hoe combineer ik mijn cbam rapportage met het productpaspoort

Wat u concreet moet doen

CBAM en het digitale productpaspoort lijken op elkaar omdat ze allebei gegevens vragen over herkomst en samenstelling van staal. Maar het zijn twee verschillende regelingen met een ander doel, een andere wettelijke basis en andere gegevens. Wie ze door elkaar haalt, loopt het risico dubbel werk te doen of — erger — te denken dat het één het ander vervangt.

Wat er van u wordt verwacht

CBAM-rapportage is een douane- en klimaatverplichting, geen productinformatie

CBAM, geregeld in Verordening (EU) 2023/956, gaat over de koolstofuitstoot die vrijkomt bij de productie van ijzer en staal buiten de EU. De rapportage is gekoppeld aan de invoer: wie staal importeert, rapporteert over de embedded emissions van die specifieke zending. Dat is iets anders dan het productpaspoort, dat gegevens over een product gedurende de hele levensduur beschikbaar houdt — ook nog jaren na de verkoop. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat staal importeert, betekent dit in de praktijk dat er twee aparte administraties naast elkaar lopen: een emissie-administratie voor de douane, en een productadministratie voor het paspoort.

Het productpaspoort vraagt om andere gegevens dan CBAM

Het productpaspoort onder de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) draait om materiaalsamenstelling, herkomst, reparatie- en recyclinginformatie — niet primair om CO2-uitstoot per zending. Artikel 39 van die verordening beschrijft dat test-, meet- en berekeningsmethoden voor de gegevens in het paspoort worden vastgelegd via gedelegeerde of uitvoeringshandelingen, per productgroep. Voor staal is nog niet gepubliceerd welke methoden dat precies worden. Dat betekent dat een bedrijf de CBAM-cijfers niet zomaar kan kopiëren naar het paspoort: de rekenmethode, de scope en het detailniveau kunnen verschillen, ook als het uiteindelijk over CO2 gaat.

Overlappende gegevens kunnen wel als bouwsteen dienen

Dat de twee regelingen niet identiek zijn, wil niet zeggen dat de gegevens niets met elkaar te maken hebben. Emissiegegevens die voor CBAM al zijn verzameld — over het productieproces, de gebruikte energiebron, het land van herkomst — zijn vaak dezelfde onderliggende gegevens die ook relevant zijn voor het paspoort. Praktisch gezien is het zinvol om die gegevens één keer bij de bron (de fabrikant) op te vragen en vast te leggen op een manier die voor beide doeleinden herbruikbaar is, in plaats van twee keer apart te vragen.

De verantwoordelijkheid ligt niet automatisch bij dezelfde partij

Bij CBAM is de aangever bij invoer verantwoordelijk voor de rapportage. Bij het productpaspoort ligt de verantwoordelijkheid in de eerste plaats bij de fabrikant, en bij import van buiten de EU verschuift een deel daarvan naar de importeur. Wie dat precies is in een gegeven situatie, staat beschreven op de pagina over wie verantwoordelijk is voor het productpaspoort van staal. Dat is niet automatisch dezelfde afdeling of persoon die de CBAM-rapportage verzorgt — bij middelgrote bedrijven zit CBAM vaak bij finance of douanezaken, en het productpaspoort bij kwaliteit of inkoop. Zonder afstemming tussen die afdelingen ontstaat het risico dat niemand het totaalbeeld heeft.

Waar het misgaat in de praktijk

Een importeur denkt dat de CBAM-rapportage die al bij de douane wordt ingediend, ook volstaat als basis voor het productpaspoort, en stelt het opzetten van een apart paspoorttraject daarom uit. Wanneer de verplichting voor staal ingaat, is er dan geen tijd meer om alsnog gegevens bij de fabrikant op te vragen.

Een bedrijf vraagt de buitenlandse fabrikant om "de CBAM-gegevens" en krijgt een emissiecijfer per ton staal, zonder onderliggende informatie over samenstelling, productieproces of herkomstland — gegevens die voor het paspoort wél nodig zijn maar niet in de CBAM-rapportage zelf staan.

Twee afdelingen binnen hetzelfde bedrijf vragen onafhankelijk van elkaar dezelfde soort gegevens op bij dezelfde leverancier, wat tot verwarring leidt over welke cijfers de "officiële" zijn wanneer de fabrikant op twee momenten net iets andere cijfers doorgeeft.

Een handelaar die zelf niet importeert, maar staal doorverkoopt dat al met CBAM-gegevens de EU is binnengekomen, gaat er ten onrechte van uit dat met die gegevens ook aan de eigen paspoortverplichtingen is voldaan. Welke verplichtingen voor een tussenpartij precies gelden, staat beschreven op de pagina over de verplichtingen van een distributeur of handelaar van staal.

Een bedrijf gaat ervan uit dat omdat de CBAM-verordening al langer geldt en goed is ingericht, het productpaspoort een kwestie van "hetzelfde erbij plakken" is — en onderschat daardoor de tijd die nodig is om nieuwe gegevens bij de fabrikant te verzamelen, zeker wanneer die buiten de Europese Unie zit.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welke gegevens al worden verzameld voor CBAM-rapportage, en welke daarvan mogelijk herbruikbaar zijn voor het productpaspoort.
• Een interne afspraak over welke afdeling of functie verantwoordelijk is voor CBAM-rapportage en welke voor het productpaspoort, inclusief een vast contactmoment tussen beide.
• Een dossier per fabrikant of leverancier met de gegevens die voor CBAM zijn ontvangen, gescheiden bewaard van de gegevens die specifiek voor het paspoort zijn opgevraagd.
• Een vastgelegde afspraak met de fabrikant over de rekenmethode die is gebruikt voor eventuele emissiegegevens, zodat later te herleiden is of die methode aansluit bij wat artikel 39 van de ESPR voor staal gaat voorschrijven zodra dat bekend is.
• Een aantekening van de datum waarop gegevens zijn ontvangen en van wie, zodat bij een latere vraag over de juistheid van cijfers duidelijk is waar de gegevens vandaan kwamen — relevant voor wie zich afvraagt wie aansprakelijk is als er foute gegevens in het productpaspoort staan.

Zodra de gedelegeerde handeling voor staal onder de ESPR is gepubliceerd en de rekenmethoden voor emissie- en materiaalgegevens vastliggen, wordt hier aangevuld hoe CBAM-gegevens en paspoortgegevens zich precies tot elkaar verhouden.