgs par kura daļa no partijas datu pieejamības.

Piektā: uzņēmums pieņem, ka glabāšanas periods no pieciem vai desmit gadiem (kā tas ir pieņemts citā regulējumā) automātiski attiecas arī šeit, un tai atbilstoši kārto krātuvi. Tā kā faktiskais tērauda glabāšanas periods joprojām jānosaka ar pārdeleģētu darbību, šis pieņēmums šobrīd nav pamatojams — un faktiskais periods var būt gan īsāks, gan garāks.

Ko jūs varat reģistrēt

• Mitināšanas nolīgums, kas nepabeidzas līguma perioda beigās, bet skaidri paredz pārsūtīšanu vai pagarināšanu, tiklīdz pārdeleģētā darbībā ir zināms glabāšanas periods.
• Iekšēja norāde par to, kurš ir atbildīgs par reģistrācijas ieraksta aktualizēšanu, iekļaujot to, kas jādara sistēmas maiņas gadījumā.
• Proceša izstrāde uzņēmuma izmaiņām (pārņemšana, apvienošanās, darbības pārtraukšana), kurā ir noteikts, kā tiek pārsūtīts piekļuves tiesības uz pasporta datiem, nevis tikai paši dati.
• Saraksts par to, kuri identifikācijas kodi pieder kurai paketei vai kuram produktam, jo īpaši partiju sadalīšanas gadījumā — tas atbilst tam, kā katrs produkts saņem unikālu identifikācijas kodu ieguva.
• Fails katrai produktu kategorijai ar reģistrācijas datumu, izmantoto mitināšanas pusi un jebkādas izmaiņas tajā, lai pārbaudei būtu vienkāršs veids, kā parādīt, ka pieejamība vienmēr ir bijusi noregulēta.
• Pastāvīga pārbaude pie katra pasportam piegādāto datu faila mainīguma loka lai nekavējoties būtu skaidrs, vai faila pielāgošana nozīmē arī glabāšanas perioda pielāgošanu.

Tiklīdz pārdeleģētā darbība dzelzs un tērauda nozarēm nosaka konkrētu glabāšanas periodu, tas tiks papildināts šeit. Līdz tam galvenais ir pareizi sadalīt atbildību pašu datu pieejamības nodrošināšanai — šī pienākuma daļa jau ir noteikta.