¿Durante cuánto tiempo debe estar disponible una ficha de especificaciones del producto?

Lo que usted debe hacer concretamente

Quien pone acero o un semiproducto del mismo en el mercado quiere saber cuánto tiempo los datos digitales asociados deben permanecer en algún lugar. No es solo una cuestión de TI ("¿cuántos años alquilamos almacenamiento") sino también organizativa: alguien debe garantizar que esos datos sigan siendo accesibles, incluso si internamente todo cambia. El artículo 10 de la ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) establece el requisito de que el pasaporte del producto debe estar disponible mientras sea relevante para el producto en cuestión — el período exacto se desarrollará por categoría de producto en un acto delegado. Para el acero y los semiproductos de hierro, ese acto aún no existe, por lo que en este momento no se puede dar un número concreto de años.

Que la duración aún no esté fijada no significa que no haya nada que hacer. La obligación de acordar de antemano quién es responsable de esa disponibilidad, y cómo está organizado, ya existe.

Lo que se espera de usted

Organizar la disponibilidad durante la vida útil del producto

El artículo 10 de la ESPR vincula el período de retención al producto, no a la empresa. En la práctica, esto significa que un comerciante de acero o procesador de metales con diez a cien empleados no puede conformarse con "alojamos el pasaporte mientras seamos cliente de nuestro proveedor de software". Los datos deben seguir siendo accesibles para quien use, procese o desmonte el producto posteriormente — incluso si eso es años después de la primera venta. Para semiproductos que desaparecen en otros productos, ese puede ser un período largo. Quien externaliza esto a un proveedor de alojamiento hace bien en acordarlo contractualmente con lo que pronto estará en el acto delegado, en lugar de con una duración de contrato fija que ocurra que es de tres o cinco años.

Mantener la accesibilidad a través del registro

El artículo 13 de la ESPR obliga al registro del pasaporte en un registro central. Ese registro contiene, entre otras cosas, una referencia a dónde se encuentra realmente el pasaporte. Para una empresa, esto significa que un registro no es una acción única: si el pasaporte cambia de proveedor de alojamiento, cambia de formato, o la empresa misma cambia de infraestructura, esa referencia debe seguir siendo correcta mientras el pasaporte deba existir. Lo que el registro de pasaportes de productos digitales exactamente registra y quién lo mantiene, está directamente vinculado a la pregunta de cuánto tiempo todo debe seguir siendo accesible: un pasaporte que técnicamente aún existe pero cuya entrada en el registro apunta a una ubicación que ya no existe, de hecho no cumple.

Accesibilidad continua, incluso en cambios empresariales

La obligación no se detiene en una fusión, adquisición, quiebra o cese de la actividad de la empresa que encargó elaborar el pasaporte. Para una PYME, esta es una de las consecuencias menos obvias: la obligación de retención no está vinculada a la continuidad de la empresa, sino al producto que aún está en circulación. Esto inmediatamente plantea la pregunta qué sucede con el pasaporte de producto si una empresa cierra — una pregunta que por la naturaleza de esta obligación no es teórica, especialmente en un sector con muchos proveedores más pequeños y especializados.

Dónde se producen problemas en la práctica

Una primera situación: un contrato de alojamiento con un proveedor de TI vence después de unos años, y nadie ha acordado de antemano qué sucede con los datos después del vencimiento del contrato. El pasaporte desaparece efectivamente, mientras el producto aún está en uso durante años.

Una segunda: en una adquisición, la documentación del producto se transfiere, pero no el acceso al sistema subyacente en el que estaban los pasaportes de los productos. El comprador tiene el acero, pero no la clave para acceder a los datos asociados.

Una tercera: una empresa registra correctamente el pasaporte al crearlo, pero olvida ajustar la entrada del registro cuando más tarde cambia a un sistema diferente para vincular los datos a su propio sistema ERP o de inventario. El código QR del producto entonces apunta a una dirección que ya no se mantiene activamente.

Una cuarta situación surge en el registro por lotes: una partida de acero registrada como lote se divide posteriormente y se revende en partes más pequeñas. Si no se ha establecido previamente cómo registro por lotes frente a registro por unidades se relaciona con la obligación de conservación por entrega parcial, posteriormente no está claro quién es responsable de la disponibilidad de los datos para cada parte de la partida.

Una quinta: una empresa asume que un período de conservación de cinco o diez años (como es habitual en otra normativa) también se aplica automáticamente aquí, y organiza el almacenamiento en consecuencia. Puesto que el plazo real para el acero aún debe determinarse mediante un acto delegado, ese supuesto no puede fundamentarse en este momento — y el período real puede ser tanto más corto como más largo.

Lo que usted puede documentar

• Un acuerdo de alojamiento que no termina al final de un período contractual, sino que prevé explícitamente la transferencia o prórroga una vez que se conozca el plazo de conservación del acto delegado.
• Una designación interna de quién es responsable de mantener actualizado el registro, incluido lo que debe ocurrir en caso de cambio de sistema.
• Un procedimiento para cambios empresariales (adquisición, fusión, cese) en el que se especifique cómo se transfiere el acceso a los datos del pasaporte, no solo los datos en sí.
• Un resumen de qué códigos de identificación corresponden a qué lote o qué producto, especialmente en caso de división de partidas — esto se alinea con la forma en que cada producto recibe un código de identificación único .
• Un expediente por categoría de producto con la fecha de registro, la empresa de alojamiento utilizada y cualquier cambio en la misma, de modo que en una inspección sea posible demostrar fácilmente que la disponibilidad siempre ha estado regulada.
• Una verificación fija en cada cambio en el conjunto de datos proporcionado para el pasaporte, de modo que quede inmediatamente claro si un cambio en el conjunto de datos también implica un cambio en el plazo de conservación.

Una vez que el acto delegado para el hierro y el acero establezca un plazo de conservación concreto, se complementará aquí. Hasta entonces, lo más importante es asignar correctamente la responsabilidad de la disponibilidad — ese aspecto de la obligación ya está establecido.