Моят производител е извън ЕС — кой регулира продуктовия паспорт тогава?

Какво конкретно трябва да направите

Стоманата и полупродуктите от нея произхождат в голяма степен отвън ЕС: Турция, Обединеното кралство, Азия. Щом този продукт се появи на пазара на ЕС, нещо се променя в разпределението на задълженията. Производителят остава отговорен за точността на данните, но всеки, който действително пуска продукта на пазара на ЕС, получава своя роля. Обикновено това е компанията, която на практика наричаме "вносител": това е лицето, което доставя стоманата от държава извън ЕС и я продава или преработва тук.

Какво се очаква от вас

Проверка дали продуктовият паспорт съществува преди да се внесе продуктът

Член 29 на ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) възлага на вносителя контролна роля: да проверява дали производителят е изготвил продуктовия паспорт и дали този паспорт отговаря на изискванията, преди продуктът да се появи на пазара на ЕС. За компания от 10 до 100 служители това практически означава, че отделът за покупки или ръководството трябва да проверят при всеки нов доставчик извън ЕС дали съществува паспорт и да не оставят това за момента, когато товарът вече е в пътя. Това е един от моментите, когато разликата между вносител или производител според ESPR има преки последици за това, какво се очаква от компанията.

Осигуряване на упълномощен представител, ако производителят сам не го назначи

Член 28 на ESPR описва фигурата на упълномощения представител: страна в ЕС, която е писмено назначена от производителя извън ЕС, за да извършва от негово име задачи, които се отнасят до продуктовия паспорт. За средногоместно стоманено предприятие това означава, че може да се проверява дали чуждестранният производител вече е назначил такъв представител, и ако не, тази роля трябва да падне някъде — често при самия вносител или при трета страна, която поема тази задача.

Посочване на собственото име и контактни данни

Вносител, който пуска стомана от трета държава на пазара на ЕС, посочва според член 29 своето име, регистрирано търговско наименование или марка и адрес за кореспонденция върху продукта, опаковката или приложен документ. За практиката на търговско предприятие от този размер това е постоянно правило за етикетирането и документацията при всяка консignation, а не нещо, което трябва да се измисли наново за всяка поръчка.

Съхранение и предоставяне на подлежащата информация

Вносителят пази копие на продуктовия паспорт и свързаната с него информация за съответствие на разположение на надзорните органи, също и след като продуктът е вече препродаден. За компания от този размер това е преди всичко въпрос на архивиране: къде се съхранява тази информация и дали е намираема в момента, когато се поиска.

Приемане на надлежни мерки при съмнения относно съответствието

Когато вносител има основания да смята, че продуктът не отговаря на изискванията, от него се очаква да не пуска продукта на пазара, докато съответствието не бъде възстановено, и да информира производителя и надзорния орган. Това изисква вътрешно договарянето кой в компанията прави тази преценка и кой се обръща към производителя.

Където нещата се объркват на практика

Повтарящ се проблем е, че чуждестранният производител доставя паспорт, който е изготвен за друг пазар, с данни, които не съответстват на изискванията на ЕС — вносителят откривает това едва когато клиент или надзорен орган го поиска.

Случва се също така, че никой не се чувства отговорен за ролята на упълномощен представител: производителят предполага, че вносителят ще го урегулира, вносителят предполага, че е страна от производителя, и назначението никога не се фиксира писмено.

Трета ситуация: стоманата се препродава чрез няколко междинни търговци, преди да достигне крайния потребител, поради което никой вече не знае кой е получил оригиналния паспорт и къде се намира копието на информацията за съответствието. Това се отнася и до въпроса какви задължения има дистрибутор или търговец със стомана, тъй като този звен в веригата има своя собствена, ограничена роля, която не трябва да се бърка с тази на вносителя.

Четвърта опасност: продуктът се препродава под собствена марка или собствено търговско наименование, без да е разглеждан въпросът дали по този начин друга страна, различна от оригиналния производител, поема отговорност за съдържанието на паспорта. Препоръчително е на всеки, който репакира или преустройва стомана и я предлага под собствена марка, да разгледа какво се променя, когато стоманата се продава под собствена марка.

Пета ситуация възниква при продажба чрез платформа: продуктът пристига от трета страна и се предлага директно на пазарната площ, без да е ясно кой в тази конструкция изпълнява ролята на вносител.

Какво можете да документирате

• Писмено разпореждане на упълномощения представител, както е посочено в член 28 на ESPR, с име, адрес и задачите, които този представител изпълнява от името на производителя.
• Установена процедура при закупуване: при всеки нов производител извън ЕС се проверява дали има продуктов паспорт и дали е назначен упълномощен представител, преди първата партида да бъде изпратена.
• Вътрешен списък или досие с име, търговско наименование и адрес за контакт, които се посочват на всеки продукт или приложенияте документи, така че това да не се придумва всеки път отново.
• Установено място за архивиране на копия на продуктовия паспорт и информацията за съответствието, включително период на съхранение, който да отговаря на периода, през който платформата хоства паспорта.
• Договореност относно това кой в рамките на компанията преценява дали има причина да се съмнява в съответствието на партида и как производителят и надзорният орган се информират по този въпрос.

За компаниите, които се питат дали всичко това е възможно със съществуващия персонал, или че част от тези задачи могат да бъдат възложени в чужди ръце, има отделен преглед на наемане на персонал или аутсорсване на процеса. И тъй като въпросът кой за какво отговаря никога не стои самостоятелно, препоръчително е това да се прочита наред с по-широкия преглед на кой е отговорен за продуктовия паспорт на стоманата.