Per quanto tempo un passaporto del prodotto deve rimanere disponibile?

Il termine di conservazione non è ancora fissato nella legge

L'ESPR obbliga che un passaporto digitale del prodotto rimanga disponibile, ma la durata esatta non è stabilita nel regolamento stesso — è determinata per ogni gruppo di prodotti in un atto delegato. L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) impone all'operatore del mercato che crea il passaporto l'obbligo di garantirne l'accessibilità continua e collega la durata a quanto concordato per il gruppo di prodotti specifico. Per ferro e acciaio, questo atto delegato specifico non esiste ancora. Non è quindi possibile indicare al momento un numero minimo o massimo di anni per cui un passaporto per semilavorati in acciaio deve rimanere disponibile — questo sarà stabilito solo quando la Commissione europea pubblicherà l'atto per questo gruppo di prodotti.

Ciò che l'articolo 10 regola e non regola

L'articolo 10 riguarda l'accessibilità del passaporto stesso: deve rimanere consultabile, anche se il prodotto cambia proprietario o non viene più venduto. L'articolo non regola i termini di conservazione derivanti da altra normativa, come i fascicoli tecnici secondo le norme sulla marcatura CE o la documentazione che un fabbricante conserva per motivi di responsabilità. Questi obblighi esistono indipendentemente dal passaporto del prodotto e non cambiano a causa dell'ESPR. L'articolo 10 non riguarda nemmeno il prodotto fisico o la conservazione del materiale stesso, ma solo i dati digitali registrati su di esso. E l'articolo non dice nulla su chi sostiene i costi di questa disponibilità o quale soluzione tecnica viene utilizzata — spetta all'operatore del mercato e alla parte che ospita il passaporto.

Nessuna data stabilita, bensì un percorso definito

Non è possibile indicare una data per la fissazione di questo termine di conservazione per ferro e acciaio, perché l'atto delegato pertinente non è ancora stato pubblicato. Ciò che è definito è il quadro più ampio in cui questo accadrà: nel piano di lavoro dell'ESPR per il periodo 2025-2030, il primo atto delegato è previsto nel 2026, con obblighi che entreranno in vigore diversi mesi dopo. Questo piano di lavoro indica il ritmo con cui la Commissione affronta i gruppi di prodotti, ma non specifica la durata dell'obbligo di disponibilità per i semilavorati in acciaio — questo derivarà dal testo dell'atto stesso, una volta disponibile. Fino a quel momento, per questo gruppo di prodotti non sussiste alcun obbligo normativo di un passaporto digitale del prodotto e quindi nemmeno un termine di conservazione normativo.

Cosa significa per chi già lavora con i passaporti

Per chi già lavora con un passaporto del prodotto o lo prepara, il primo passo è verificare se per il proprio segmento di prodotto è già stato pubblicato un atto delegato — finché non lo è, il termine di conservazione esatto semplicemente non è ancora fissato e non c'è nulla di specifico da dire al riguardo. Il secondo passo è mantenere la documentazione interna in ordine indipendentemente da questa incertezza: i dati sull'origine, la composizione e la lavorazione dell'acciaio rimangono rilevanti, indipendentemente da quando il termine normativo sarà stabilito. Il terzo passo è considerare l'aspetto pratico dell'hosting: un passaporto deve stare da qualche parte, e questa scelta è indipendente dalla questione di quanto tempo la legge alla fine richiede. Ferropas ospita i passaporti per un periodo di dieci anni come accordo di servizio interno — questa è un impegno commerciale della piattaforma, non un'attuazione del termine normativo dell'articolo 10. Qualora l'atto delegato per l'acciaio prescrivesse successivamente un periodo più lungo o più breve, si tratterebbe di un obbligo normativo aggiuntivo che è indipendente da ciò che una piattaforma offre come servizio.

La base: articolo 10 e il registro nell'articolo 13

Questa spiegazione deriva dall'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che descrive i requisiti per il passaporto digitale del prodotto, incluso l'obbligo di accessibilità continua per un periodo determinato per ciascun gruppo di prodotti. Inoltre, l'articolo 13 dell'ESPR è rilevante, poiché disciplina il registro dei passaporti digitali dei prodotti: questo registro conserva i dati di registrazione e i codici di identificazione univoci, indipendentemente dal fatto che il passaporto di un singolo prodotto sia ancora consultabile attraverso i canali usuali. Tale registro costituisce quindi uno strato supplementare accanto all'obbligo di disponibilità dell'articolo 10, inteso a mantenere i dati verificabili ai fini della sorveglianza e della verifica.

Chi ora prepara un passaporto digitale del prodotto per ferro o acciaio farebbe bene a registrare in modo strutturato i propri dati di origine (provenienza, composizione, fasi di trasformazione), indipendentemente dal termine di conservazione legale non ancora fissato, e a tenere d'occhio la pubblicazione dell'atto delegato specifico del prodotto per verificare quale termine vi sarà infine stabilito.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento a ogni affermazione; non dovete crederci.

Cosa deve fare concretamente

Chi immette nel mercato acciaio o un semilavorato in acciaio vuole sapere per quanto tempo i dati digitali corrispondenti devono rimanere disponibili in un luogo. Non è solo una questione IT ("quanti anni noleggiamo lo spazio di archiviazione") ma anche organizzativa: qualcuno deve garantire che i dati rimangono accessibili, anche se internamente cambia tutto. L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce il requisito che il passaporto del prodotto deve essere disponibile fintanto che è pertinente per il prodotto in questione — il periodo preciso sarà articolato per categoria di prodotto in un atto delegato. Per l'acciaio e i semilavorati in ferro, l'atto delegato non esiste ancora, quindi al momento non è possibile indicare un numero concreto di anni.

Il fatto che la durata non sia ancora stabilita non significa che non ci sia nulla da fare. L'obbligo di regolamentare in anticipo chi è responsabile della disponibilità, e come è organizzato, esiste già.

Cosa ci si aspetta da voi

Organizzare la disponibilità per la vita utile del prodotto

L'articolo 10 dell'ESPR collega il periodo di conservazione al prodotto, non all'azienda. Da un punto di vista pratico, ciò significa che un commerciante di acciaio o un trasformatore di metalli con dieci o cento dipendenti non può limitarsi a "ospitiamo il passaporto finché siamo clienti del nostro fornitore di software". I dati devono rimanere accessibili a chi utilizza, elabora o dismette il prodotto in seguito — anche se ciò avviene anni dopo la prima vendita. Per i semilavorati che scompaiono in altri prodotti, potrebbe trattarsi di un periodo lungo. Chi affida questo a un fornitore di hosting farebbe bene a prevedere contrattualmente una scadenza coerente con ciò che verrà stabilito nell'atto delegato, anziché una durata contrattuale fissa che per caso è di tre o cinque anni.

Mantenere l'accessibilità tramite il registro

L'articolo 13 dell'ESPR obbliga alla registrazione del passaporto in un registro centrale. Tale registro contiene, tra l'altro, un riferimento a dove il passaporto è effettivamente archiviato. Per un'azienda ciò significa che una registrazione non è un'azione una tantum: se il passaporto cambia fornitore di hosting, cambia formato, o l'azienda stessa cambia infrastruttura, tale riferimento deve rimanere corretto finché il passaporto deve esistere. Ciò che il registro dei passaporti digitali dei prodotti stabilisce esattamente e chi lo mantiene è quindi direttamente collegato alla domanda su quanto a lungo tutto deve rimanere accessibile: un passaporto che tecnicamente esiste ancora ma il cui riferimento nel registro rimanda a un luogo che non esiste più, di fatto non è conforme.

Disponibilità continua, anche in caso di cambiamenti aziendali

L'obbligo non si ferma a una fusione, un'acquisizione, una dichiarazione di insolvenza o la cessazione dell'attività dell'impresa che ha fatto preparare il passaporto. Per una PMI, questa è una delle conseguenze meno ovvie: l'obbligo di conservazione non è legato alla continuità dell'impresa, ma al prodotto che è ancora in circolazione. Ciò pone immediatamente la questione cosa succede al passaporto del prodotto se un'azienda cessa l'attività — una questione che per la natura di questo obbligo non è teorica, soprattutto in un settore con molti fornitori specializzati più piccoli.

Dove le cose vanno storte nella pratica

Una prima situazione: un contratto di hosting con un fornitore IT scade dopo un paio di anni e nessuno ha concordato in anticipo cosa succede ai dati dopo la scadenza del contratto. Il passaporto scompare di fatto, mentre il prodotto è ancora in uso per anni.

Una seconda: in un'acquisizione la documentazione del prodotto viene trasferita, ma non l'accesso al sistema sottostante in cui erano archiviati i passaporti dei prodotti. L'acquirente ha l'acciaio, ma non la chiave ai dati corrispondenti.

Una terza: un'azienda registra correttamente il passaporto al momento della creazione, ma dimentica di aggiornare il riferimento nel registro quando successivamente passa a un altro sistema per i dati da collegare al proprio sistema ERP o di inventario. Il codice QR sul prodotto rimanda quindi a un indirizzo che non viene più mantenuto attivamente.

Una quarta situazione si presenta nella registrazione per lotto: un quantitativo di acciaio registrato come lotto viene successivamente suddiviso e rivenduto in parti più piccole. Se non è stato stabilito in precedenza come la registrazione per lotto rispetto alla registrazione per unità si relaziona all'obbligo di conservazione per ciascuna consegna parziale, in seguito rimane poco chiaro chi è responsabile della disponibilità dei dati per quale parte del quantitativo.

Una quinta: un'azienda presume che un periodo di conservazione di cinque o dieci anni (come consueto in altre normative) si applichi automaticamente anche qui, e organizza l'archiviazione di conseguenza. Poiché il periodo effettivo per l'acciaio deve ancora essere determinato per mezzo di un atto delegato, tale presunzione al momento non è sostenibile — e il periodo reale potrebbe risultare sia più breve che più lungo.

Quello che potete documentare

Un accordo di hosting che non termina alla fine di un periodo contrattuale, ma prevede esplicitamente il trasferimento o il rinnovo non appena il periodo di conservazione derivante dall'atto delegato è noto.
Un'assegnazione interna di responsabilità per mantenere aggiornata la registrazione nel registro, incluso ciò che deve accadere in caso di cambio di sistema.
Una procedura per modifiche aziendali (acquisizione, fusione, cessazione) in cui è stabilito come viene trasferito l'accesso ai dati del passaporto, non solo i dati stessi.
Un elenco di quali codici di identificazione appartengono a quale lotto o quale prodotto, in particolare in caso di suddivisione di quantitativi — questo è coerente con il modo in cui ogni prodotto riceve un codice di identificazione univoco è assegnato.
Un fascicolo per categoria di prodotto con la data di registrazione, la parte di hosting utilizzata e eventuali modifiche ad essa, in modo che in caso di controllo sia facile dimostrare che la disponibilità è stata sempre regolata.
Un controllo fisso a ogni modifica nel file di dati fornito per il passaporto, in modo che sia immediatamente chiaro se una modifica nel file comporta anche una modifica del periodo di conservazione.

Non appena l'atto delegato per acciaio e ferro stabilisce un periodo di conservazione concreto, verrà integrato qui. Fino a quel momento, è soprattutto importante allocare correttamente la responsabilità della disponibilità stessa — questa parte dell'obbligo è già fissata.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di controllo competente.

Scritto con IA sulla base delle fonti sopra indicate, controllato da un essere umano il 2026-08-22. C'è qualcosa che non va? Farcelo sapere — le correzioni hanno la priorità.