Hvor længe skal et produktpas være tilgængeligt?

Hvad du konkret skal gøre

Når stål eller en halvfabrikat heraf bringes på markedet, ønsker man at vide, hvor længe de tilhørende digitale data skal forblive tilgængelige. Det er ikke blot et IT-spørgsmål ("hvor mange år lejer vi lagerplads"), men også et organisatorisk: nogen må påtage sig ansvaret for, at disse data forbliver tilgængelige, også selv om der internt sker mange ændringer. Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) fastslår kravet om, at produktpasset skal være tilgængeligt, så længe det er relevant for det pågældende produkt — den præcise periode udarbejdes pr. produktkategori i en delegeret handling. For stål og jernhalvfabrikater findes denne handling endnu ikke, hvorfor et konkret antal år ikke kan angives på nuværende tidspunkt.

At varigheden endnu ikke er fastsat, betyder ikke, at der ikke er noget at gøre. Forpligtelsen til på forhånd at fastlægge hvem der er ansvarlig for denne tilgængelighed, og hvordan dette er ordnet, er allerede gældende.

Hvad der forventes af dig

Ordning af tilgængelighed i produktets levetid

Artikel 10 i ESPR knytter bevaringspligten til produktet, ikke til virksomheden. I praksis betyder dette, at en stålhandel eller metalbearbejdningsvirksomhed med ti til hundrede ansatte ikke kan nøjes med "vi hoster passet, så længe vi er kunde hos vores softwareleverandør". Dataene skal forblive tilgængelige for alle, der senere bruger, bearbejder eller demonter produktet — også hvis det er år efter det første salg. For halvfabrikater, som forsvinder igen i andre produkter, kan det være en lang periode. Hvis man outsourcer dette til en hostingleverandør, er det tilrådeligt at få det forpligtet kontraktligt til at være i overensstemmelse med det, som senere kommer til at stå i den delegerede handling, i stedet for at basere det på en fast kontraktperiodelængde, der tilfældigvis er tre eller fem år.

Vedligeholdelse af tilgængelighed via registeret

Artikel 13 i ESPR forpligter til registrering af produktpasset i et centralt register. Dette register indeholder blandt andet en henvisning til, hvor produktpasset faktisk er placeret. For en virksomhed betyder dette, at en registrering ikke er en engangshandling: hvis passet skifter hostingleverandør, skifter format, eller virksomheden selv skifter infrastruktur, skal denne henvisning forblive korrekt, så længe passet skal eksistere. Hvad registeret for digitale produktpasporter præcist registrerer, og hvem der vedligeholder det, er således direkte forbundet med spørgsmålet om, hvor længe alt skal forblive tilgængeligt: et pasport, der teknisk set stadig eksisterer, men hvor registerindgang henviser til en ikke længere eksisterende placering, opfylder faktisk ikke kravet.

Løbende tilgængelighed, også ved virksomhedsændringer

Forpligtelsen ophører ikke ved en fusion, overtagelse, konkurs eller nedlæggelse af den virksomhed, der lod pasporet udarbejde. For en SMV-virksomhed er dette en af de mindre indlysende følger: bevaringspligten er ikke knyttet til virksomhedens fortsatte eksistens, men til det produkt, der stadig er i omløb. Dette rejser straks spørgsmålet hvad der sker med produktpassporteret, når en virksomhed lukker — et spørgsmål, der på grund af denne forpligtelsens karakter ikke er teoretisk, især ikke i en sektor med mange mindre, specialiserede leverandører.

Hvor det går galt i praksis

En første situation: en hostingkontrakt med en IT-leverandør udløber efter et par år, og ingen har på forhånd aftalt, hvad der skal ske med dataene efter kontraktperioden udløber. Pasporet forsvinder faktisk, mens produktet stadig er i brug i mange år.

En anden: ved en overtagelse overføres produktdokumentationen, men ikke adgangen til det underliggende system, hvori produktpassene var lagret. Køberen har stålet, men ikke nøglen til de tilhørende data.

En tredje: en virksomhed registrerer korrekt pasporet ved oprettelse, men glemmer at opdatere registerindgangen, når den senere går over til et andet system for at knytte dataene til sit eget ERP- eller lagersystem. QR-koden på produktet henviser da til en adresse, der ikke længere vedligeholdes aktivt.

En fjerde situation opstår ved batchregistrering: et parti stål, der er registreret som batch, bliver senere opdelt og videresolgt i mindre dele. Hvis det ikke er fastlagt på forhånd, hvordan batchregistrering i forhold til stykregistrering forholder sig til opbevaringspligten pr. delleverance, er det efterfølgende uklart, hvem der er ansvarlig for tilgængeligheden af dataene for hvilken del af partiet.

En femte: en virksomhed antager, at en bevaringsperiode på fem eller ti år (som det er almindeligt i anden lovgivning) også automatisk gælder her, og indretter lagringen efter det. Fordi den faktiske periode for stål stadig skal fastsættes gennem en delegeret retsakt, kan denne antagelse ikke understøttes på nuværende tidspunkt — og den faktiske periode kan være både kortere og længere.

Hvad De kan dokumentere

• En hostingaftale, der ikke slutter ved afslutningen af en kontraktperiode, men eksplicit foreskriver overførsel eller forlængelse, så snart bevaringsperioden fra den delegerede retsakt er kendt.
• En intern anvisning af, hvem der er ansvarlig for at holde registerindførelserne aktuelle, herunder hvad der skal ske ved et systemskifte.
• En procedure for virksomhedsændringer (overtagelse, fusion, nedlukning), hvori det er fastlagt, hvordan adgangen til pasportdata overføres, ikke kun selve dataene.
• Et oversigt over, hvilke identifikationskoder der tilhører hvilken batch eller hvilket produkt, især ved opdeling af partier — dette svarer til måden, hvorpå hvert produkt får en unik identifikationskode .
• En dossier pr. produktkategori med registreringsdatoen, den anvendte hostingpart og eventuelle ændringer deri, så det ved en kontrol på simpel vis kan vises, at tilgængeligheden hele tiden er blevet reguleret.
• En fast kontrol ved hver ændring i datafilen som leveres til paspporten, så det straks er klart, om en ændring i filen også medfører en ændring i opbevaringsperioden.

Så snart den delegerede retsakt for jern og stål fastlægger en konkret bevaringsperiode, udfyldes det her. Indtil da er det især et spørgsmål om at placere ansvaret for tilgængeligheden selv korrekt — denne del af forpligtelsen er nemlig allerede fastlagt.