Mój producent znajduje się poza UE — kto wtedy zajmuje się paszportem produktu?

Co konkretnie musisz zrobić

Stal i półfabrykaty ze stali pochodzą w dużej części spoza UE: Turcja, Zjednoczone Królestwo, Azja. Gdy ten produkt trafia na rynek UE, zmienia się podział zobowiązań. Producent pozostaje odpowiedzialny za poprawność danych, ale ten, kto faktycznie wprowadza produkt na rynek UE, uzyskuje własną rolę. Zwykle jest to przedsiębiorstwo, które w praktyce nazywamy "importerem": ten, który nabywający stal z kraju spoza UE i sprzedaje ją lub przetwarza tutaj.

Czego się od Ciebie oczekuje

Sprawdzenie, czy pasport produktu istnieje przed wprowadzeniem produktu

Artykuł 29 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) nakłada na importera rolę kontrolną: sprawdzenie, czy producent opracował pasport produktu i czy pasport ten spełnia wymagania, zanim produkt zostanie wprowadzony na rynek UE. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to praktycznie, że dział zakupów lub kierownictwo musi przy każdym nowym dostawcy spoza UE sprawdzić, czy pasport istnieje i nie należy tego odkładać na moment, gdy towar jest już w drodze. Jest to jeden z punktów, w którym różnica między importerem lub producentem zgodnie z ESPR ma bezpośredni wpływ na to, co oczekuje się od przedsiębiorstwa.

Zapewnienie reprezentanta upoważnionego, jeśli producent sam go nie wyznaczył

Artykuł 28 ESPR opisuje figurę reprezentanta upoważnionego: stronę w UE, którą producent spoza UE wyznaczył na piśmie, aby działała w jego imieniu w zadaniach związanych z pasportem produktu. Dla średniego przedsiębiorstwa zajmującego się stalą oznacza to sprawdzenie, czy zagraniczny producent wyznaczył już takiego reprezentanta, a jeśli nie, to rola ta musi gdzieś przypaść — często samemu importerowi lub stronie trzeciej, która podejmuje się tego zadania.

Podanie własnej nazwy i danych kontaktowych

Importer, który wprowadza stal z kraju trzeciego na rynek UE, zgodnie z artykułem 29 umieszcza swoją nazwę, zarejestrowaną nazwę handlową lub markę oraz adres kontaktowy na produkcie, opakowaniu lub w dołączonym dokumencie. W praktyce przedsiębiorstwa handlowego tej skali oznacza to stałą regułę etykietowania i dokumentacji dla każdej przesyłki, a nie coś, co musiałoby być wymyślane na nowo dla każdego zamówienia.

Przechowywanie i możliwość wykazania informacji podstawowych

Importer przechowuje kopię produktu pasportu i powiązanych informacji dotyczących zgodności na dostępności dla organów nadzorczych, również po tym, jak produkt został już odsprzedany. Dla przedsiębiorstwa tej wielkości jest to przede wszystkim kwestia archiwizacji: gdzie przechowywane są te informacje i czy są dostępne w momencie, gdy o nie zostanie poproszone.

Podjęcie odpowiednich środków w przypadku wątpliwości dotyczących zgodności

Gdy importer ma podstawy do założenia, że produkt nie spełnia wymagań, oczekuje się od niego, że nie wprowadza produktu na rynek do czasu przywrócenia zgodności oraz że informuje o tym producenta i organ nadzorczy. Wymaga to wewnętrznego porozumienia dotyczącego tego, kto w przedsiębiorstwie dokonuje tej oceny i kto zwraca się do producenta.

Gdzie dzieje się źle w praktyce

Powtarzającym się problemem jest to, że zagraniczny producent dostarcza paszport opracowany dla innego rynku, z danymi, które nie spełniają wymogów UE — importer odkrywa to dopiero, gdy pyta o to klient lub organ nadzorczy.

Zdarza się również, że nikt nie czuje się odpowiedzialny za rolę autoryzowanego przedstawiciela: producent zakłada, że importer to załatwi, importer zakłada, że to leży po stronie producenta, a wyznaczenie nigdy nie jest formalne udokumentowane.

Trzecia sytuacja: stal jest odsprzedawana za pośrednictwem wielu pośredników handlowych, zanim dotrze do użytkownika końcowego, przez co nikt już nie ma jasności, kto otrzymał oryginalne pasaport produktu i gdzie znajduje się kopia informacji o zgodności. Dotyczy to również pytania jakie obowiązki ma dystrybutor lub handlowiec zajmujący się stalą, ponieważ to ogniwo łańcucha ma odrębną, ograniczoną rolę, którą nie należy mylić z rolą importera.

Czwarta pułapka: produkt jest odsprzedawany pod marką własną lub nazwą handlową bez zastanowienia się nad pytaniem, czy w wyniku tego inna strona niż oryginalna producent będzie odpowiedzialna za zawartość pasaportu. Kto pakuje ponownie lub przebudowuje stal i oferuje ją pod własną marką, powinien zastanowić się, co zmienia się, gdy stal jest sprzedawana pod własną marką.

Piąta sytuacja pojawia się przy sprzedaży za pośrednictwem platformy: produkt trafia z państwa trzeciego i jest oferowany bezpośrednio na rynku internetowym, bez wyjaśnienia, kto w tej strukturze pełni rolę importera.

Co możesz dokumentować

• Pisemne upoważnienie reprezentanta upoważnionego, o którym mowa w artykule 28 ESPR, z imieniem i nazwiskiem, adresem oraz zadaniami, które reprezentant ten wykonuje w imieniu producenta.
• Stała procedura przy zakupach: dla każdego nowego producenta spoza Unii Europejskiej sprawdza się, czy istnieje pasaport produktu i czy wyznaczony został reprezentant upoważniony, zanim wyślana zostanie pierwsza wysyłka.
• Wewnętrzna lista lub dokumentacja z nazwą, nazwą handlową i adresem kontaktowym, które są wymieniane na każdym produkcie lub towarzyszących mu dokumentach, aby nie trzeba było tego wymyślać za każdym razem.
• Stałe miejsce do archiwizacji kopii pasaportu produktu i informacji o zgodności, wraz z okresem przechowywania, który pokrywa się z czasem, w którym platforma hostuje pasaport.
• Ustalenie, kto w firmie dokonuje oceny, czy istnieje powód do wątpliwości co do zgodności przesyłki, i jak producent i organ nadzoru są o tym informowani.

Dla firm, które zastanawiają się, czy wszystko to da się zrobić z istniejącym personelem, czy też część tych zadań można zlecić na zewnątrz, jest osobny przegląd dotyczący zatrudniania personelu lub zlecania procesów. A ponieważ kwestia odpowiedzialności każdego za coś nigdy nie stoi sama, wskazane jest zapoznanie się z tym obok szerszego przeglądu kto jest odpowiedzialny za pasaport produktu ze stali.